EIN vs ITIN vs SSN: US-Steuernummern klar erklärt

ITIN vs SSN ohne Verwirrung: Welche Nummer Nicht-Residenten brauchen, wann sie für Ihre LLC relevant ist und wie Exentax sie ohne physischen Passversand koordiniert.

Für einen deutschsprachigen Erstgründer ist der Unterschied zwischen ITIN und SSN eine der häufigsten Verwirrungsquellen. Einen SSN bekommen Sie ohne US-Visum nie. Einen ITIN hingegen sehr wohl, allerdings ist die <a href="https://www.irs.gov" target="_blank" rel="noopener">IRS</a> seit 2023 deutlich strenger, und schlecht vorbereitete Anträge werden regelmäßig abgelehnt.

Lassen Sie uns das ohne Umschweife aufschlüsseln.

Was ist die SSN (Social Security Number)?

Die SSN ist die Sozialversicherungsnummer der Vereinigten Staaten. Es ist eine 9-stellige Kennung, die vergeben wird an:

• US-amerikanische Staatsbürger
• Personen mit dauerhaftem Aufenthaltsrecht (Green Card-Inhaber)
• Personen mit Arbeitserlaubnis in den USA

Die SSN ist nicht nur eine Steuernummer, sie ist Ihre Identität im amerikanischen System. Sie nutzen sie zum Arbeiten, Steuern zahlen, um Leistungen der Sozialversicherung in Anspruch zu nehmen, Kredite zu beantragen und praktisch für alles, was die Interaktion mit der Bundesregierung betrifft.

Wenn Sie weder US-Bürger noch in den USA ansässig sind, können Sie keine SSN erhalten. So einfach ist das. Es gibt keine Ausnahmen, keine Abkürzungen, keine Tricks. Wenn Ihnen jemand etwas anderes erzählt, seien Sie misstrauisch.

Was ist die ITIN (Individual Taxpayer Identification Number)?

Die ITIN ist eine vom IRS ausgestellte Steueridentifikationsnummer, die speziell für Personen bestimmt ist, die steuerliche Pflichten in den USA erfüllen müssen, aber keine SSN erhalten können.

Sie hat ebenfalls 9 Ziffern und folgt dem Format 9XX-XX-XXXX: Sie beginnt immer mit 9 und verwendet vom IRS zugewiesene Nummernbereiche. Man sollte sie nicht als feste Regel zur "vierten Ziffer" auswendig lernen; entscheidend ist, dass sie vom IRS ausgestellt wird und nur steuerlichen, nicht migrationsrechtlichen Zwecken dient.

Wer braucht eine ITIN?

• Ausländische Eigentümer von LLC in den Vereinigten Staaten
• Nichtansässige, die Einkünfte aus US-Quellen erhalten
• Personen, die Steuererklärungen beim IRS einreichen müssen, ohne eine SSN zu besitzen
• Ehepartner oder Angehörige, die in US-Steuererklärungen geltend gemacht werden

Wenn Sie eine LLC besitzen und Nichtansässiger sind, ist die ITIN Ihre Nummer. Sie brauchen keine SSN, Sie können sie nicht erhalten, und Sie benötigen sie nicht. Die ITIN erfüllt ihren Zweck perfekt für alles, was mit Ihrer LLC zu tun hat.

ITIN vs SSN: Wesentliche Unterschiede

Wozu brauchen Sie die ITIN, wenn Sie eine LLC haben?

Die ITIN ermöglicht Ihnen:

• Steuererklärungen einzureichen beim IRS (Form 1120, Form 5472)
• Ihren steuerlichen Pflichten nachzukommen als ausländischer Eigentümer einer LLC
• Bestimmte Bankkonten zu eröffnen, die eine persönliche Steueridentifikation erfordern
• Formulare W-8BEN zu unterzeichnen für Steuereinbehalte
• Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen zu beantragen zwischen den USA und Ihrem Wohnsitzland

Kurz gesagt: Ohne ITIN ist Ihr steuerliches Leben mit einer amerikanischen LLC deutlich komplizierter.

Wie erhalten Sie Ihre ITIN?

Der Prozess umfasst mehrere Schritte, ist aber durchaus machbar. vor allem wenn jemand ihn für Sie erledigt (Spoiler: Bei Exentax kümmern wir uns um alles).

Schritt 1: Den Form W-7 vorbereiten

Der Form W-7 ist der offizielle ITIN-Antrag beim IRS. Er enthält Ihre persönlichen Daten, Ihre Adresse, Ihr Staatsbürgerschaftsland und den Grund, warum Sie die ITIN benötigen.

Schritt 2: Die Begleitdokumente zusammenstellen

Sie benötigen Dokumente, die Ihre Identität und Ihren Ausländerstatus belegen. Die gängigsten sind:

• Gültiger Reisepass: Er ist das am häufigsten akzeptierte Dokument, da er sowohl die Identität als auch den Ausländerstatus in einem einzigen Dokument belegt
• Personalausweis Ihres Landes (als Ergänzung)
• Geburtsurkunde (falls zutreffend)

Der gültige Reisepass ist mit Abstand die einfachste Option. Wenn Sie einen Reisepass haben, ist das im Grunde das Einzige, was Sie als Begleitdokument brauchen.

