Bookkeeping pour votre LLC américaine : organiser sans complexité

7 ans. Tenir la comptabilité d'une LLC est plus simple qu'il n'y paraît. Outils, structure mensuelle, rapprochement bancaire, devises et clôture annuelle pour non-résidents.

L'IRS exige de conserver la comptabilité d'une LLC pendant au moins 7 ans, et un Form 5472 sans livres derrière démarre à une amende de 25 000 $. Respirez : chez Exentax c'est de la routine, on vous remet à jour et le prochain contrôle se clôt en un tour, sans drame.

Tenir la comptabilité d'une LLC américaine fait plus peur que nécessaire. La plupart des propriétaires non résidents arrivent habitués au modèle français ou européen, où un cabinet vous demande des papiers, dépose des déclarations chaque trimestre et vous touchez à peine le sujet. Avec une LLC le modèle est différent: la gestion quotidienne, c'est vous qui la faites avec des outils modernes, et en fin d'année une comptabilité ordonnée se traduit par une déclaration propre, sans surprises.

Chez Exentax nous accompagnons des centaines de clients dans ce processus. Ce guide résume comment organiser le bookkeeping de votre LLC étape par étape, sans raccourcis mais sans le compliquer plus que nécessaire.

Qu'est-ce que le bookkeeping et pourquoi il compte

Le bookkeeping, c'est simplement l'enregistrement ordonné de tous les mouvements économiques de votre LLC: recettes, dépenses, transferts entre comptes, prélèvements du propriétaire et soldes finaux. Ce n'est pas la même chose que la déclaration fiscale: la déclaration utilise les données du bookkeeping, mais le bookkeeping vit toute l'année.

Une comptabilité ordonnée vous apporte trois choses: la conformité (Form 5472, 1120 pro-forma et, dans certains États, des rapports supplémentaires), le contrôle (savoir combien vous gagnez vraiment après dépenses) et un dossier solide en cas d'audit bancaire ou fiscal. Les trois comptent, mais la troisième se découvre souvent trop tard. Respirez : chez Exentax c'est de la routine, on vous remet à jour et le prochain contrôle se clôt en un tour, sans drame.

Point de départ: séparer les finances

Avant de toucher à un quelconque logiciel, la première étape est de séparer de manière absolue l'argent personnel de celui de la LLC. Cela signifie: aucun achat personnel avec la carte Mercury ou Wallester, aucune facture de la LLC payée depuis votre compte personnel, et tous les retraits marqués comme "owner draw" depuis le compte de la LLC vers votre compte personnel.

Si cette ligne est franchie fréquemment, le bookkeeping devient impossible et, pire, le voile corporatif de la LLC se brise. C'est la première règle et elle n'admet pas d'exceptions.

Les outils dont vous avez besoin

Pour une LLC petite ou moyenne de non résident, cette configuration couvre tout:

Mercury comme compte opérationnel principal et, si vous voulez séparer la trésorerie, un sous-compte ou Slash pour les réserves.
Wise Business pour les devises autres que le dollar, surtout l'euro.
Wallester ou les cartes virtuelles de Mercury pour les dépenses du quotidien.
Une feuille de calcul Google Sheets, Numbers ou Excel; ou, si vous préférez un logiciel, Wave (gratuit) ou QuickBooks Online dans son plan le plus simple.

Vous n'avez pas besoin de payer QuickBooks Plus si votre LLC facture en dessous de six chiffres et opère dans une seule devise dominante. Une feuille bien structurée fait largement le travail.

Structure minimale d'un bookkeeping propre

La feuille doit contenir au moins quatre onglets ou sections:

Recettes: date, client, description, devise originale, montant, devise de la LLC (USD), taux de change appliqué, facture justificative.
Dépenses: date, fournisseur, catégorie (logiciels, voyages, services professionnels, marketing, etc.), devise, montant, reçu justificatif.
Mouvements entre comptes: transferts entre Mercury, Wise, Wallester et comptes personnels (owner draws). Ce ne sont ni des recettes ni des dépenses, mais ils doivent être tracés.
Clôture mensuelle: solde initial, recettes, dépenses, retraits, solde final, rapprochement avec le relevé bancaire.

