Autónomos in Spanien: Betriebsausgaben, IRPF und IVA 2026

Arbeitszimmer, Pkw, Mahlzeiten und Geräte werden steuerlich unterschiedlich behandelt. Prüfe Betriebsausgaben, Vorsteuer und den 5-%-Abzug anhand konkreter Rechnungen und amtlicher Quellen.

Wer seine Steuerbelastung sinnvoll planen will, muss zunächst den tatsächlichen Gewinn kennen. Berufliche Software, ein Arbeitszimmer, ein Computer und ein Geschäftsessen können steuerlich unterschiedlich behandelt werden, obwohl alle Zahlungen vom selben Konto abgehen. Diese Unterschiede zu verstehen hilft, zulässige Abzüge zu nutzen und die eigene Marge richtig einzuschätzen.

Dieser Beitrag behandelt absetzbare Betriebsausgaben für Selbstständige in Spanien im Jahr 2026 nach dem allgemeinen spanischen Steuerrecht und der Gewinnermittlung durch estimación directa. Er betrifft weder das módulos-Verfahren noch die eigenständigen Steuerregelungen des Baskenlands und Navarras. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Belege, sondern welche Kosten zum Betrieb gehören, wie sie nachgewiesen und welchem Jahr sie zugeordnet werden.

Betriebsausgaben bei der IRPF und Vorsteuerabzug sind zwei verschiedene Fragen

Eine abzugsfähige Betriebsausgabe mindert den Gewinn für die spanische Einkommensteuer IRPF. Abziehbare Vorsteuer wird dagegen nach den Umsatzsteuerregeln mit der geschuldeten Umsatzsteuer verrechnet. Eine Rechnung kann für einen dieser Abzüge, für beide oder mit jeweils unterschiedlicher Berechnung relevant sein.

Ein berufliches Softwareabonnement für 100 EUR zuzüglich 21 EUR IVA, das vollständig einer zum vollen Vorsteuerabzug berechtigenden Tätigkeit dient, führt zu 100 EUR Betriebsausgaben und 21 EUR Vorsteuer. Es werden nicht 121 EUR als Aufwand abgezogen und dieselben 21 EUR zusätzlich als Vorsteuer geltend gemacht. Nicht abziehbare Umsatzsteuer kann gegebenenfalls Bestandteil der Ausgaben oder Anschaffungskosten sein.

Die Artikel 28–30 des spanischen Einkommensteuergesetzes bilden den Rahmen für die Gewinnermittlung. Eine Rechnung macht private Ausgaben nicht automatisch zu Betriebsausgaben. Der betriebliche Zusammenhang und die richtige Erfassung müssen tatsächlich gegeben sein.

Welche Ausgaben sollten Selbstständige prüfen?

Ein Softwareabonnement und ein Computer werden nicht zwangsläufig gleich behandelt. Das Abonnement kann eine Leistung des laufenden Zeitraums sein, der Computer dagegen ein mehrjährig genutztes Anlagegut. Ebenso ist ein ausgezahltes Darlehen kein Umsatz und die Tilgung des Darlehenskapitals keine Betriebsausgabe. Diese Trennung verbessert auch den Überblick über verfügbare Liquidität.

Abonnements, Fortbildungen und ausländische Anbieter

Bewahren Sie die Rechnung mit Ihren Steuerdaten, einer verständlichen Leistungsbeschreibung und dem Leistungszeitraum auf. Bei Fortbildungen sind das Programm und der Bezug zur eigenen Tätigkeit hilfreich. Werbeberichte erläutern, was eine Kampagne umfasst. Für gewöhnliche Ausgaben braucht es keine umfangreiche Dokumentation, ihr Zweck sollte aber auch später nachvollziehbar sein.

