Proof of Address per a LLC: requisits de bancs i fintechs
Separa adreça registrada, ubicació operativa, domicili del propietari i adreça postal, i vincula cadascuna amb la prova correcta.
Una LLC nord-americana pot tenir diverses adreces legítimes al mateix temps. La constitució mostra una adreça registrada, el propietari pot dirigir el negoci des de Catalunya, la correspondència pot arribar a un tercer lloc i una entitat financera pot demanar la ubicació física des d’on es gestiona l’activitat. L’expedient és coherent quan cada adreça respon a una pregunta concreta.
El Proof of Address no és, per tant, un document universal. Els Articles of Organization acrediten la constitució i determinades dades registrals, però no necessàriament el lloc on es treballa avui. Un extracte personal demostra el domicili del titular, no automàticament el de la LLC. I l’adreça del registered agent serveix per rebre notificacions legals, però no es converteix per això en una oficina operativa.
Exentax prepara aquest mapa abans de sol·licitar un compte o una passarel·la. Així cada proveïdor rep la dada correcta, la documentació encaixa i la LLC presenta una identitat empresarial clara sense inventar presència física.
Quatre adreces amb quatre funcions
| Adreça | Què representa | Evidència habitual |
|---|---|---|
| Registered address | Adreça oficial vinculada a la constitució o al registre estatal | Certificate of Formation, Articles of Organization o registre oficial |
| Principal place of business / trading address | Lloc des d’on es dirigeix o es desenvolupa realment l’activitat | Extracte, lloguer, factura de subministrament, assegurança, llicència o document fiscal admès |
| Mailing address | Destinació de la correspondència administrativa | Document del servei postal o adreça separada quan el proveïdor ho permet |
| Residential address | Domicili real del representant, propietari o beneficiari efectiu | Extracte personal, subministrament, lloguer, identificació amb adreça o document públic acceptat |
Aquestes adreces poden coincidir, però no cal que ho facin. Una LLC de Wyoming gestionada des de Barcelona pot mantenir el registered agent a Wyoming, declarar Catalunya com a principal place of business i utilitzar una adreça postal als Estats Units. La coherència prové d’explicar bé cada funció, no de repetir l’adreça de l’agent a tots els camps.
A la pràctica, molts proveïdors accepten l’adreça del registered agent com a legal address o registered address, perquè és la que apareix a la constitució estatal. L’error és reutilitzar-la com a operating address quan no s’hi fa cap activitat. L’adreça operativa pot ser una oficina, un coworking o el domicili des d’on el propietari dirigeix el negoci. També pot estar fora dels Estats Units quan el proveïdor i el producte admeten una operativa internacional.
L’adreça registrada no és l’adreça operativa
Els criteris publicats pels proveïdors mostren aquesta diferència. Mercury permet que una empresa nord-americana elegible tingui el principal place of business als Estats Units o en un altre país. Pot ser una adreça comercial o residencial, però no la del registered agent, un apartat postal o una UPS Store.
Relay publica actualment que una LLC ha d’aportar una adreça empresarial física als Estats Units. Si l’adreça legal és la del registered agent, demana també una adreça operativa on hi hagi activitat real. L’elegibilitat final depèn de la revisió completa de Relay, però les dues adreces continuen complint funcions diferents.
Wise recull registered address i trading address. La primera és la que figura al registre; la segona indica on es treballa cada dia. Poden estar en països diferents. Per a la trading address, Wise exclou apartats postals, serveis de reenviament, oficines virtuals, despatxos d’advocats i agents de constitució.
Una LLC remota no necessita aparentar que disposa d’una oficina americana. Necessita triar un proveïdor compatible amb la seva realitat operativa i explicar-la amb precisió.
El domicili del propietari forma part de la verificació personal
Les entitats identifiquen l’empresa i també les persones que la posseeixen o controlen. El marc CDD de FinCEN diferencia el client persona jurídica dels beneficiaris efectius i de la persona amb responsabilitat de control.
Per això una mateixa sol·licitud pot demanar:
- adreça empresarial de la LLC;
- domicili residencial del representant autoritzat;
- domicili de cada beneficiari efectiu rellevant;
- adreça d’enviament de targetes;
- adreça postal per a comunicacions.
Un propietari no resident introdueix el seu domicili estranger real al camp personal sempre que el producte admeti fundadors internacionals. El compte continua sent de la LLC i els diners continuen sent empresarials. La persona acredita identitat, participació i autoritat.