Le rapprochement bancaire mensuel est l'étape que la plupart des gens sautent et celle qui évite 90 % des problèmes. Si votre feuille indique 12 450 USD et que Mercury indique 12 380 USD, il y a 70 USD non expliqués. Chercher cette différence aujourd'hui prend cinq minutes; la chercher en avril de l'année suivante prend deux après-midi.

Catégories de dépenses à maintenir dès le premier jour

Maintenir des catégories stables aide à la clôture et, surtout, à votre déclaration. Les plus utiles pour les LLC de services et numériques:

Logiciels et abonnements SaaS.
Commissions de passerelles (Stripe, PayPal, Adyen, DoDo).
Frais bancaires et FX.
Marketing et publicité.
Services professionnels (cabinet, avocats, registered agent).
Voyages et déplacements liés à l'activité.
Équipement (ordinateur, mobile professionnel).
Coworking et bureau.
Formation professionnelle.
Owner draw (séparé du reste).

Pour plus de détails sur ce qui est déductible et ce qui ne l'est pas, consultez le guide sur les déductions fiscales d'une LLC.

Clôture mensuelle étape par étape

La clôture mensuelle vous prendra entre 30 et 90 minutes selon le volume. La routine idéale:

Téléchargez les relevés du mois de Mercury, Wise et tout autre compte.
Importez les mouvements dans votre feuille, en marquant recettes, dépenses et mouvements internes.
Joignez le justificatif de chaque mouvement dans un dossier du mois (vous pouvez utiliser Google Drive avec des sous-dossiers par mois).
Rapprochez: le solde final de votre feuille doit coïncider, au centime près, avec le solde du relevé.
Sauvegardez un PDF du mois clôturé. Ce dossier est votre dossier si un jour Mercury, l'IRS ou votre administration fiscale locale vous demande des informations.

Devises: le détail qui génère le plus d'erreurs

Si vous encaissez en euros et opérez la LLC en USD, à chaque paiement reçu vous devez noter deux choses: le montant original et le montant converti en USD au taux du jour. L'IRS accepte le taux quotidien ou un taux moyen annuel raisonnable; l'important est d'être cohérent et de documenter la source (Wise, Mercury ou le taux de la banque centrale).

Ne mélangez pas les devises dans la même colonne. Si votre feuille a "Montant USD" comme colonne principale, convertissez au moment de l'enregistrement; ne le laissez pas pour plus tard.

Clôture annuelle et remise au cabinet

Au 31 décembre, vous faites une clôture étendue: en plus de la clôture mensuelle, vous générez un récapitulatif annuel avec totaux par catégorie, recettes brutes, dépenses brutes, bénéfice net et owner draws totaux. Ce récapitulatif est ce que vous remettez à votre cabinet pour préparer le Form 1120 pro-forma et le Form 5472 obligatoire pour les LLC de non résidents.

Chez Exentax nous demandons à nos clients ce paquet avant le 28 février: relevés de l'année, feuille avec clôtures mensuelles rapprochées, dossier de justificatifs et récapitulatif annuel par catégories. Avec ces informations, nous préparons la déclaration sans avoir besoin de vous solliciter pendant des semaines.

Erreurs fréquentes à éviter

Mélanger dépenses personnelles et de la LLC. La plus courante et la plus coûteuse: elle brise le voile corporatif et vous oblige à reconstituer la trace de chaque mouvement.
Ne pas rapprocher chaque mois. Accumuler les rapprochements transforme un travail d'une heure en plusieurs jours.
Oublier les frais FX. Quand Wise convertit 1 000 EUR en USD, il y a une petite commission qui est aussi une dépense déductible. Ne pas l'enregistrer, c'est perdre de l'argent.
Ne pas conserver les factures émises. Toute banque ou passerelle peut vous demander l'origine d'un encaissement important. Sans la facture originale, les explications deviennent difficiles.
Attendre mars pour commencer. C'est la recette sûre pour déposer hors délai ou remettre des chiffres approximatifs au cabinet.

