Com obtenir l’ITIN: número fiscal de l’IRS per a no residents

L’ITIN només té sentit quan hi ha propòsit fiscal federal: W-7, W-8BEN, retenció, 1040-NR, FIRPTA, K-1, royalties o exigència de broker.

Si viu fora dels Estats Units però l'IRS espera alguna cosa de vostè, retencions a recuperar, impostos federals a declarar, dividends americans, una LLC amb un Form 1040-NR pendent, una venda d'immoble a Florida amb retenció FIRPTA, royalties d'un llibre a Amazon KDP, hi ha un tràmit del qual no podrà escapar: l'ITIN. És la peça fiscal que l'identifica davant l'IRS quan no és resident i, per tant, no té ni pot tenir un Social Security Number (SSN). Sense ITIN no es tanca el cercle: ni hi ha reemborsaments, ni s'aplica el conveni USA-Espanya de manera neta, ni es completen les declaracions que el sistema americà exigeix quan el seu nom apareix com a contribuent.

I alhora és un dels tràmits pitjor explicats de tot l'univers americà. La web de l'IRS li porta a un PDF, el PDF a un altre PDF, pel camí li demanen passaports originals, li parlen d'un Certifying Acceptance Agent (CAA), apareixen oficines TAC amb cita prèvia, els documents acaben a Austin (Texas) i, si s'equivoca en una casella del Form W-7, rep una CP-566 Notice sis mesos després amb la sol·licitud rebutjada. Sense ITIN, sense reemborsament i, en molts casos, sense possibilitat pràctica de presentar el model americà que necessitaves.

A Exentax hem tancat centenars de processos d'ITIN per a residents a Espanya i a Amèrica Llatina. Aquesta guia és la versió real: per a què serveix, quan el necessita, com es sol·licita, quant triga, quins són els errors típics i per què tenir un equip americà gestionant el W-7 evita la majoria dels rebutjos. Si després de llegir-la té clar que en necessita un, podem fer-lo nosaltres per vostè, de cap a peus.

Què és exactament l'ITIN

L'ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) és un número fiscal de nou dígits, amb format 9XX-XX-XXXX, que l'IRS emet a persones físiques que tenen una obligació o dret de presentar una declaració o un formulari fiscal als EUA i que no són elegibles per obtenir un Social Security Number. Viu a la base TIN de l'IRS al costat del SSN i de l'EIN (aquest últim és per a entitats, com la seva LLC).

El que l'ITIN no és:

No li permet treballar legalment als EUA.
No li dona dret a beneficis socials (Social Security, Medicare).
No és un permís de residència ni un visat.
No l'eximeix del Form 5472 si té una LLC unipersonal estrangera.

El que l'ITIN sí fa:

L'identifica com a contribuent persona física davant l'IRS.
Li permet presentar Form 1040-NR (declaració de no resident).
L'habilita per reclamar reemborsaments de retencions excessives (per exemple, el 30% retingut en dividends, royalties, vendes d'immobles o premis).
Permet que passarel·les, brokers i bancs americans apliquin el seu W-8BEN correctament.
És el número que figura en qualsevol K-1 que rebi la seva LLC amb socis estrangers.
És obligatori per a dependents/spouses declarats en una declaració estatunidenca.

> Si vol entendre el paper del W-8BEN i per què encaixa tan bé amb un ITIN ben emès, té la <a href="/ca/blog/w-8ben-i-w-8ben-e-fatca-bancs-i-retencions">guia completa del W-8BEN i W-8BEN-E</a>.

Quan necessita un ITIN: els sis casos típics

No tothom necessita ITIN. Abans de gastar temps i diners, convé comprovar que la seva situació encaixa en algun dels sis supòsits següents. Aquests són els que veiem cada setmana a Exentax:

