Contabilidad de una LLC: cierre mensual, cuentas y ejemplos paso a paso
Contabilidad de tu LLC con ejemplos de ventas, comisiones, aportaciones y dos cuentas. Prepara el cierre mensual y la documentación fiscal con Exentax.
La contabilidad de tu LLC debe permitirte saber cuánto gana el negocio, qué gastos tiene y dónde está su dinero. También debe distinguir una venta de una aportación del socio o una transferencia entre cuentas propias. Ese orden hace posible operar con varias divisas sin perder la visión del conjunto.
No necesitas convertirte en contable para tener una estructura bien gestionada. Necesitas documentos completos, un método adecuado a tu actividad y un equipo con responsabilidades claras. Aquí encontrarás una rutina práctica para el cierre mensual y la preparación fiscal, sin contratar herramientas por inercia ni clasificar movimientos a ciegas.
Primero la actividad; después, la herramienta
Una consultoría con pocos clientes, una tienda con liquidaciones diarias y una LLC de inversión no generan los mismos registros. Empieza por identificar cuentas, pasarelas, contratos y tipos de operación. Incluye cuentas cerradas durante el año y periodos sin actividad.
Llevar los libros no es presentar la declaración. La clasificación federal de la LLC determina parte del trabajo fiscal: una disregarded entity, una partnership y una corporation no utilizan automáticamente los mismos formularios. Foreign-owned describe la propiedad; no convierte el Form 5472 en la declaración universal de todas las LLC.
¿Puede servir una hoja de cálculo?
Sí, cuando el volumen y la complejidad permiten revisarla correctamente. El criterio del IRS sobre registros se centra en la claridad de la información, no en contratar una marca de software.
Compara necesidades: divisas, inventario, socios, pasarelas, permisos y exportaciones. La facturación por sí sola no decide la herramienta. Una tienda que vende poco puede tener muchos más movimientos que un consultor con ingresos elevados.
Conserva los extractos originales y justificantes fuera de la suscripción contable. Debes poder recuperar tus documentos aunque cambies de profesional. Acuerda también quién revisa las categorías y cómo se identifican las correcciones posteriores.
Cuatro registros que deben encajar
El extracto bancario aporta información, pero no explica por sí solo toda la actividad. Organiza los datos para poder seguir cada asiento hasta el documento que lo respalda.
- Ventas y cobros: cliente, factura, servicio o producto, fechas relevantes, moneda e importe bruto.
- Gastos y activos: proveedor, finalidad empresarial, factura, pago y tratamiento separado de las compras de activos.
- Transferencias y socios: cuentas de origen y destino, titular, aportación, distribución, préstamo o reembolso.
- Saldos y cierre: importes iniciales y finales, partidas pendientes, diferencias y documentos que las explican.
Utiliza referencias para relacionar movimientos. Dos importes parecidos no demuestran que se trate de la misma transferencia: revisa fechas, titularidad, divisa y comisiones. Esta comprobación evita contar dos veces el dinero que pasa entre cuentas de la LLC.
El dinero del propietario no es una categoría de gasto
Una aportación del socio no es una venta a un cliente. Una distribución tampoco es un gasto operativo ordinario. Si el propietario paga una compra de la empresa, hay que documentar su naturaleza y decidir cómo registrar la aportación, préstamo o reembolso correspondiente.
En una multi-member LLC identifica a qué socio pertenece cada movimiento. Tener porcentajes iguales no implica haber aportado o retirado lo mismo. Los saldos por miembro y los acuerdos deben estar disponibles para quien prepara las cuentas.
El abono de la pasarela no equivale a las ventas
Un procesador puede descontar comisiones, devoluciones o reservas antes de transferir fondos. Registrar solo lo que llega al banco deja sin explicar la diferencia entre la actividad comercial y la tesorería.