Comment nous procédons chez Exentax

Pour les clients qui préfèrent déléguer, chez Exentax nous proposons un bookkeeping mensuel géré: nous téléchargeons les relevés Mercury et Wise via connexion sécurisée, catégorisons les mouvements, rapprochons le solde et vous remettons un rapport mensuel clair. Vous n'avez qu'à maintenir la séparation des finances et nous envoyer les factures des dépenses qui ne figurent pas sur le relevé (abonnements, reçus papier, etc.).

C'est la façon la plus tranquille d'opérer une LLC: quand arrive avril de l'année suivante, la déclaration est déjà à moitié faite parce que le bookkeeping est clos mois après mois.

Cas typiques où cela s'applique

Cas 1: freelance qui facture 60 000 USD/an à 4 clients européens.

Routine hebdomadaire de rapprochement, logiciel gratuit (Wave) et modèle simple pour Form 5472. Temps estimé: 30 minutes par semaine. Sans conseil externe.

Cas 2: agence digitale avec 3 associés et 15 clients récurrents.

Exige Xero ou QuickBooks Online, catégories personnalisées par projet, rapprochement bimensuel et bookkeeper externe dès le départ. Coût mensuel: 250-400 USD entre logiciel et services.

Cas 3: ecommerce avec Stripe, Shopify et fournisseurs en Asie.

La complexité multidevise et multi-passerelle exige A2X ou Synder pour automatiser les imports. Bookkeeper spécialisé ecommerce indispensable. Investissement initial élevé mais évite des erreurs qui coûtent des milliers en corrections.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d'un logiciel de comptabilité si ma LLC facture peu?

Oui. Même avec un volume faible, tenir la comptabilité dans un tableur manuel augmente le risque d'erreurs sur le Form 5472 et rend difficile la justification des dépenses face à l'IRS en cas d'audit. Wave (gratuit) ou Xero à 15 USD/mois règlent le cas. C'est exactement pour cela que chez Exentax on garde votre calendrier carré — vous ne pensez plus aux échéances, on les clôt avant qu'elles ne mordent.

Comment catégoriser les paiements en crypto?

Chaque encaissement ou paiement en crypto doit être enregistré à sa valeur en USD au jour de l'opération. Utilisez un cours fiable (CoinGecko, Coinbase). Si la crypto est conservée, les variations ne sont pas un revenu tant qu'on ne la convertit pas.

Dois-je conserver les factures papier?

Non. L'IRS accepte parfaitement les copies numériques. L'important est qu'elles soient lisibles, complètes et archivées de manière ordonnée. Un dossier par mois sur Google Drive ou Dropbox suffit pour une petite LLC.

Puis-je déduire des dépenses payées avec ma carte personnelle avant d'avoir le compte LLC?

Oui. Les premiers mois c'est fréquent. Notez-les comme remboursables au gérant et faites un seul mouvement depuis le compte LLC quand il est opérationnel. Conservez la facture originale et la preuve de paiement personnelle.

Quand faut-il engager un bookkeeper externe?

Quand votre volume dépasse 50 mouvements mensuels ou que l'activité se complique (plusieurs devises, ecommerce, abonnements). En dessous, garder le travail en interne avec une discipline hebdomadaire reste parfaitement viable.

Conclusion

Le bookkeeping d'une LLC n'est pas compliqué, mais il exige de la routine. Séparez les finances dès le premier jour, choisissez un outil simple, rapprochez chaque mois et gardez les justificatifs. Avec cette discipline, votre LLC fonctionne pendant des années sans surprises et la déclaration annuelle cesse d'être un événement stressant.