Bei digitalen Leistungen aus dem Ausland sind Rechnungsaussteller, Leistungsort und eine mögliche Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers zu prüfen. Eine Rechnung ohne IVA bedeutet nicht automatisch, dass in Spanien keine Umsatzsteuererklärung erforderlich ist. Unser Beitrag zur Umsatzsteuer auf Dienstleistungen innerhalb der EU erklärt diesen Ablauf getrennt vom Betriebsausgabenabzug.

Arbeitszimmer zu Hause: Verbrauchskosten und Immobilienkosten unterscheiden

Wird ein Teil der Hauptwohnung betrieblich genutzt, gilt für Wasser, Gas, Strom, Telefon und Internet grundsätzlich: 30 % des betrieblichen Flächenanteils bestimmen den IRPF-Abzug, sofern kein höherer oder niedrigerer Anteil nachgewiesen wird. Homeoffice bedeutet also nicht, dass pauschal 30 % sämtlicher Haushaltsrechnungen absetzbar sind.

Rechenbeispiel: Eine Wohnung mit 80 m² enthält ein tatsächlich betrieblich genutztes Arbeitszimmer von 12 m². Die monatlichen Verbrauchskosten, die in dieser IRPF-Berechnung berücksichtigt werden, betragen 200 EUR.

200 × 12 / 80 × 30 % = 9 EUR. Bleiben Beträge und Voraussetzungen zwölf Monate gleich, ergibt das 108 EUR im Jahr. Diese Rechnung betrifft die IRPF, nicht automatisch den Vorsteuerabzug.

Eigentumsbezogene Kosten wie IBI, Eigentümergemeinschaft und Abschreibung werden nach dem betrieblichen Teil und dem maßgeblichen Eigentumsanteil beurteilt. Bei Miete sind Vertrag, Nutzung und zurechenbarer Betrag zu prüfen. Kosten der Eigentümergemeinschaft sind keine Verbrauchskosten, auf die einfach die 30-%-Regel angewendet wird. Die AEAT unterscheidet diese Gruppen in ihren Zuordnungskriterien im IRPF-Handbuch 2025.

Halten Sie die steuerlichen Registrierungsangaben über das Modelo 036 aktuell und bewahren Sie Flächenberechnung, Rechnungen und Aufteilungsmethode auf. Eine gemeldete Quote ersetzt die tatsächliche berufliche Nutzung nicht. Auch die Tilgung eines Immobilienkredits wird dadurch nicht zur Betriebsausgabe.

Auto, Kraftstoff und Geschäftsreisen: keine allgemeine 50-%-Regel bei der IRPF

Bei einem privat und beruflich genutzten Pkw ist 50 % eine umsatzsteuerliche Vermutung, nachdem die betriebliche Nutzung und die weiteren Abzugsvoraussetzungen feststehen. Ein höherer Anteil muss nachgewiesen werden; auch ein geringerer Anteil kann festgestellt werden. Für bestimmte Fahrzeuge gilt eine 100-%-Vermutung, etwa bei bestimmten Personenbeförderungsleistungen oder Handelsvertreterfahrzeugen. Maßgeblich ist Artikel 95 des spanischen Umsatzsteuergesetzes.

Bei der IRPF setzt ein gewöhnlicher Pkw grundsätzlich eine ausschließliche betriebliche Zuordnung voraus, vorbehaltlich der geregelten Ausnahmen. Für Anschaffungskosten, Leasing oder Kraftstoff eines gemischt genutzten Pkw gibt es keinen allgemeinen IRPF-Abzug von 50 %. Fahrtaufzeichnungen können die Nutzung belegen, ändern aber nicht die anwendbare Regel.

Elektroantrieb, Kundenbesuche oder die Zahlung mit einer Geschäftskarte begründen allein keinen Abzug. Bei Bahnfahrten, Taxis, Hotels und Geschäftsreisen sollten Sie den betrieblichen Anlass samt Belegen festhalten. Enthält eine Reise auch Urlaubstage, sind trennbare betriebliche Ausgaben zu bestimmen, statt die gesamte Reise dem Betrieb zuzuordnen.