Ejemplo ilustrativo: los clientes pagan 1.000 USD, se devuelven 100 USD, la pasarela cobra 30 USD y llegan 870 USD al banco. Hay que poder relacionar las cuatro cifras. El abono no es otra venta y la comisión no debe desaparecer dentro de un ingreso neto sin explicación.
| Movimiento | Documento que conservar |
|---|---|
| Pagos de clientes | Ventas brutas y referencias de factura o pedido |
| Devoluciones | Importe devuelto y venta original |
| Comisiones | Informe del proveedor |
| Abono bancario | Referencia de liquidación y cuenta receptora |
Este ejemplo describe una operativa de procesamiento. Si una plataforma actúa como merchant of record, la relación contractual puede exigir otro registro de ingresos. Revisa el contrato antes de considerar propias todas las ventas que aparecen en sus informes.
Cierre mensual en cinco pasos
1. Reúne los extractos completos
Descarga los de bancos, fintechs, pasarelas y cuentas de inversión de la LLC, en todas sus divisas. El PDF acredita el periodo y los saldos; un CSV facilita revisar las operaciones. Conserva ambos cuando estén disponibles.
Una captura del saldo actual no sustituye el extracto. Si la pasarela mantiene dinero pendiente de liquidación, su informe también es necesario: ese importe todavía no figura en la cuenta bancaria.
2. Relaciona cada movimiento con su documento
Asocia facturas, recibos, contratos, devoluciones y transferencias. La importación puede sugerir una categoría, pero las descripciones ambiguas requieren revisión. Mantén una lista corta de preguntas concretas en lugar de completar categorías inventadas.
3. Cuadra cada cuenta y moneda
Compara el saldo contable y el del extracto en la misma fecha. Localiza pagos pendientes, duplicados, comisiones y liquidaciones en tránsito. Mover dinero a una cuenta de reserva cambia dónde está, no necesariamente el beneficio.
4. Revisa operaciones especiales y de socios
Separa aportaciones, distribuciones, préstamos, reembolsos, activos y pagos a vinculadas. Una explicación precisa en el momento de la operación ahorra búsquedas posteriores. La finalidad empresarial importa tanto como el importe.
5. Conserva el cierre revisado
Guarda extractos, informes y ajustes explicados. Si aparece una corrección posterior, debe poder identificarse. El saldo inicial del siguiente mes tiene que enlazar con el cierre anterior y con sus ajustes documentados.
Un cierre completo: dos cuentas y un beneficio distinto del saldo
Retomemos los 870 USD de la pasarela. En este supuesto ilustrativo, no un caso de cliente, la LLC empieza el mes con 1.200 USD en la cuenta operativa A y cero en la cuenta de reserva B. Todo está en USD, los movimientos han terminado de liquidarse y no existen otras operaciones.
El socio aporta 4.000 USD. La empresa paga 200 USD por servicios consumidos ese mes, compra un equipo por 800 USD, distribuye 500 USD al socio y pasa 600 USD a su otra cuenta. Para este ejemplo, el equipo se registra como activo, antes de amortización; no se presupone su deducción fiscal inmediata.
| Movimiento | Cuenta A, USD | Cuenta B, USD |
|---|---|---|
| Saldo inicial | 1.200 | 0 |
| Aportación del socio | +4.000 | 0 |
| Abono de la pasarela | +870 | 0 |
| Servicios del mes | -200 | 0 |
| Compra del equipo | -800 | 0 |
| Distribución al socio | -500 | 0 |
| Transferencia entre cuentas | -600 | +600 |
| Saldo final | 3.970 | 600 |
La comprobación de A es 1.200 + 4.000 + 870 - 200 - 800 - 500 - 600 = 3.970 USD. Con los 600 USD de B, la LLC conserva 4.570 USD de tesorería. La transferencia interna no altera ese total.
El resultado de la actividad, bajo estos supuestos, es otro: 1.000 - 100 - 30 - 200 = 670 USD, antes de amortización y otros ajustes. Los 870 USD ya incluyen la comisión de 30 USD: no vuelvas a descontarla de la cuenta bancaria. Los 4.000 USD del socio no aumentan las ventas y los 500 USD distribuidos no reducen ese resultado.
Así puedes distinguir dinero disponible, rentabilidad y fondos aportados. Los 800 USD del equipo siguen registrados como activo; el tratamiento fiscal se determina aparte. La Publication 583 del IRS desarrolla la organización de los libros y su comprobación con el banco.