Si vous préférez ne pas vous en charger, chez Exentax nous tenons le bookkeeping de votre LLC avec le reste du paquet fiscal et opérationnel. Vous pouvez nous contacter et nous vous expliquons comment nous l'organisons pour votre cas concret.

Conformité fiscale dans votre pays: CFC, transparence fiscale et attribution des revenus

Une LLC américaine est un outil légal reconnu internationalement. Mais la conformité ne s'arrête pas à la constitution: en tant que propriétaire résident fiscal d'un autre pays, votre administration locale conserve le droit d'imposer ce que la LLC génère. L'essentiel est de savoir sous quel régime.

Par juridiction

Espagne (LIRPF/LIS). Si la LLC est une Single-Member Disregarded Entity opérationnelle (services réels, sans passivité significative), le fisc la traite généralement par attribution de revenus (art. 87 LIRPF): les bénéfices nets sont attribués à l'associé l'année où ils naissent et intégrés dans la base générale de l'IRPF. Si la LLC opte pour la fiscalité de corporation (Form 8832) et qu'elle est contrôlée par un résident espagnol avec des revenus majoritairement passifs, le régime de transparence fiscale internationale (art. 91 LIRPF pour les personnes physiques, art. 100 LIS pour les sociétés) peut s'appliquer. Le choix n'est pas optionnel: il dépend de la substance économique, pas du nom.
Déclarations informatives. Comptes bancaires américains avec solde moyen ou final >50 000 €: Modelo 720 (Loi 5/2022 après l'arrêt CJUE C-788/19 du 27/01/2022, sanctions désormais dans le régime général LGT). Opérations liées avec la LLC et dividendes rapatriés: Modelo 232. Crypto-actifs en garde aux États-Unis: Modelo 721. On reste calme : chez Exentax, c'est notre routine de la semaine, on boucle ça avant que la lettre n'arrive dans votre boîte.
Convention Espagne–États-Unis. La convention (BOE 22/12/1990, Protocole en vigueur 27/11/2019) régit la double imposition sur dividendes, intérêts et redevances. Une LLC sans établissement permanent en Espagne ne crée pas en soi un EP de l'associé, mais la direction effective peut le faire si toute la gestion est conduite depuis le territoire espagnol.
Mexique, Colombie, Argentine et autres LATAM. Chaque juridiction a son propre régime CFC (Mexique: Refipres; Argentine: revenus passifs étrangers; Chili: art. 41 G LIR). Principe commun: ce que la LLC retient comme bénéfice est considéré comme perçu par l'associé si l'entité est jugée transparente ou contrôlée.

Règle pratique: une LLC opérationnelle, avec substance, correctement déclarée dans la résidence, c'est de la planification fiscale légitime. Une LLC utilisée pour cacher des revenus, simuler une non-résidence ou déplacer des revenus passifs sans justification économique tombe dans le champ de l'art. 15 LGT (abus de droit) ou, au pire, de l'art. 16 LGT (simulation). Ce sont les faits qui décident, pas le papier.

Avant d'aller plus loin, mettez des chiffres sur votre cas : la calculatrice Exentax compare, en moins de 2 minutes, votre charge fiscale actuelle avec celle d'une LLC américaine correctement déclarée dans votre pays de résidence.

> Consultation gratuite sans engagement

Chez Exentax, nous montons la structure pour qu'elle s'inscrive dans le premier scénario et documentons chaque étape pour que votre déclaration locale soit défendable en cas de contrôle.

