FATCA, Form W-9 und CRS für eine US-amerikanische LLC

Alle drei können dieselbe LLC betreffen, ohne sich zu widersprechen. Trennen Sie Payee, Kontoinhaber, Steueransässigkeit und Controlling Persons.

Eine US-amerikanische LLC kann ein Geschäftskonto führen, Kundenzahlungen empfangen, über einen Broker investieren und dabei nacheinander mit FATCA, Form W-9 und CRS konfrontiert werden. Diese Begriffe sind nicht austauschbar. Jeder Rahmen dokumentiert eine andere Beziehung und kann innerhalb derselben Struktur eine andere Person erfassen.

Die LLC ist eine nach dem Recht eines US-Bundesstaates gegründete Gesellschaft. Ihr Eigentümer kann nicht in den USA ansässig sein, die Gesellschaft kann eine EIN besitzen und bundessteuerlich als disregarded entity, partnership oder corporation eingeordnet sein. Banken, Zahler und Zahlungsanbieter erhalten nur dann eine belastbare Antwort, wenn diese Ebenen vor dem Ankreuzen einer Kategorie getrennt werden.

FATCA, Form W-9 und CRS im direkten Vergleich

Der häufigste Fehler besteht darin, eine richtige Antwort aus einer Spalte in jedes andere Formular zu übertragen. Eine EIN entscheidet nicht allein über das Dokument. Auch die Gründung in Wyoming, New Mexico, Delaware oder Florida legt weder Steueransässigkeit noch bundessteuerlichen Payee oder CRS-Klassifizierung automatisch fest.

LLC und Eigentümer sind nicht dieselbe Person

Eine Single-Member LLC besteht nach dem Recht des Bundesstaates als eigenständiges Unternehmen. Sie kann Verträge schließen, Rechnungen stellen, Konten und Vermögenswerte halten sowie Liquidität für Betrieb und Reinvestition zurückbehalten. Die bundessteuerliche Standardbehandlung als disregarded entity beseitigt diese rechtliche Existenz nicht. Sie bestimmt, wie bestimmte Positionen für die US-Bundeseinkommensteuer behandelt werden.

Deshalb können zwei Dokumente unterschiedliche Namen enthalten, ohne sich zu widersprechen. Eine Bank kann das Konto auf den Namen der LLC eröffnen und ihren Eigentümer als Controlling Person prüfen. Ein US-Zahler kann dagegen bei einer disregarded LLC den Eigentümer als bundessteuerlichen Payee dokumentieren müssen. Maßgeblich ist die konkrete Beziehung, nicht eine universelle Kurzregel.

Bei einer Multi-Member LLC mit Partnership-Klassifizierung oder einer LLC mit wirksamer Körperschaftswahl fällt die Analyse anders aus. Die erste Frage sollte daher nicht lauten „Welches Formular braucht eine LLC?“, sondern „Wer ist in dieser Transaktion Kontoinhaber oder Zahlungsempfänger und welche bundessteuerliche Einordnung gilt aktuell?“

Was FATCA tatsächlich regelt

FATCA ist ein US-amerikanischer Rahmen für Dokumentation, Meldungen und Quellensteuer in internationalen Beziehungen. Nach Darstellung des IRS müssen ausländische Finanzinstitute und bestimmte ausländische Nichtfinanzunternehmen im anwendbaren Umfang Vermögenswerte bestimmter US-Kontoinhaber identifizieren und melden. US-Quellensteuerstellen benötigen zudem eine verlässliche Dokumentation bestimmter Zahlungsempfänger.

Für eine US-amerikanische LLC bedeutet FATCA nicht, dass sie stets eine einheitliche „FATCA-Erklärung der LLC“ abgeben muss. Der Rahmen kann an mehreren Stellen auftauchen:

• ein ausländisches Institut prüft, ob der Kontoinhaber eine specified U.S. person ist;
• ein US-Zahler oder eine Quellensteuerstelle dokumentiert den Empfänger einer Zahlung;
• ein Formular fragt nach einem FATCA-Befreiungscode für eine bestimmte Payee-Kategorie;
• eine Investitionsstruktur umfasst ausländische Gesellschaften oder Konten mit eigener Klassifizierung.

Die richtige Antwort folgt aus Produkt, Vertragsunternehmen, Kontoinhaber und Zahlungsempfänger. FATCA entscheidet weder über den Gewinn der LLC noch über Ausschüttungen oder die Besteuerung des Eigentümers in seinem Ansässigkeitsstaat.

