Dossier de revisió LLC: 12 documents en 30 minuts
Prepara constitució, EIN, govern, continuïtat estatal, filings, comptes, una operació completa i la cronologia de canvis.
Una revisió professional d'una LLC comença amb evidència, no amb un qüestionari interminable. Si prepares aquestes dotze peces, Exentax pot entendre l'estructura, confirmar què està complet i dedicar la conversa a decisions reals.
Aquest article no repeteix una checklist d'obligacions anuals. Té un objectiu propi: construir en trenta minuts un dossier de revisió per integrar, reorganitzar o donar continuïtat a una LLC ja constituïda.
Crea primer una carpeta exclusiva
Utilitza una carpeta només per a aquesta LLC. No hi barregis documents d'altres empreses ni del propietari. No comparteixis contrasenyes, codis OTP, seed phrases o claus privades. Els documents sensibles s'han d'enviar pel canal segur indicat per Exentax, no per email o missatgeria oberta.
Fes servir una nomenclatura llegible:
ANY-MES-DIA · TIPUS · ENTITAT · PERÍODE
Per exemple: 2026-06-01 · Annual Tax · Nom legal LLC · 2026. Substitueix sempre l'exemple pel nom legal real.
Bloc corporatiu: quatre peces
1. Document de constitució
Inclou Articles of Organization, Certificate of Formation o l'equivalent emès per l'estat. Ha de mostrar el nom legal, la data de constitució i el filing ID quan el registre l'assigna.
Aquesta peça identifica l'entitat exacta sense dependre d'una marca o d'una captura incompleta.
2. Confirmació de l'EIN
Afegeix la carta CP 575. Si no està disponible, una carta 147C oficial pot confirmar l'EIN. Una factura, captura bancària o formulari d'un proveïdor no substitueixen el document de l'IRS.
3. Operating Agreement vigent
Guarda la versió signada que reflecteix els membres, percentatges i regles de gestió actuals. Conserva les versions anteriors com a històric, però identifica clarament quina és vigent i des de quina data.
4. Fitxa actual de propietaris i responsables
Prepara una pàgina amb noms legals, percentatges, país de residència, funcions i data de qualsevol canvi. No cal duplicar passaports o documents personals que Exentax ja conserva vigents. La fitxa serveix per confirmar l'estructura actual.
Bloc de continuïtat: tres evidències
5. Perfil estatal i última gestió
Guarda el resultat actual del registre i l'últim justificant aplicable: Annual Report, annual tax, franchise tax o document equivalent. Les regles varien per estat; per això interessa l'evidència concreta i no una llista genèrica.
6. Registered Agent i mapa d'adreces
Registra el Registered Agent, el període cobert i totes les adreces utilitzades per la LLC. Distingeix adreça principal, postal i la que consta a l'IRS. El mapa permet actualitzar només la dada que realment ha canviat.
7. Últim paquet federal presentat
Inclou la còpia completa i l'evidència disponible de l'últim filing federal. Per a una foreign-owned U.S. disregarded entity, pot incloure Form 5472 amb Form 1120 pro forma quan hi ha hagut transaccions reportables. Si no hi ha filing o no tens la còpia, indica-ho sense intentar reconstruir-la durant aquests trenta minuts.
Les LLC creades als Estats Units estan actualment exemptes del filing federal BOI. Un BOIR anterior pot quedar a l'històric, però no s'ha de convertir en una tasca anual automàtica.
Bloc operatiu: tres mapes
8. Inventari de comptes i proveïdors
Llista bancs, fintech, passarel·les, brokers i wallets utilitzats per la LLC. Per a cadascun, indica entitat proveïdora, titular, moneda, funció, quatre últims dígits o identificador parcial i estat actual.
No hi incloguis credencials. L'inventari ha de mostrar l'arquitectura sense donar accés als fons.
9. Una operació completa
Tria una venda representativa i reuneix contracte o acceptació, factura, cobrament, comissió i liquidació bancària. Un exemple complet explica el model d'ingressos, el recorregut dels diners i la qualitat de la conciliació.
Si la LLC encara no ha començat a facturar, substitueix aquesta peça per una nota sobre l'activitat prevista, el client objectiu, els canals de cobrament i la data estimada d'inici.
10. Extractes del període rellevant
Per a una primera revisió n'hi ha prou d'identificar quins extractes existeixen i on són. Quan l'abast inclou preparació fiscal o revisió anual, calen els extractes complets de l'1 de gener al 31 de desembre o des de la constitució fins al primer tancament, a més dels informes dels processadors que reben diners abans del banc.
Els extractes sostenen els imports i la classificació dels moviments. No s'adjunten automàticament al filing de l'IRS.
Bloc de context: dues respostes
11. Cronologia de canvis
Resumeix canvis d'adreça, residència del propietari, membres, activitat, proveïdors, comptes i model operatiu. Una línia amb data per canvi és suficient. La cronologia evita revisar la LLC com si res no hagués evolucionat des de la constitució.