Els casos típics en detall

Reclamació de retenció excessiva sobre dividends USA. Resideix a Espanya, té accions americanes a través d'un broker (IBKR, Charles Schwab, Fidelity) i rep dividends. Sense W-8BEN funcionant amb un TIN estranger vàlid, el broker li reté un 30%. Amb un ITIN i el W-8BEN, normalment baixes al 15% per conveni. Si ja li han retingut de més, el reemborsament passa per un Form 1040-NR + W-7.
Royalties d'Amazon KDP, Apple, plataformes SaaS o YouTube. Plataformes com Amazon KDP, Apple Books, Adobe Stock o alguns programes d'afiliats americans retenen el 30% si no reben un W-8BEN vàlid amb TIN. Un ITIN ben emès baixa la retenció al 0%, 5% o 10% segons el tipus de renda i el conveni aplicable.
Venda d'immoble als EUA amb retenció FIRPTA. Si ve un immoble americà sent no resident, FIRPTA reté un 15% sobre el preu brut de venda. Per recuperar la diferència entre la retenció i l'impost real (sovint milers o desenes de milers de dòlars), es presenta un Form 1040-NR. Sense ITIN, no es presenta.
Soci estranger en una entitat americana amb K-1. Si formes part d'una multi-member LLC o d'una partnership estatunidenca, rebrà cada any un Schedule K-1 amb la seva participació en els beneficis, i l'entitat ha de retenir-li (Form 8804/8805). Per reportar correctament i, si escau, recuperar excessos, necessita ITIN.
Cònjuge o dependent declarat en una declaració USA. Quan algú declara als EUA i vol incloure un cònjuge o fills no residents, aquest cònjuge/fill necessita ITIN.
Premis, beques, conferències pagades als EUA. Si ha rebut un premi, una beca d'un programa universitari americà, o ingressos puntuals per donar una conferència, el més probable és que li hagin retingut un 30% i necessiti ITIN per recuperar el que sigui recuperable.

Hi ha un setè perfil més subtil: el propietari d'una LLC unipersonal que en sentit estricte no necessita ITIN per presentar el Form 5472 + 1120 pro forma (la seva LLC s'identifica amb EIN i, a la casella del foreign owner, n'hi ha prou amb el nom, adreça i país de residència fiscal). Però si aquesta mateixa persona també té activitats personals que sí generen obligació de Form 1040-NR (FIRPTA, dividends, K-1 d'una altra estructura), l'ITIN deixa de ser opcional.

L'estructura documental: W-7, declaració fiscal, identificació

El procés d'ITIN gira al voltant de tres elements. Saltar-se'n un és pràcticament garantia de rebuig:

Form W-7 (Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number). És la sol·licitud pròpiament dita. Té una casella decisiva, la Reason for submitting, que ha d'estar marcada amb el codi correcte (a, b, c, d, e, f, g, h). Cada motiu s'acompanya d'una documentació de suport diferent. Marcar la casella equivocada és l'error més freqüent.
Declaració fiscal estatunidenca que justifiqui l'ITIN. Tret d'excepcions taxades (típicament: aplicar un conveni fiscal sobre ingressos passius via W-8BEN davant un retenidor americà), el W-7 es presenta juntament amb la declaració fiscal que motiva la sol·licitud (1040-NR, 1040 conjunt amb cònjuge americà, 1042-S, 8288 FIRPTA, etc.). Sense aquesta declaració, l'ITIN es rebutja per manca de causa.
Identitat acreditada amb document original o còpia certificada. L'IRS exigeix verificar la seva identitat amb passaport (és l'únic document que per si sol cobreix les dues proves: identitat i "foreign status"). Hi ha tres maneres vàlides d'acreditar el passaport: (a) enviar l'original per correu a Austin (Texas), (b) presentar-se a una oficina TAC de l'IRS als EUA, o (c) fer-ho a través d'un CAA (Certifying Acceptance Agent) autoritzat, que verifica el passaport físicament i emet un Certificate of Accuracy.

És aquí on la majoria de sol·licitants residents a Espanya s'encallen. Enviar el passaport original per correu a Texas durant setmanes no és una opció raonable per a gairebé ningú. Viatjar als EUA a una TAC tampoc. Per això la via CAA és la que té sentit.