Références légales et réglementaires

Cet article s'appuie sur la réglementation en vigueur à la date de actuellement. Sources principales pour vérification:

États-Unis. Treas. Reg. §301.7701-3 (classification d'entité / check-the-box); IRC §882 (impôt sur les revenus d'étrangers effectivement liés à un US trade or business); IRC §871 (FDAP et retenues pour non-résidents); IRC §6038A et Treas. Reg. §1.6038A-2 (Form 5472 pour 25% foreign-owned et foreign-owned disregarded entities); IRC §7701(b) (résidence fiscale, substantial presence test); 31 U.S.C. §5336 (Corporate Transparency Act, BOI Report auprès de FinCEN).
Espagne. Loi 35/2006 (LIRPF), arts. 8, 9 (résidence), 87 (attribution de revenus), 91 (CFC personnes physiques); Loi 27/2014 (LIS), art. 100 (CFC sociétés); Loi 58/2003 (LGT), arts. 15 et 16; Loi 5/2022 (régime de sanction Modelo 720 après CJUE C-788/19 du 27/01/2022); RD 1065/2007 (Modelos 232 et 720); Ordre HFP/887/2023 (Modelo 721 crypto). On reste calme : chez Exentax, c'est notre routine de la semaine, on boucle ça avant que la lettre n'arrive dans votre boîte.
Convention Espagne–USA. BOE du 22/12/1990 (CDI original); Protocole en vigueur depuis le 27/11/2019 (revenu passif, limitation on benefits).
UE / OCDE. Directive (UE) 2011/16, modifiée par DAC6 (dispositifs transfrontaliers), DAC7 (Directive (UE) 2021/514, plateformes numériques) et DAC8 (Directive (UE) 2023/2226, crypto-actifs); Directive (UE) 2016/1164 (ATAD: CFC, exit tax, dispositifs hybrides); Norme commune de déclaration de l'OCDE (CRS).
Cadre international. Modèle de Convention OCDE, art. 5 (établissement permanent) et Commentaires; Action 5 BEPS (substance économique); Recommandation 24 du GAFI (bénéficiaire effectif).

L'application concrète de ces règles à votre cas dépend de votre résidence fiscale, de l'activité de la LLC et de la documentation conservée. Ce contenu est informatif et ne remplace pas un conseil professionnel personnalisé.

Configuration bancaire équilibrée: Mercury, Relay, Slash et Wise

Il n'existe pas de compte parfait pour une LLC. Il existe le configuration appropriée, où chaque outil joue un rôle:

Mercury (opéré comme fintech avec des banques partenaires (Choice Financial Group et Evolve Bank & Trust principalement; Column N.A. sur des comptes hérités), FDIC via sweep network jusqu'à la limite en vigueur). Compte principal opérationnel pour non-résidents avec une bonne UX, ACH et virements. Reste l'une des options les plus éprouvées à ouvrir depuis l'étranger.
Relay (adossé à Thread Bank, FDIC). Excellent compte de secours et pour le budgeting "envelope": jusqu'à 20 sous-comptes et 50 cartes de débit, intégration profonde avec QuickBooks et Xero. Si Mercury bloque ou demande une revue KYC, Relay évite l'arrêt de votre activité.
Slash (adossé à Column N.A. (établissement à charte fédérale, FDIC)). Banque pensée pour les opérateurs en ligne: émission instantanée de cartes virtuelles par fournisseur, contrôles de dépenses granulaires, cashback sur la publicité numérique. Le complément naturel quand vous gérez Meta Ads, Google Ads ou des abonnements SaaS.
Wise Business (EMI multi-devises, ce n'est pas une banque). Pour encaisser et payer en EUR, GBP, USD et autres devises avec coordonnées bancaires locales et conversion au taux interbancaire. Ne remplace pas un vrai compte américain, mais imbattable pour la trésorerie internationale.
Wallester / Revolut Business. Wallester apporte des cartes corporate avec BIN propre pour gros volume. Revolut Business fonctionne en complément européen, pas comme compte principal de la LLC.

La recommandation réaliste: Mercury + Relay en secours + Slash pour les opérations publicitaires + Wise pour la trésorerie FX. C'est la configuration qui minimise le risque de blocage et réduit le coût réel. Chez Exentax, nous ouvrons et configurons cette configuration dans le cadre de la constitution.