Wann Form W-9 passt

Form W-9 erfragt Name und Taxpayer Identification Number zusammen mit US-amerikanischen Bestätigungen. Es dokumentiert eine U.S. person in einer bestimmten Zahlungs- oder Informationsbeziehung. Es ist kein universelles Zertifikat, das jede LLC jedem Anbieter übermittelt.

Für disregarded entities sind die IRS-Hinweise besonders konkret:

• in Zeile 1 steht für das Bundesreporting der Name des Eigentümers;
• in Zeile 2 kann der Name der disregarded entity stehen;
• Zeile 3a verwendet die steuerliche Klassifizierung des Eigentümers;
• für das Information Reporting gilt die TIN des identifizierten Payee.

Ist die LLC nicht disregarded und wird als Corporation oder Partnership besteuert, erfolgt die Dokumentation nach dieser Einordnung. Ist der maßgebliche wirtschaftlich Berechtigte ausländisch, kann statt W-9 ein Formular W-8 erforderlich sein. Eine vorhandene EIN ersetzt die Ermittlung des tatsächlichen bundessteuerlichen Payee nicht.

Vier Konstellationen mit unterschiedlichen Ergebnissen

LLC mit Körperschaftswahl

Die LLC ist Kontoinhaberin oder Zahlungsempfängerin und wird bundessteuerlich als Corporation behandelt. Rechtlicher Name, EIN und Körperschaftskategorie müssen zum IRS-Datensatz und Vertrag passen. Der Eigentümer wird im KYC weiterhin als wirtschaftlich Berechtigter oder kontrollierende Person erfasst, ersetzt die Gesellschaft aber nicht automatisch als Payee.

Disregarded Single-Member LLC mit ausländischem Eigentümer

Die LLC bleibt rechtliche Inhaberin ihrer Verträge und Konten. Für bestimmte US-Zahlungen und Bundesformulare kann jedoch der ausländische Eigentümer der Payee sein. Vor Abgabe eines W-9 mit der EIN der LLC ist zu klären, wem die Einkünfte bundessteuerlich zugerechnet werden und ob ein W-8 des Eigentümers das richtige Dokument ist.

Disregarded Single-Member LLC mit US-Eigentümer

Für das Bundesreporting gibt der US-Eigentümer in der Regel W-9 mit eigenem Namen und eigener TIN ab; der Name der LLC erscheint in der Zeile für die disregarded entity. Gleichzeitig kann der Finanzanbieter das Geschäftskonto rechtlich auf den Namen der LLC führen.

Konto bei einem CRS-pflichtigen Finanzinstitut

Der Anbieter kann eine Unternehmens-Selbstauskunft verlangen, obwohl bereits W-9 oder FATCA-Unterlagen vorliegen. CRS muss Kontoinhaber, Steueransässigkeit, Status als Financial Institution, Active NFE oder Passive NFE sowie gegebenenfalls Controlling Persons bestimmen. Es wird nicht zweimal dieselbe Frage gestellt.

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CRS betrachtet das Konto aus einer anderen Perspektive

Der Common Reporting Standard der OECD wird über teilnehmende Staaten und deren Finanzinstitute umgesetzt. Ausgangspunkt ist die Person oder Gesellschaft, die der Anbieter als Kontoinhaber identifiziert. Danach werden Steueransässigkeit, Unternehmenseinstufung und bei Bedarf die Controlling Persons geprüft.

Eine US-amerikanische LLC wird nicht zur natürlichen Person, weil sie vom IRS als disregarded behandelt wird. Sie ist auch nicht automatisch Active NFE, weil sie irgendeine Tätigkeit ausübt, und nicht automatisch Financial Institution, weil sie einen Broker nutzt. CRS verwendet eigene Definitionen und betrachtet Einkünfte, Vermögenswerte, Geschäftstätigkeit, Verwaltung und Finanzprodukt.

Die Vereinigten Staaten setzen CRS nicht wie ein klassischer Teilnehmerstaat um. Dennoch kann eine US-amerikanische LLC mit einem europäischen oder internationalen Anbieter kontrahieren, der CRS unterliegt. Der Sitz des Anbieters und die konkrete Vertragsgesellschaft sind daher neben dem Gründungsstaat der LLC entscheidend.

Warum ein Anbieter W-9 und CRS-Selbstauskunft verlangen kann

Beide Anforderungen können vollständig miteinander vereinbar sein. W-9 dokumentiert US-Status und TIN in einer Beziehung nach US-Steuerregeln. Die CRS-Selbstauskunft dokumentiert den Kontoinhaber nach dem für den Anbieter geltenden Rahmen.

