Com obtenir l'ITIN des de l'estranger: sol·licitud amb CAA i verificació del passaport
Demana l'ITIN amb Exentax: W-7, documents i verificació CAA sense enviar el passaport original a l'IRS. Preparació i acompanyament fins a la resposta.
Sol·licitar l'ITIN des de fora dels Estats Units pot ser un procés clar i ben acompanyat. Necessites una finalitat fiscal federal admesa, el Form W-7 i una identitat acreditada correctament. Amb Exentax tramitem l'ITIN mitjançant CAA sense que hagis d'enviar el passaport original a l'IRS: preparem la sol·licitud, coordinem la verificació i en seguim la resposta.
El resultat va més enllà de presentar un formulari. Vols tenir el número emès correctament al teu nom, conservar la carta d'assignació i saber on utilitzar-lo, tant si prepares una declaració personal com si forma part de la teva activitat amb una LLC.
Aquesta guia explica com obtenir un ITIN, quins documents has de reunir, què aporta la via CAA i què passa després de presentar. La sol·licitud es prepara per a la teva situació concreta; no s'afegeix automàticament el mateix tràmit a tots els propietaris d'una empresa.
Qui pot sol·licitar un ITIN a l'IRS?
L'Individual Taxpayer Identification Number identifica persones que necessiten un número fiscal federal dels Estats Units, però no tenen ni poden obtenir un SSN. L'ITIN és personal; l'EIN identifica la LLC. La nostra comparativa entre EIN, ITIN i SSN explica com encaixen aquestes funcions.
La primera pregunta és quin tràmit fiscal requereix la teva identificació. Pot ser el Form 1040-NR, una devolució sol·licitada amb aquesta declaració o una excepció específica documentada segons les instruccions del W-7. Ser propietari d'una LLC, per si sol, no obliga a obtenir un ITIN personal.
Una entitat financera també pot demanar un TIN americà. Revisem què et demana i per a què. Les condicions comercials de l'entitat i els requisits fiscals de l'IRS són dues qüestions diferents; entendre-les permet preparar la sol·licitud adequada.
Form W-7: amb declaració o amb una excepció documentada
La via general consisteix a presentar W-7 i declaració federal conjuntament. Quan un no resident ha de presentar una declaració personal als Estats Units, normalment s'utilitza el Form 1040-NR. L'IRS assigna l'ITIN i remet la declaració perquè es processi. Són actuacions relacionades, però diferents.
Les instruccions oficials del W-7 estableixen excepcions al requisit d'adjuntar una declaració. Cadascuna demana proves concretes. Escriure que vols obrir un compte o invertir no és, per si mateix, aquesta justificació.
Tres exemples il·lustratius ajuden a distingir les vies:
- Devolució d'una retenció: es reuneixen els justificants de la renda i de l'import retingut. Si cal presentar 1040-NR i la persona no té ni pot obtenir SSN, es prepara el W-7 amb la declaració.
- Participació en una partnership: s'examinen l'acord, els documents de l'entitat, la renda i els requisits de l'excepció corresponent. Tenir la participació no substitueix aquesta comprovació.
- Operació immobiliària subjecta a FIRPTA: els documents de la transmissió i el tràmit concret determinen com coordinar la sol·licitud. La via d'una excepció i la d'una declaració posterior no són intercanviables.
Escollir primer la via permet demanar-te els documents adequats. Saps què necessitem, quina funció té cada document i com prepararem el treball.
Documents per demanar l'ITIN: què has de preparar
La sol·licitud reuneix tres blocs: W-7 signat, declaració o proves de l'excepció i identificació. Per a un sol·licitant principal adult, un passaport vigent acostuma a acreditar per si sol identitat i condició d'estranger. Les sol·licituds de dependents tenen regles addicionals, inclosa la residència als Estats Units quan correspon.
L'IRS admet originals i còpies certificades per l'organisme que ha expedit el document. Una fotocòpia simple o una còpia notarial ordinària no equivalen, per si soles, a aquesta certificació. Un CAA també pot autenticar documents dins de les seves facultats.
Per començar, reuneix:
- Passaport vigent amb les dades completes i llegibles.
- Nom i cognoms exactament com apareixen al document d'identitat.
- Data de naixement, nacionalitat i domicili personal actual.
- Adreça postal on puguis rebre comunicacions.
- Número fiscal del país de residència fiscal, si te n'han assignat un.
- Cartes anteriors de l'IRS i qualsevol ITIN o IRSN previ.
- Documents de la declaració, retenció, participació o operació que justifica el tràmit.
És una llista per preparar el cas, no una instrucció per enviar-ho tot a l'IRS. Exentax concreta què es verifica, què s'adjunta i què has de conservar.
ITIN amb CAA sense enviar el passaport original a l'IRS
Un Certifying Acceptance Agent (CAA) pot autenticar determinats documents i retornar-los després de verificar-ne l'autenticitat. L'IRS diferencia el CAA de l'Acceptance Agent: tots dos ajuden amb la sol·licitud, però no tenen les mateixes facultats d'autenticació.
A Exentax fem servir la via CAA perquè no hagis d'enviar el passaport original a l'IRS. T'expliquem com s'organitza la verificació, què has de preparar i com signar. Tens un equip disponible durant la preparació i el seguiment.
Per a qui viu a l'estranger, l'avantatge és pràctic: aquesta via no requereix viatjar a una oficina de l'IRS ni enviar-hi el passaport. La verificació d'identitat continua formant part del procés. Si hi ha dependents o altres documents, en revisem les regles específiques abans de presentar.
Com emplenar el W-7: noms, adreces i números anteriors
El formulari és breu, però cada camp té una funció. S'hi fan constar les dades reals de la persona, separades de les de la societat.