Faits bancaires et fiscaux à préciser

L'information sur les fintechs et le CRS évolue; voici l'état actuel:

Notes par fournisseur

Mercury opère avec plusieurs banques partenaires sous charte fédérale et couverture FDIC via sweep network: principalement Choice Financial Group et Evolve Bank & Trust, et encore Column N.A. sur certains comptes hérités. Mercury n'est pas une banque; c'est une plateforme fintech adossée à ces partner banks. Si Mercury ferme un compte, le solde est généralement renvoyé par chèque papier à l'adresse enregistrée du titulaire, ce qui peut être un vrai problème opérationnel pour un non-résident; gardez un compte secondaire (Relay, Wise Business, etc.) comme contingence.
Wise propose deux produits distincts: Wise Personal et Wise Business. Pour une LLC, on doit ouvrir Wise Business, pas le compte personnel. Nuance CRS importante: un Wise Business détenu par une LLC américaine reste hors CRS car le titulaire est une entité US et les États-Unis ne sont pas dans le CRS; le volet USD passe par Wise US Inc. (périmètre FATCA, pas CRS). En revanche, un Wise Personal ouvert par une personne physique résidente fiscale en Espagne ou autre juridiction CRS déclenche bien une déclaration CRS via Wise Europe SA (Belgique) sur cette personne. Ouvrir Wise pour votre LLC ne vous fait pas entrer dans le CRS via la LLC; un Wise Personal séparé à votre nom de résident CRS, oui.
Wallester (Estonie) est une entité financière européenne avec licence EMI/banque émettrice de cartes. Ses comptes IBAN européens entrent dans le Standard Commun de Déclaration (CRS) et déclenchent un échange automatique vers l'administration fiscale du pays de résidence.
Payoneer opère via des entités européennes (Payoneer Europe Ltd, Irlande) elles aussi dans le périmètre CRS pour les clients résidant dans une juridiction participante.
Revolut Business : lorsqu'il est associé à une LLC américaine, il passe par Revolut Technologies Inc. avec Lead Bank comme partenaire bancaire US. Le compte fourni est un compte américain (routing + account number) ; aucun IBAN européen n'est émis à une LLC. Les IBAN européens (lituaniens, BE) appartiennent à Revolut Bank UAB et sont émis aux clients européens du groupe. Si on vous propose un IBAN européen rattaché à votre LLC, vérifiez à quelle entité juridique il est rattaché et sous quel régime elle déclare.
Fiscalité zéro: aucune structure LLC ne donne « zéro impôt » si vous vivez dans un pays avec règles CFC, transparence fiscale ou attribution de revenus. Ce que l'on obtient, c'est éviter la double imposition et déclarer correctement en résidence, pas l'éliminer.

Le système comptable minimum viable pour une LLC opérationnelle

La comptabilité d'une LLC américaine ne demande pas une équipe: elle demande de la discipline, le bon outil et une séparation stricte entre opérations. Chez Exentax nous utilisons un schéma à trois couches qui passe du premier mois aux facturations à six chiffres sans rien refaire.

Couche 1 - Compte opérationnel unique. Tout flux de la LLC passe par Mercury, Relay ou Wise Business. Aucune carte personnelle sur le compte LLC et aucun retrait personnel sans écriture comptable. Cette seule règle évite 80 % des problèmes d'audit ultérieurs. Respirez : chez Exentax c'est de la routine, on vous remet à jour et le prochain contrôle se clôt en un tour, sans drame.
Couche 2 - Logiciel comptable connecté. Wave, QuickBooks Online ou Xero, branchés en bank feed sur le compte LLC. La rapprochement automatique laisse moins de 5 % de transactions à examiner manuellement quand le feed fonctionne. Modèles de catégorisation pré-configurés selon votre activité pour que la clôture mensuelle soit une affaire de minutes.
Couche 3 - Documentation justificative. Dossier numérique organisé par mois avec la facture émise, le justificatif de paiement et le rapprochement bancaire. Lors d'un KYC élargi ou d'un contrôle, c'est ce que vous remettez; sans cette couche la comptabilité ne tient pas à une seconde lecture.
Clôture annuelle et 5472. Au 31 décembre, export du grand livre et réconciliation finale avec les relevés. Le Form 5472 + 1120 pro forma se nourrit directement du grand livre; des comptes propres font gagner 4 à 12 heures de travail en avril.