Eigene Mahlzeiten und Kundenbewirtung sind unterschiedliche Kosten

Für die eigene Verpflegung des Selbstständigen gelten besondere Voraussetzungen: betrieblicher Anlass, Ausgaben in Gastronomie- oder Beherbergungsbetrieben, elektronische Zahlung und entsprechende Nachweise. Ein normaler Arbeitstag reicht für den betrieblichen Zusammenhang nicht aus.

Für die höhere Übernachtungsgrenze muss die Gemeinde sowohl vom gewöhnlichen Arbeitsort als auch vom Wohnort abweichen. Die Beträge begrenzen tatsächliche Kosten; sie sind keine automatisch abziehbaren Tagespauschalen. Ein zulässiges Essen für 24 EUR ergibt 24 EUR Aufwand, nicht 26,67 EUR. Die Unterkunft wird getrennt geprüft. Die Bedingungen stehen im Abschnitt Ausgaben des Betriebsinhabers im IRPF-Handbuch 2025.

Ein Essen, zu dem Sie Kunden einladen, ist nicht automatisch Ihre eigene Verpflegung. Aufwendungen für die Bewirtung von Kunden und Lieferanten haben eine eigene Einordnung und eine Grenze von 1 % des Nettoumsatzes. Halten Sie Teilnehmer und geschäftlichen Anlass fest. Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug sind gesondert zu beurteilen.

Geräte, Versicherungen und Beiträge richtig berücksichtigen

Computer und Möbel: Anschaffung bedeutet nicht immer Sofortabzug

Mehrjährig genutzte Geräte werden üblicherweise als Anlagevermögen erfasst und über Abschreibungen abgezogen. Relevant sind steuerliche Anschaffungskosten, Inbetriebnahme, betriebliche Zuordnung und Abschreibungstabelle. Für die vereinfachte estimación directa gibt es eine besondere Tabelle, nicht dieselbe Laufzeit für jeden Computer und jedes Fahrzeug.

Für bestimmte neue materielle Anlagegüter mit einem Einzelwert bis 300 EUR ist eine freie Abschreibung möglich, insgesamt begrenzt auf 25.000 EUR je Steuerzeitraum. Damit wird nicht jeder Einkauf unter 300 EUR automatisch zum sofort absetzbaren Aufwand. Auch ist dies nicht die einzige Abschreibungsregel. Artikel 12 des spanischen Körperschaftsteuergesetzes regelt diese Möglichkeit; Artikel 15 enthält die zuvor genannte Grenze für Kunden- und Lieferantenbewirtung.

RETA und Krankenversicherung

RETA-Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Tätigkeit sind abzugsfähig. Maßgeblich sind tatsächliche Beiträge und entsprechende Nachberechnungen oder Anpassungen, nicht ein Beispielbeitrag aus einem Ratgeber. Alternative berufsständische Versicherungseinrichtungen haben eigene Voraussetzungen und Grenzen; nicht jede Einzahlung entspricht einem RETA-Beitrag.

Bei der Krankenversicherung können der Betriebsinhaber, der Ehepartner und im selben Haushalt lebende Kinder unter 25 Jahren berücksichtigt werden. Die Grenze beträgt 500 EUR jährlich je anspruchsberechtigter versicherter Person oder 1.500 EUR je Person mit Behinderung. Sie gilt nicht unterschiedslos für alle Familienmitglieder. Bei der Berufshaftpflicht sind betrieblicher Versicherungsschutz und Versicherungszeitraum zu prüfen.

Schwer nachweisbare Ausgaben: 5 %, höchstens 2.000 EUR

Bei der estimación directa simplificada beträgt der allgemeine Abzug für abzugsfähige Rückstellungen und schwer nachweisbare Ausgaben 5 % des positiven Nettogewinns vor diesem Abzug. Die Obergrenze liegt bei 2.000 EUR jährlich pro Steuerpflichtigem für alle Tätigkeiten zusammen. Berechnungsgrundlage ist nicht der Umsatz. Bei der normalen estimación directa gibt es diesen zusätzlichen Abzug nicht.