Nom, domicili personal i adreça postal
El nom ha de coincidir amb el document d'identitat. Si el nom de naixement és diferent, s'emplena el camp corresponent. El sol·licitant és la persona, no la seva LLC.
La línia 2 indica l'adreça postal; la línia 3, l'adreça estrangera segons les regles aplicables. Un no resident que presenta amb el motiu b ha d'indicar una adreça estrangera completa. Els codis postals estrangers són vàlids: s'escriuen amb la població, la regió i el país, sense substituir-los per un ZIP americà.
L'adreça del registered agent de la LLC no es fa servir com si fos la teva residència personal. Separar domicili i correspondència permet rebre les comunicacions sense alterar les dades reals del sol·licitant.
Dades fiscals, documents i signatura
La línia 6b recull el número fiscal del país de residència fiscal, si existeix. Les línies 6e i 6f identifiquen un ITIN o IRSN anterior. La data de naixement utilitza el format MM/DD/YYYY i les dades del passaport han de correspondre al document vigent.
Després es revisen el motiu, la declaració o excepció i la signatura. Si signa un representant, es comproven les facultats i els documents exigits. Reps instruccions concretes per completar aquest pas, no un formulari buit que hagis d'interpretar sol.
Presentació, terminis i seguiment de la resposta
La guia de presentació de l'IRS explica com reunir i enviar la sol·licitud. Si s'adjunta una declaració, s'envia amb el W-7 pel canal ITIN, no separadament a l'adreça habitual de la declaració.
A Exentax organitzem el treball en cinc passos:
- Revisió inicial: confirmar finalitat fiscal, tipus de sol·licitud i abast del servei.
- Preparació: reunir les dades i preparar W-7, declaració o proves de l'excepció.
- Verificació CAA: coordinar identitat i signatura sense enviar el passaport original a l'IRS.
- Presentació i seguiment: conservar els documents enviats i atendre peticions d'aclariment.
- Lliurament i ús: revisar amb tu la carta d'assignació i explicar on incorporar el número.
L'IRS indica 7 setmanes per comunicar l'estat, o de 9 a 11 setmanes per a sol·licituds des de l'estranger o durant el període de més volum, del 15 de gener al 30 d'abril. Són terminis de referència, no dates de resolució garantides.
Una petició d'informació s'atén sobre la sol·licitud presentada. No enviem una segona petició automàticament perquè encara no hagi arribat la carta. La còpia dels documents i la data de presentació permeten fer-ne un seguiment amb criteri.
Cost de l'ITIN i contingut de la gestió
L'IRS no cobra cap taxa per emetre l'ITIN. Els honoraris professionals corresponen a preparació, verificació i acompanyament. Una declaració fiscal que hagi d'acompanyar-lo és un treball amb abast propi.
Abans de començar, Exentax confirma què inclou el servei: elegibilitat, W-7, coordinació CAA, documents fiscals necessaris, presentació i seguiment. Si cal preparar una declaració, queda definit a la proposta. Pots valorar el servei complet sense confondre honoraris amb taxes públiques.
Quan arriba l'ITIN: com utilitzar-lo i quan renovar-lo
Conserva la carta d'assignació i comprova nom i número. Després s'incorpora l'ITIN a les declaracions o documents que el necessiten. Per als formularis lliurats a pagadors, consulta la guia de W-8BEN, W-8BEN-E i W-9: la tria depèn del titular i la classificació fiscal, no només de tenir un ITIN.
Si operes amb una LLC, l'EIN de l'empresa continua separat del teu número personal. Exentax coordina tots dos amb els documents fiscals i bancaris que corresponen a la teva estructura.
Un ITIN no utilitzat en una declaració federal durant tres exercicis fiscals consecutius caduca al final del tercer. Es renova quan està caducat i s'ha de tornar a incloure en una declaració federal. No existeix una renovació anual general. Si només s'utilitza en declaracions informatives de tercers, l'IRS indica que no cal renovar-lo per aquest ús.
Preguntes sobre la sol·licitud d'ITIN amb CAA
Puc obtenir un ITIN vivint fora dels Estats Units?
Sí, si hi ha una finalitat fiscal admesa i no tens ni pots obtenir un SSN. Exentax organitza la sol·licitud i la verificació CAA sense que hagis d'enviar el passaport original a l'IRS.
Es pot demanar l'ITIN sense presentar Form 1040-NR?
Sí, quan compleixes una excepció documentada al requisit d'adjuntar una declaració. Es revisen el motiu del W-7 i les proves necessàries; no hi ha una sola excepció per a totes les sol·licituds.
Necessito ITIN per constituir una LLC?
No pel simple fet de constituir-la. La LLC s'identifica amb el seu EIN. La necessitat d'ITIN depèn de la situació personal del propietari i del tràmit fiscal que hagi de fer.
Què fa el CAA en una sol·licitud d'ITIN?
Verifica documents dins de les seves facultats i ajuda a preparar i presentar la sol·licitud. Aquesta via permet gestionar la identitat sense enviar el passaport original a l'IRS, que és qui assigna el número.
Si el meu ITIN ha caducat, he de demanar-ne un de nou?
Quan correspon, es renova l'ITIN existent en lloc d'ometre'l en una petició nova. Per això revisem la carta d'assignació i l'ús anterior abans de presentar.
El teu ITIN, amb un equip que s'ocupa del procés
Explica'ns per a què necessites el número i si ja tens una LLC o cartes de l'IRS. Exentax revisa la teva situació, prepara la via adequada i t'acompanya en la presentació i l'ús posterior. Tu saps què has d'aportar; nosaltres organitzem el treball.