Schritt 3: Eine Steuererklärung beifügen

Der IRS verlangt, dass der Form W-7 zusammen mit einer Bundessteuererklärung eingereicht wird (wie dem Form 1040-NR oder beigefügt zum Form 1120 Ihrer LLC). Dies belegt, dass Sie die ITIN für einen tatsächlichen steuerlichen Zweck benötigen.

Schritt 4: Den Antrag einreichen

Es gibt drei Möglichkeiten, Ihren ITIN-Antrag einzureichen:

Option A: Per Post an den IRS

Sie senden den Form W-7 + Steuererklärung + Originaldokumente (oder beglaubigte Kopien) an das IRS ITIN Operation Center in Austin, Texas. Der IRS sendet die Originaldokumente innerhalb von 60-90 Tagen zurück.

Option B: Über einen CAA (Certified Acceptance Agent)

Ein CAA ist eine Person oder Einrichtung, die vom IRS autorisiert ist, Ihre Identitätsdokumente zu überprüfen. Der Vorteil ist, dass der CAA Ihre Dokumente beglaubigt, sodass Sie die Originale nicht an den IRS senden müssen. Viel sicherer und bequemer.

Option C: Persönlich in einem IRS-Büro

Nur möglich, wenn Sie sich in den Vereinigten Staaten befinden. Sie erscheinen mit den Dokumenten, die Identität wird vor Ort überprüft und der Antrag wird bearbeitet.

Schritt 5: Auf die Zuteilung warten

Die Bearbeitungszeit für die ITIN beträgt 7 bis 11 Wochen ab Eingang Ihres vollständigen Antrags beim IRS. In der Hochsaison (Januar-April) kann es etwas länger dauern.

Nach der Genehmigung erhalten Sie einen Brief vom IRS mit Ihrer zugeteilten ITIN. Diese Nummer verfällt nicht, solange Sie sie mindestens einmal alle 3 Jahre in einer Steuererklärung verwenden.

Häufige Fehler bei der ITIN-Beantragung

Nach der Bearbeitung Dutzender ITIN-Anträge sind dies die Fehler, die wir am häufigsten sehen:

• Unvollständige Dokumente einreichen. Wenn etwas fehlt, lehnt der IRS den Antrag ab und Sie müssen von vorne beginnen.
• Die Steuererklärung nicht beifügen. Der Form W-7 ohne beigefügte Steuererklärung wird automatisch zurückgesendet.
• Einfache Fotokopien einreichen. Der IRS akzeptiert nur Originale oder von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopien (oder von einem CAA beglaubigte Kopien).
• Inkonsistente Daten. Wenn Ihr Name im Reisepass nicht exakt mit dem Form W-7 übereinstimmt, gibt es Probleme.
• Eine abgelaufene ITIN nicht erneuern. Wenn Sie Ihre ITIN 3 Jahre lang nicht verwendet haben, müssen Sie sie erneuern, bevor Sie Erklärungen einreichen.

Was kostet es, die ITIN zu erhalten?

Der IRS erhebt keine Gebühren für die Ausstellung der ITIN. Der Form W-7 ist kostenlos. Die tatsächlichen Kosten entstehen durch:

• Professionelle Vorbereitung des Form W-7 und der Dokumentation
• Beglaubigung der Dokumente durch einen CAA (wenn Sie diesen Weg wählen)
• Internationalen Einschreibeversand der Dokumente
• Vorbereitung der Steuererklärung, die dem Antrag beiliegen muss

Bei Exentax helfen wir Ihnen, Ihre ITIN zu erhalten

Wir wissen, dass der ITIN-Prozess einschüchternd wirken kann. Formulare, Dokumente, beglaubigte Kopien, Wartezeiten... Aber es muss nicht kompliziert sein.

Bei Exentax kümmern wir uns um den gesamten Prozess für Sie:

• Wir bereiten den Form W-7 mit allen korrekten Informationen vor
• Wir beraten Sie, welche Dokumente Sie benötigen und wie Sie diese vorbereiten
• Wir koordinieren mit autorisierten CAAs, um Ihre Dokumente zu beglaubigen, ohne Originale versenden zu müssen
• Wir reichen den Antrag zusammen mit Ihrer Steuererklärung ein
• Wir verfolgen den Vorgang, bis Sie Ihre ITIN erhalten

Wir haben ITIN-Anträge für Kunden aus Spanien, Mexiko, Kolumbien, Argentinien, Chile und vielen weiteren Ländern bearbeitet. Wir kennen den Prozess im Detail und wissen genau, was der IRS benötigt, um Ihren Antrag beim ersten Mal zu genehmigen.

Um diesen Faden weiterzuziehen, vertieft <a href="/de/blog/llc-fehler-irs-banking-und-belastbare-akte">Häufige LLC-Probleme und wie man sie vermeidet: Lektionen aus echten Fällen</a> eine Nuance, die wir hier nur gestreift haben.

Brauchen Sie Ihre ITIN jetzt?