Artikel 30 der spanischen IRPF-Durchführungsverordnung enthält die Regel und den Ausschluss bei Nutzung der besonderen Ermäßigung für bestimmte wirtschaftlich abhängige Selbstständige oder Tätigkeiten mit einem einzigen nicht verbundenen Auftraggeber. Vor einer Kombination ist daher die passende Regelung zu bestimmen.

Rechenbeispiel für das vereinfachte Verfahren, ohne diese unvereinbare Ermäßigung und vor weiteren persönlichen Minderungen:

28.000 × 5 % = 1.400 EUR. Übersteigt das Ergebnis 2.000 EUR, greift die Obergrenze. Ein vorheriger Verlust begründet keinen weiteren Abzug. Unser Vergleich von módulos und estimación directa erläutert die Unterschiede der Verfahren.

Rechnungen, Zeiträume und Nachweise: fünf sinnvolle Prüfungen

Fordern Sie schon beim Kauf eine Rechnung mit den korrekten Steuerdaten an. Für den Vorsteuerabzug aus einer vereinfachten Rechnung benötigen Sie zusätzlich Ihre Steueridentifikationsnummer (NIF), Ihre Anschrift und den gesondert ausgewiesenen IVA-Betrag. Bitten Sie den Anbieter um diese Angaben; ein allgemeiner Bankbeleg ersetzt die Rechnung nicht. Geht das Original verloren, fordern Sie beim Lieferanten ein Duplikat nach der spanischen Rechnungsverordnung an.

Prüfen Sie jedes Quartal:

• Gehört die Ausgabe zum Betrieb und wurde sie nur einmal erfasst?
• Nennt die Rechnung den richtigen Käufer und die erbrachte Leistung?
• Wurde abziehbare Vorsteuer nicht zusätzlich als Aufwand angesetzt?
• Sind Investitionen von laufenden Ausgaben getrennt?
• Passt die zeitliche Zuordnung zum angewendeten Steuerverfahren?

Grundsätzlich ist die wirtschaftliche Zuordnung maßgeblich, nicht allein der Zahlungstag. Wahlmöglichkeiten nach Zu- und Abfluss sind an Voraussetzungen gebunden. Ein Jahresabonnement und eine Geräteanschaffung können mehrere Jahre betreffen. Der Aufwand mindert den Gewinn, nicht die Steuer Euro für Euro. Das Ergebnis hängt auch von den IRPF-Tarifstufen und Ihrer persönlichen Situation ab.

Wann die Ausgabenprüfung zur Strukturberatung wird

Wer international verkauft, ein Team aufbaut oder für Wachstum reinvestiert, braucht möglicherweise mehr als eine Ausgabenprüfung. Eine durchdachte US LLC kann Verträge, Bankkonten, Zahlungswege und Eigentumsverhältnisse in einer Unternehmensstruktur organisieren. Ihr Nutzen richtet sich nach Tätigkeit, Gesellschaftern, Steuerwohnsitz und Zielen, nicht nach einer pauschalen Liste von Abzügen.

Bei Exentax besprechen wir diese Faktoren mit Ihnen und koordinieren Gründung, Unterlagen, Bankanbindung und laufende Betreuung. Unser Vergleich von LLC und Selbstständigkeit in Spanien zeigt, wie die Perspektiven zusammenpassen. US-Ausgabenregeln ersetzen nicht automatisch die für Ihre Besteuerung im Wohnsitzstaat geltenden Vorschriften.

Bringen Sie Ihre Einnahmen- und Ausgabenzahlen, Ihre Tätigkeitsländer und die Punkte mit, die Sie verbessern möchten. Gemeinsam lässt sich beurteilen, ob Ihre bestehende Organisation optimiert oder eine internationale Struktur mit klarem unternehmerischem Zweck aufgebaut werden sollte.

Meine internationale Steuerstrategie gestalten