12. Objectiu actual de la LLC
En cinc línies, descriu els dotze mesos vinents: operar i cobrar, ampliar la banca, incorporar inversió, ordenar la fiscalitat, integrar la LLC a Exentax, preparar la continuïtat anual o planificar un tancament ordenat. El mateix expedient pot conduir a decisions diferents segons l'objectiu.
Què no ha d'entrar al dossier
Un dossier professional és complet sense recollir-ho tot indiscriminadament. Exclou:
- Contrasenyes, codis OTP, seed phrases i claus privades.
- Documents personals duplicats que continuen vigents a l'expedient.
- Captures sense data o titular quan existeix un PDF oficial.
- Arxius d'una altra LLC o d'una altra persona.
- Formularis emplenats per intuïció abans de confirmar-ne l'aplicació.
El resultat després de trenta minuts
Tindràs dotze peces o una nota clara quan alguna no existeixi. Això dona tres situacions útils:
- Expedient complet: preparat per a la revisió i el disseny del cicle següent.
- Document per recuperar: sabem què falta i de quina font procedeix.
- Decisió per prendre: hi ha evidència, però falta definir classificació, responsable o pròxim pas.
Exentax rep el dossier, valida fonts oficials, separa fets confirmats de decisions obertes i prepara un abast concret per a la LLC.
Qualitat de l'evidència: un PDF no sempre confirma la dada
Cada peça ha de respondre quatre preguntes. Emissor: prové de l'Estat, l'IRS, el banc, el proveïdor o el signant que pot acreditar el fet? Subjecte: identifica exactament la LLC o la persona correcta? Període: cobreix la data revisada? Integritat: és completa, llegible i sense pàgines absents?
Una captura pot ajudar a localitzar una incidència, però no substitueix una carta oficial, un filing acceptat o un extracte complet quan aquests documents existeixen. Un Operating Agreement signat en la constitució tampoc confirma tot sol que la propietat continuï igual després d'una cessió o l'entrada d'un membre.
Classifica cada peça sense forçar conclusions:
| Estat | Què significa | Pas següent |
|---|---|---|
| Confirmada | Font, subjecte, període i integritat coincideixen | Utilitzar com a base vigent |
| Per verificar | El document existeix, però falta context o contrast | Comparar amb la font autoritativa |
| Faltant | Sabem quina evidència hauria d'existir però no està disponible | Demanar duplicat o certificació |
| Per decidir | L'evidència és suficient i queda una decisió estructural | Assignar responsable i data |
Aquest mètode evita acceptar qualsevol arxiu com a veritat o paralitzar tota la revisió per una peça secundària absent. Els fets confirmats avancen mentre cada buit conserva un tractament definit.
Convertir cada conclusió en una acció operativa
Una conclusió només és útil quan genera una acció amb abast clar. Registra el document o registre afectat, la dada actual, l'evidència contradictòria, la persona autoritzada a decidir i el resultat esperat. No barregis en una sola tasca una actualització estatal, una correcció davant l'IRS i una revisió bancària: depenen d'autoritats, proves i terminis diferents.
Prioritza en aquest ordre:
- Identitat legal, propietat i autoritat de signatura.
- Comunicacions obertes i dates pròximes.
- Continuïtat estatal i Registered Agent.
- Classificació i cicle fiscal federal.
- Banca, pagaments, contractes i dades operatives.
- Millores d'arxiu que no bloquegen l'activitat.
La prioritat depèn de l'efecte de deixar una divergència sense resoldre, no de l'aspecte del document. Una adreça antiga en una factura històrica pot requerir context; una persona sense autoritat que encara figura com a signant exigeix una actuació més ràpida.
Del dossier a un pla de 90 dies
Durant els primers set dies es validen identitat, autoritat, estat i dates pròximes. Entre els dies 8 i 30 es recuperen documents, es resolen discrepàncies i s'estableix el calendari. Entre els dies 31 i 90 s'executen les actualitzacions aprovades, s'ordenen els proveïdors financers i es tanca cada acció amb el seu justificant.
El pla ha de deixar cinc lliurables:
- Fitxa corporativa vigent i aprovada pel client.
- Calendari anual amb responsable i font de cada data.
- Mapa bancari i de pagaments sense credencials compartides.
- Arxiu fiscal per exercici, amb períodes complets i buits identificats.
- Registre de decisions amb canvi, autorització i evidència.
L'objectiu no és fer que la LLC sembli perfecta durant trenta minuts. És obtenir una lectura honesta, convertir els buits en feina gestionable i construir una base que continuï sent útil quan canviïn l'activitat, la residència, la propietat o l'operativa.
De documents dispersos a una estructura llegible
La qualitat d'una LLC no es mesura pel nombre de PDFs. Es mesura per la capacitat de llegir conjuntament identitat, govern, calendari i fluxos financers. Un dossier net redueix preguntes repetides, accelera la integració i vincula cada decisió amb la seva evidència.