Shopify Payments n’és un bon exemple. Per a determinades entitats privades, un representant estranger sense SSN o ITIN pot indicar el domicili fora dels Estats Units i verificar-se amb un passaport vàlid. Paral·lelament, el perfil Payments necessita una estructura empresarial nord-americana elegible. Shopify Balance té requisits propis més estrictes i no s’ha de confondre amb la passarel·la de pagament.
Documents que poden acreditar una adreça
La llista exacta varia segons proveïdor, país, sol·licitant i tipus d’adreça. Els documents més habituals són:
- extracte bancari o de targeta;
- factura d’electricitat, aigua, gas, internet fix o telèfon fix;
- contracte de lloguer vigent i signat;
- pòlissa o comunicació d’assegurança;
- llicència empresarial o document oficial de registre;
- notificació tributària o correspondència d’una administració;
- identificació vigent amb domicili, quan s’admet.
Cada document té una finalitat. La carta EIN acredita principalment el nom fiscal i l’EIN. Els Articles proven la constitució estatal. L’Operating Agreement documenta propietat i govern. Cap d’aquests documents demostra automàticament el lloc operatiu actual.
Wise exigeix avui que la prova de trading address mostri el nom de l’empresa o d’un propietari/director rellevant, l’adreça completa, la data i l’emissor. Alguns extractes, llicències i factures han de tenir menys de tres mesos; determinats documents fiscals o d’assegurança poden arribar als dotze. Shopify publica un termini de sis mesos per als justificants d’adreça empresarial de US Payments. Exentax comprova sempre la política vigent abans d’enviar el fitxer.
La llista actual de Wise admet extractes Revolut i exclou els de Mercury. Comprova també nom, adreça, antiguitat i integritat del document. Una entitat admesa no substitueix aquests requisits; t'ajudem a triar la prova adequada per a l'adreça demanada.
Cada proveïdor verifica una capa diferent
| Proveïdor | Criteri pràctic d’adreça |
|---|---|
| Mercury | Separa registered agent i principal place of business; aquest últim pot ser el domicili i pot estar fora dels EUA per a una empresa elegible |
| Wise | Distingeix adreça registrada i operativa; admet extractes Revolut i exclou Mercury, subjectes als requisits del justificant |
| Relay | Accepta el registered agent com a business address per a no residents, però exigeix domicilis reals dels beneficiaris; Exentax prioritza subministrament o banc regulat i no utilitza Revolut ni un rebut de transferència Wise |
| Slash | En processos gestionats per Exentax s’han acceptat extractes Wise com a prova; el criteri es torna a confirmar en cada revisió |
| Stripe | L’onboarding estàndard no sol demanar un fitxer separat d’operating address ni ITIN del propietari estranger; els requisits poden ampliar-se segons el compte i les funcionalitats |
| Square i PayPal | Connecten més directament identitat, domicili i dades fiscals; PayPal publica controls de Proof of Address i Square pot tornar a verificar dades personals i empresarials |
La matriu no promet l’acceptació permanent d’un document. Defineix la primera evidència que prepara Exentax i evita reutilitzar sense revisió un expedient dissenyat per a un altre proveïdor.
Cinc controls per a cada justificant
- Titular correcte. El nom correspon a la persona o empresa que s’està verificant.
- Adreça exacta. Carrer, número, pis, ciutat, codi postal i país coincideixen amb el formulari.
- Data admesa. L’emissió respecta l’antiguitat màxima d’aquella categoria.
- Fitxer complet. Totes les pàgines, marges, camps i dades de l’emissor són visibles i no estan alterats.
- Finalitat adequada. El document acredita l’adreça residencial, registrada o operativa sol·licitada, no una altra dada.
Un PDF original descarregat de l’emissor sol ser millor que una captura de pantalla. Un document en paper s’ha de fotografiar nítid, sencer i sense reflexos. Si hi ha una discrepància, es corregeix la dada a l’origen o se selecciona una altra prova autèntica; no es modifica mai el document.
El Proof of Address tampoc acredita, per si sol, d’on provenen els diners. Si el proveïdor obre una segona revisió, adreça, contractes, factures i extractes han de formar una resposta coherent; la nostra guia de segona ronda KYC sobre l’origen dels fons desenvolupa aquesta capa separada.