Una factura pendiente también necesita su fecha
Si terminas un servicio en diciembre y cobras en enero, conserva ambas fechas. El criterio de caja atiende generalmente al cobro efectivo o disponible; el de devengo, a cuándo se gana el ingreso. La Publication 538 explica esos métodos. Entrega al preparador la factura y las condiciones de cobro para aplicar el que corresponda, sin decidir el ejercicio mirando solo el extracto.
EUR y USD: guarda el importe original y la conversión
Informar en dólares a efectos fiscales no impide cobrar euros. Conserva moneda original, importe, fecha relevante, fuente de cambio y valoración para el registro. Identifica aparte la conversión realmente realizada por el proveedor y sus gastos.
La guía de divisas del IRS remite generalmente al cambio cuando se recibe, paga o devenga la partida. No apliques una media anual indiscriminadamente a cada operación.
Acuerda el criterio con el preparador. Conversión bancaria, traducción fiscal y diferencias de cambio no son conceptos intercambiables. Unos euros mantenidos en cuenta pueden generar un importe en dólares diferente cuando finalmente se convierten.
Incluye inversión y cripto en el mismo inventario documental
Si la LLC utiliza un broker, exchange o wallet, conserva movimientos, unidades, comisiones, fechas y evidencias de valoración. Identifica transferencias entre cuentas o billeteras de la misma entidad para no tratarlas como nuevos ingresos.
No clasifiques toda la actividad según si hubo una retirada al banco. Ventas, intercambios y pagos con activos digitales necesitan su propia revisión. La información del IRS sobre activos digitales es el punto de partida federal.
Entrega anual: qué necesita el equipo fiscal
Para una LLC con ejercicio natural, reúne de enero a diciembre, o desde constitución si nació durante ese año. Incluye cuentas cerradas, pasarelas, inversiones, movimientos del propietario y explicaciones de pendientes. Sin ventas puede haber aportaciones iniciales y gastos.
Las instrucciones del Form 5472 contemplan operaciones vinculadas relevantes para una foreign-owned US disregarded entity, incluidas aportaciones y distribuciones. El preparador determina la presentación aplicable; los extractos sirven para prepararla, no como anexos ordinarios de la declaración.
Informa también de cambios de socios, actividad, domicilio y fechas de transmisión. Mantén separada la renovación estatal: confirmar el registro de la LLC no equivale a preparar sus datos fiscales federales.
La guía del Form 1120 y Form 5472 explica el alcance de la presentación, separado del trabajo contable mensual.
Preguntas sobre la contabilidad de una LLC
¿Necesito un programa de pago?
No necesariamente. Elige según las operaciones y la revisión necesaria. Una hoja de cálculo puede servir si mantiene documentos completos, categorías consistentes y una persona responsable de revisarla.
¿Hay que recopilar extractos si no he vendido?
Sí. Puede haber financiación, comisiones y operaciones del socio. Los extractos completos permiten establecer qué ocurrió durante el ejercicio.
¿Puedo tener varias cuentas?
Sí. Cuadra cada una e identifica las transferencias internas. Cobros, operativa y reservas pueden cumplir funciones distintas dentro de la misma contabilidad.
¿Las retiradas del socio son gastos deducibles?
No por el simple hecho de salir dinero del banco. Una distribución no es un gasto; un reembolso u otro pago requiere su justificación y clasificación concreta.
¿Debo clasificar todos los movimientos para Exentax?
Empieza por entregar extractos y documentos completos. Acordamos el alcance de revisión y te preguntamos por las operaciones realmente ambiguas, sin pedirte que adivines cada categoría.
Un equipo que entienda tus cifras y tu actividad
Exentax te ayuda a organizar los registros de la LLC y coordinar el trabajo fiscal con su actividad real. Definimos qué documentación aportar, quién la revisa y qué cuentas y periodos cubre el servicio.
Trae la relación de cuentas, los últimos extractos y cualquier periodo pendiente. Podemos valorar el trabajo necesario y preparar una entrega ordenada o un seguimiento continuado. Tus documentos siguen a tu alcance, con profesionales para hablar de las decisiones que hay detrás de las cifras.