Com ho fem a Exentax: procés ITIN ben encarrilat

A Exentax operem amb la xarxa CAA i gestionem l'ITIN com un procés tancat. La seva única tasca és lliurar-nos els documents que demanem i signar el W-7 quan estigui llest. La resta ho fem nosaltres:

Diagnòstic previ. Abans de tocar res, comprovem que necessita l'ITIN (no tots els casos el requereixen) i, sobretot, sota quin motiu del W-7 sol·licitarà. Marcar bé la casella "Reason for submitting" és el que diferencia una sol·licitud aprovada d'una CP-566 Notice sis mesos després.
Preparació de la declaració fiscal de suport. Si el seu motiu exigeix Form 1040-NR (FIRPTA, dividends, K-1, etc.), la preparem. Si el seu cas és un dels excepcionals que aplica via W-8BEN, ho documentem correctament.
Verificació d'identitat per CAA. Coordinem la verificació del passaport mitjançant la xarxa CAA. Vostè no envia el passaport original a Texas. La verificació es fa de manera segura.
Enviament i seguiment. Empaquetem W-7 + declaració + Certificate of Accuracy + qualsevol documentació de suport i ho enviem a l'IRS. Fem el seguiment de l'expedient i l'avisem quan s'emet l'ITIN.
Notificacions IRS. Si arriba una CP-566, CP-567 o qualsevol comunicació de l'IRS, la responem per vostè.
Aplicació posterior de l'ITIN. Un cop emès, li lliurem un breu pla d'acció: com aplicar-lo al seu broker, a Amazon KDP, a Stripe, al seu W-8BEN i a qualsevol formulari on abans posaves "applied for" o "N/A".

Terminis reals: quant triga actualment

El termini oficial publicat per l'IRS és de 7 a 11 setmanes des de la recepció de la sol·licitud. La realitat dels últims dotze mesos, especialment entre gener i juny (temporada alta de declaracions), està més a prop de 3 a 5 mesos en molts casos. Si la sol·licitud arriba entre juliol i novembre, els terminis solen escurçar-se i tornem a estar a la franja de les 8-12 setmanes.

Tres factors acceleren o alenteixen el procés:

Qualitat del W-7. Una sol·licitud completa, amb motiu correcte, declaració ben preparada i verificació CAA, gairebé mai no rep una notice de subsanació. Un W-7 amb caselles mal marcades és el motiu número u de retard.
Temporada de presentació. Enviar entre febrer i abril significa cua.
Documents físics. Si va per la via d'enviar passaport per correu, suma-li el temps d'anada i tornada del document (setmanes). Per això recomanem sempre la via CAA.

Costos i errors comuns

L'IRS no cobra taxa per emetre un ITIN. Els costos que apareixen en el procés són els del CAA i, si escau, els del preparador de la declaració 1040-NR. A Exentax treballem amb un pressupost tancat per a un procés ITIN ben encarrilat que comuniquem abans de començar, sense sorpreses. Els sis errors més típics que veiem quan algú intenta fer l'ITIN pel seu compte són sempre els mateixos:

Marcar el motiu equivocat al W-7 (especialment confondre motiu "b" amb motiu "h" o aplicar el motiu "a" sense conveni aplicable).
Enviar el W-7 sense la declaració fiscal de suport quan aquesta era obligatòria.
Enviar fotocòpies simples del passaport en lloc d'original o còpia certificada.
Posar una adreça estrangera mal formatada (codis postals no americans, països amb abreviatura no estàndard).
No signar el W-7 a mà, en tinta, amb la data correcta.
Sol·licitar ITIN per a perfils que en realitat no el necessiten (típicament, propietaris de single-member LLC sense activitat personal als EUA).

Qualsevol d'aquests errors deriva en una CP-566 o CP-567 Notice i, en el pitjor cas, a haver de refer el procés des de zero l'any següent.

ITIN, banca i estructura operativa de la seva LLC

Si està començant i encara no té la LLC muntada, el lògic és treballar les dues peces en paral·lel: <a href="/ca/blog/llc-vs-autonom-espanya-estructura-banca-i-fiscalitat">la LLC com a alternativa a l'autònom</a>, l'<a href="/ca/blog/ein-per-a-llc-sense-ssn-ni-itin-amb-criteri">EIN</a> i, quan apliqui a la seva situació personal, l'ITIN. I si ja té LLC però està rebent retencions americanes que no entén, gairebé sempre la peça que falta per netejar la situació és aquesta.