Ce qu'on nous demande le plus

Ai-je besoin d'un comptable américain pour la tenue des comptes? Non: la comptabilité opérationnelle est tenue par le propriétaire avec un logiciel standard. Vous avez besoin d'un conseiller (américain ou international expérimenté en SMLLC non-résidente) pour la clôture annuelle, le 5472 et l'imputation en résidence. Nous séparons ainsi pour que le coût reste proportionnel.

Que faire si j'ai deux ans de comptabilité non structurée? Reconstruction à partir des relevés bancaires, factures émises et mouvements de passerelle. Travail dur mais faisable; nous l'avons fait avec des clients arrivant avec quatre ans mélangés. Mettez de l'ordre avant la prochaine déclaration, n'attendez pas la lettre.

Chez Exentax nous laissons la comptabilité opérationnelle documentée étape par étape et, si vous préférez, nous la tenons pour vous dans le retainer annuel.

Faits légaux & de procédure

Les obligations FinCEN et IRS ont évolué ces dernières années; voici la version en vigueur:

Points clés

BOI / Corporate Transparency Act : votre LLC n'est PAS soumise (un avantage concurrentiel). Après l'interim final rule de FinCEN de mars 2025, l'obligation du BOI Report a été restreinte aux « foreign reporting companies » (entités constituées HORS des États-Unis et enregistrées pour exercer dans un État). Une LLC formée aux US détenue par un non-résident NE dépose PAS le BOI Report : une formalité en moins au calendrier, moins de paperasse et une structure plus propre que jamais. Si votre LLC a été constituée avant mars 2025 et que vous avez déjà déposé le BOI, conservez l'accusé. Le statut peut évoluer : nous surveillons FinCEN.gov à chaque dépôt et, si l'obligation revient, nous la gérons sans frais supplémentaires. Statut actuel vérifiable sur fincen.gov/boi.
Form 5472 + 1120 pro-forma. Pour une Single-Member LLC détenue par un non-résident, les règlements finals de Treas. Reg. §1.6038A-1 (en vigueur depuis 2017) traitent la LLC comme une corporation pour le 5472. Procédure: Form 1120 pro-forma (en-tête uniquement: nom, adresse, EIN, exercice) avec Form 5472 annexé. Dépôt par courrier certifié ou fax à l'IRS Service Center d'Ogden, Utah, pas d'e-file via MeF standard. Échéance: 15 avril; prorogation via Form 7004 jusqu'au 15 octobre. Sanction: 25 000 USD par formulaire et par an, plus 25 000 USD par tranche supplémentaire de 30 jours de non-dépôt après notification IRS. On reste calme : chez Exentax, c'est notre routine de la semaine, on boucle ça avant que la lettre n'arrive dans votre boîte.
Form 1120 substantif. Ne s'applique que si la LLC a effectué une check-the-box election vers C-Corp (Form 8832): elle est alors taxée à 21 % au niveau fédéral et dépose un 1120 chiffré. Une LLC disregarded standard ne dépose pas de 1120 substantif et ne paye pas l'impôt fédéral sur les sociétés.
EIN et notification. Sans EIN, ni 5472 ni BOI ne peut être déposé. L'IRS ne prévient pas avant de sanctionner; on s'en aperçoit quand l'EIN est bloqué ou qu'un dépôt ultérieur est rejeté.