Wenn Sie Ihre LLC gerade gegründet haben oder kurz davor stehen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihre ITIN zu beantragen. Je früher Sie sie haben, desto eher können Sie alle Ihre steuerlichen Pflichten ohne Komplikationen erfüllen.

Bei Exentax bereiten wir ITIN-Anträge über einen Certifying Acceptance Agent für DACH-Kunden vor. Buchen Sie eine strategische Beratung: wir prüfen, ob Sie ihn wirklich brauchen, und holen ihn, wenn ja, sauber durch.

Wie sich ITIN und SSN je nach tatsächlicher Situation auseinanderhalten lassen

Die Wahl zwischen ITIN und SSN ist keine Wahl der Gelegenheit; sie hängt von der tatsächlichen Situation der Person ab. Die SSN ist mit Fällen verbunden, in denen ein Arbeitsrecht in den Vereinigten Staaten oder bestimmte Visa-Kategorien bestehen, während die ITIN gerade für Personen konzipiert ist, die eine Erklärungspflicht gegenüber dem IRS haben, ohne SSN-berechtigt zu sein. Ein nicht ansässiges LLC-Mitglied, das ein bundesstaatliches Formular einreichen muss, fällt in den zweiten Fall, und der ITIN-Antrag wird damit zum natürlichen Weg, um einen in der Erklärung verwendbaren Identifikator zu erhalten. Der Zeitpunkt des ITIN-Antrags zählt fast so viel wie der Antrag selbst: ihn parallel zur ersten Erklärung einzureichen, synchronisiert beide Stücke und vermeidet das Hin und Her, das entsteht, wenn der Identifikator nach der Frist eintrifft.

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• EIN und Benachrichtigung. Ohne EIN ist Form 5472 nicht einreichbar. Der IRS warnt nicht vor Sanktionen; man bemerkt es, wenn die EIN gesperrt oder eine spätere Einreichung abgelehnt wird.

_Weiter dazu: LLC in den USA: vollständiger Leitfaden für Nicht-Residenten._

### ITIN für DACH-Antragsteller: Verfahren und Fristen

Für deutsche Steuerpflichtige existiert die nationale Steuer-Identifikationsnummer nach §139b AO (11 Stellen, lebenslang gültig, vom Bundeszentralamt für Steuern bei Geburt zugeteilt). Das US-amerikanische ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) wird parallel benötigt, sobald ein deutscher Resident eine US LLC mit reporting-Pflicht (Form 5472) betreibt oder US-Quellensteuer (W-8BEN) reklamieren will. Das Antragsverfahren erfolgt über Form W-7 mit Original-Reisepass oder einer certified copy by the issuing agency (Bundesdruckerei oder Auslandsvertretung) — keine notariell beglaubigten Kopien laut IRS Publication 1915 (rev. 11/2023). Der PATH Act 2015 §203 (Pub. L. 114-113) verlangt Erneuerung des ITIN, wenn es drei Jahre lang nicht für eine US-Steuererklärung verwendet wurde. Bearbeitungszeit nach IR-2024-25: 7–11 Wochen. Über Certifying Acceptance Agents (CAAs) in Berlin, München und Frankfurt entfällt das Versenden des Originals. Datenaustausch mit dem BZSt erfolgt über das FATCA-IGA Modell 1 vom 31.05.2013 (BGBl. II 2013 S. 1362) und die CRS-Multilaterale Vereinbarung vom 29.10.2014 (BGBl. II 2015 S. 1630).

Den Unterschied zwischen ITIN, SSN und EIN ohne Verwirrung lesen

Viele LLC-Mitglieder kommen mit diesen drei Kennungen

durcheinander. Die im Alltag nützliche Unterscheidung ist einfach:

das EIN identifiziert die LLC, der ITIN identifiziert eine nicht

ansässige natürliche Person mit US-Erklärungspflicht, und der SSN

bleibt eine Kennung der US-Residenten und -Staatsbürger. Für die

meisten nicht ansässigen Mitglieder reicht das EIN aus, um die LLC

zu betreiben; der ITIN ist nur in den spezifischen weiter oben

beschriebenen Konstellationen erforderlich.

Diese Klarheit erspart unnötige Schritte: einen ITIN aus Vorsicht

zu beantragen, wenn er nicht erforderlich ist, verlangsamt oft die

Konteneröffnung, statt sie zu erleichtern. Die nüchterne

Vorgehensweise besteht darin, die Notwendigkeit gemeinsam mit dem

Berater zu prüfen, bevor das Formular W-7 ausgefüllt wird.

ITIN, SSN und EIN sind nicht austauschbar. Wer ihre jeweilige

Funktion klar trennt, vermeidet die häufigsten Verzögerungen

beim Eröffnen von Bankkonten und beim Einreichen von US-Steuer-

unterlagen.

Wie sich der Antrag in den Erklärungszyklus einbettet

In der Praxis bettet sich der ITIN-Antrag am ruhigsten in denselben Zyklus ein wie die Erstellung der ersten Erklärung, sodass beide Stücke gemeinsam an die zuständige Stelle gehen und im selben Ordner abgelegt werden.