Renovació i caducitat: compte amb els ITIN adormits

Un ITIN pot caducar. La regla històrica de l'IRS és que un ITIN no usat en una declaració fiscal durant tres anys consecutius queda inactiu. I els ITIN emesos abans de 2013 s'han anat renovant per blocs segons els dígits del mig. A la pràctica, si el seu ITIN ha estat adormit durant anys i el torna a necessitar (perquè ha venut un immoble, o perquè torna a tenir dividends americans), convé comprovar que segueix actiu abans d'aplicar-lo. Si no ho està, es reactiva amb un W-7 marcant "renew an existing ITIN".

Per què tenir Exentax al darrere canvia el resultat

L'ITIN sembla un tràmit menor fins que l'intentes fer sol i descobreixes que l'IRS no torna trucades, que el formulari té matisos que només s'aprenen després de desenes de casos, i que un rebuig li pot costar un altre any sencer sense recuperar la seva retenció. El que aporta un equip com el nostre és exactament el contrari: un procés conegut, una verificació CAA segura, una declaració de suport preparada per comptables americans, i la tranquil·litat que si arriba qualsevol notice, la responem nosaltres en termini.

A Exentax revisem els teus números reals en context: fiscalitat, banca, compliment, pagaments i moviment de diners. L’objectiu no és una estructura bonica sobre el paper, sinó una decisió operativa sòlida.

Cada cas és individual. La legislació americana canvia i l'IRS endureix criteris de validació cada pocs anys. Però el principi continua sent el mateix: sense ITIN no es tanca el cercle fiscal amb els Estats Units, i muntar bé aquest cercle és el que separa el qui recupera les seves retencions del qui les perd silenciosament cada any.

A Com obtenir l’ITIN: número fiscal de l’IRS per a no residents, la LLC no es presenta com una drecera fiscal, sinó com una entitat l'efecte de la qual depèn del titular, de la residència fiscal, de l'activitat i de la documentació conservada. La pregunta seriosa és quin país grava el resultat, quan s'ha de declarar i amb quines proves es defensa.

Models informatius. Comptes als EUA amb saldo mitjà o final >50.000 € a l'exercici: Model 720 (Llei 5/2022 després de la STJUE C-788/19, 27/01/2022, sancions ara dins del règim general LGT). Operacions vinculades amb la LLC i dividends repatriats: Model 232. Criptoactius custodiats als EUA: Model 721. Exentax ho treballa amb mètode: context, suport documental i tancament operatiu.

Criteri de decisió: Com obtenir l’ITIN

La sol·licitud d'ITIN es llegeix de manera més serena com un procediment documentat estable que com un esdeveniment puntual. Les peces necessàries — un Form W-7 vàlid, un motiu de declaració federal que justifiqui la necessitat d'ITIN i un document d'identitat acceptat per l'IRS — defineixen un procés discret que no canvia d'any en any.

> <a href="/ca/agendar">Revisar la meva estructura</a>

L’ITIN no és un detall administratiu. És un identificador fiscal federal dels EUA amb una finalitat tributària concreta. Exentax verifica elegibilitat, relació amb la LLC o l’expedient fiscal, documents i lògica bancària abans de preparar la sol·licitud.

Les obligacions davant la FinCEN i l'IRS han canviat els darrers anys; aquest és l'estat vigent:

BOI / Corporate Transparency Act: abast FinCEN actual. Després de la interim final rule de la FinCEN de març de 2025, l'obligació BOI va quedar restringida a les foreign reporting companies: entitats constituïdes fora dels EUA i registrades per operar en un estat. Una LLC formada als EUA i propietat d'un no resident no és declarant BOI per defecte dins l'abast vigent. La feina professional no és presentar per inèrcia: és conservar prova de constitució, qualsevol acusament anterior, registres de beneficiaris efectius i una nota d'abast datada, i tornar a verificar FinCEN abans de tancar l'expedient anual. Estat actual: fincen.gov/boi. A Exentax separem aquest punt del cas ITIN perquè el client entengui què és identificació fiscal personal i què pertany al perímetre societari de la LLC.

EIN i notificacions. Sense EIN no es presenta el Form 5472; la revisió BOI/FinCEN es documenta només si l'entitat entra dins l'abast vigent o si canvia la norma. L'IRS no avisa abans de sancionar; les multes apareixen quan s'actua contra l'EIN o es rebutja una presentació posterior.