Operating Agreement i Proof of Address no són equivalents
L’Operating Agreement defineix membres, percentatges, gestió i facultats. Pot ser essencial en una multi-member LLC; Relay l’inclou actualment entre els documents exigits per a aquesta estructura. La seva funció principal, però, no és demostrar una adreça operativa actual.
| Document | Funció principal |
|---|---|
| Certificate / Articles | Existència i dades de constitució |
| CP 575 o carta 147C | Confirmació de l'EIN emesa per l'IRS |
| Form SS-4 | Sol·licitud d'assignació de l'EIN |
| Operating Agreement | Propietat i govern |
| Banking Resolution | Autoritat per obrir o gestionar el compte |
| Proof of Address | Vincle actual entre una persona o empresa i una ubicació |
El SS-4 serveix per demanar l'EIN. Per acreditar-lo, presenta la confirmació de l'IRS que accepti el banc.
Carregar tots els documents disponibles no reforça la sol·licitud. Una presentació professional aporta el conjunt mínim, complet i pertinent, i conserva la resta per a preguntes específiques.
La web i la facturació també han de ser coherents
El proveïdor pot comparar l’adreça amb la web, l’activitat, les factures, els contractes i els fluxos previstos. Una LLC digital pot operar internacionalment; la seva història comercial simplement ha de ser comprensible.
Alineem nom legal i marca, descripció de l’activitat, dades públiques, adreça de facturació, mercats, divises, volums, titular del compte, email de domini i telèfon operatiu. El domicili privat es manté als canals segurs de verificació i no cal publicar-lo.
Com prepara Exentax una sol·licitud
Inventari d’adreces
Registrem per separat l’adreça estatal, el registered agent, el principal place of business, l’adreça postal i els domicilis personals rellevants.
Matriu d’evidències
Cada adreça rep un document recent que acrediti realment aquella funció. Una mancança es resol abans d’iniciar la revisió del proveïdor.
Selecció del proveïdor
Wise, Mercury, Relay i Shopify Payments no apliquen el mateix model. Comparem els criteris publicats amb l’activitat, els propietaris, els països, les divises i les funcions necessàries.
Revisió conjunta
Constitució, EIN, propietat, autoritat, web, facturació i compte bancari es comproven plegats. La nostra guia de due diligence bancària per a LLC desenvolupa el perfil complet; aquí tanquem específicament la capa d’adreces.
Enviament i seguiment
Conservem la versió presentada i les seves proves. Si arriba una pregunta addicional, Exentax respon des de la mateixa base documental i acompanya el cas fins a la decisió del proveïdor.
Mantenir les proves actualitzades
Un canvi de domicili, una nova oficina, un altre centre de fulfillment o una nova adreça postal s’han de coordinar. Primer s’obté el justificant; després s’actualitzen el banc, la passarel·la, la facturació i els registres aplicables.
Un extracte acceptat durant l’onboarding també pot quedar antic. L’expedient actiu ha de conservar una prova recent per a cada adreça operativa i residencial important, a més dels documents permanents de constitució i EIN.
Preguntes freqüents sobre justificants d'adreça per a una LLC
L’adreça del registered agent serveix com a Proof of Address?
Pot acreditar l’adreça registrada quan el proveïdor accepta els documents de constitució. No s’ha de presentar com a adreça operativa si no s’hi desenvolupa activitat.
Puc utilitzar el meu domicili fora dels Estats Units?
Depèn del camp i del producte. Mercury pot admetre un principal place of business americà o internacional per a empreses elegibles. Wise permet adreces registrada i operativa en països diferents quan dona servei al país d’operació. Altres productes exigeixen una adreça física als Estats Units.
La factura ha d’estar a nom de la LLC?
No sempre. Alguns proveïdors accepten documentació d’un propietari o director rellevant quan l’empresa es gestiona des de casa. Altres exigeixen un document empresarial. Titular, adreça i relació han d’encaixar amb la regla concreta.
Una oficina virtual és suficient?
Pot complir una funció postal o registral, però diversos proveïdors l’exclouen com a adreça operativa. No substitueix una ubicació física quan el formulari pregunta on es dirigeix realment el negoci.
Exentax garanteix l’aprovació?
La decisió final correspon al proveïdor. Exentax prepara la LLC, les adreces, la documentació i l’explicació operativa, acompanya les sol·licituds compatibles i fa seguiment fins a obtenir una resposta clara.
Una adreça acreditada per a cada funció de la LLC
Una LLC internacional no necessita una única adreça per a tot. Necessita adreces reals, ben classificades i acreditades amb documents vigents. Aquesta disciplina converteix una carpeta dispersa en un perfil bancari professional i preparat per créixer.