Hinzu kommt häufig eine dritte KYC- oder KYB-Ebene: rechtliche Identität, Eigentum, Manager, Zeichnungsberechtigte, Tätigkeit, Adresse und Mittelherkunft. KYC ersetzt keine Steuerformulare; Steuerformulare belegen nicht allein, wer über das Konto verfügen darf.

Eine konsistente Akte ordnet jeder Ebene einen eigenen Nachweis zu:

Gewinn, Liquidität und Ausschüttung sind eine andere Entscheidung

FATCA, W-9 und CRS sind Dokumentationsrahmen. Sie berechnen weder den Gewinn der LLC noch machen sie eine Überweisung an den Eigentümer zu einer Betriebsausgabe. Die Gesellschaft kann Liquidität halten, reinvestieren, Vorräte finanzieren oder Reserven bilden, ohne auszuschütten.

Bei einer Pass-through- oder Disregarded-Struktur hängt die steuerliche Behandlung des Ergebnisses nicht allein davon ab, ob Geld entnommen wurde. Zunächst sind Gewinn, LLC-Klassifizierung, Einkunftsquelle, Tätigkeitsort und die für den Eigentümer geltenden Regeln zu bestimmen. Ohne Gewinn gibt es keinen Gewinn auszuschütten; bei vorhandenem Gewinn klärt das Belassen auf dem Konto nicht allein die steuerliche Behandlung.

Diese Trennung stärkt die Struktur. Einen Payee zu dokumentieren, ein Konto zu klassifizieren, das Geschäftsergebnis zu berechnen und den im Unternehmen verbleibenden Kapitalbetrag festzulegen, sind vier verschiedene Aufgaben.

Fehler, die widersprüchliche Unterlagen erzeugen

Immer die EIN der LLC verwenden

Die EIN identifiziert die Gesellschaft beim IRS. Die TIN im Formular richtet sich jedoch nach Payee und Klassifizierung. Bei einer disregarded entity kann für das Information Reporting die TIN des Eigentümers erforderlich sein.

U.S. person nur wegen der US-Gründung ankreuzen

Diese Antwort kann für die Gesellschaft in einer Beziehung richtig und für ihren ausländischen Eigentümer in einer anderen falsch sein. Entscheidend ist, wessen Status das Dokument bestätigt.

Bundessteuerliche Einordnung in CRS übernehmen

Disregarded entity, Partnership und Corporation sind US-Bundessteuerkategorien. Active NFE, Passive NFE und Financial Institution gehören zum CRS. Sie verwenden teilweise dieselben Fakten, sind aber keine automatischen Übersetzungen.

Account Holder und Controlling Person verwechseln

Bei einem Geschäftskonto kann die LLC Kontoinhaberin und eine natürliche Person Controlling Person sein. Die Identifizierung beider macht das Unternehmenskonto nicht zu einem Privatkonto.

Ein Formular nach einer wesentlichen Änderung weiterverwenden

Ein neuer Gesellschafter, eine Steuerwahl, ein Ansässigkeitswechsel, ein neues Finanzprodukt oder ein anderer Kontoinhaber können die Antwort verändern. Die Dokumentation muss die aktuelle Struktur zeigen.

Eine belastbare Reihenfolge für Banken und Zahler

1. Die genaue Gesellschaft bestimmen, die das Produkt abschließt oder die Zahlung erhält.
2. Die aktuelle bundessteuerliche Klassifizierung der LLC bestätigen.
3. Payee oder Beneficial Owner des Zahlungsflusses feststellen.
4. Kontoinhaber, Eigentümer, Controlling Person und Zeichnungsberechtigten trennen.
5. Jurisdiktion und regulatorischen Rahmen des Anbieters prüfen.
6. W-9, W-8 oder Selbstauskunft aus diesen Fakten ableiten.
7. Namen, Adressen, TIN, Beteiligungen und Daten mit der Gesellschaftsakte abgleichen.
8. Die unterschriebene Fassung aufbewahren und Änderungen der Umstände neu bewerten.

Präzise Dokumentation hält der LLC mehr Wege offen

FATCA, Form W-9 und CRS reduzieren eine LLC nicht auf ein Steueretikett. Richtig eingeordnet ermöglichen sie es, das Unternehmen gegenüber Banken, Brokern, Zahlungsanbietern und internationalen Kunden präzise darzustellen.

Die Struktur ist belastbar, wenn die LLC ihre Unternehmensidentität bewahrt, der Eigentümer an der richtigen Stelle erscheint und jedes Formular nur die Frage beantwortet, für die es geschaffen wurde. Diese Ordnung verhindert Widersprüche, beschleunigt Prüfungen und sichert die Fähigkeit des Unternehmens, in mehreren Märkten zu operieren, zu investieren und zu wachsen.