W-8BEN i W-8BEN-E: FATCA, bancs i retencions

El W-8BEN-E no és un paper d'arxiu: sosté bancs, brokers, plataformes, beneficiari fiscal, FATCA, treaty i retencions quan una LLC opera fora dels EUA.

El W-8BEN-E no és un formulari més: indica a bancs, brokers i plataformes qui cobra, qui tributa i quin conveni pot aplicar-se. Per a una LLC de no residents, omplir-lo bé manté cobraments, comptes d'inversió, compliance i arxiu fiscal alineats.

Aquesta guia és la versió completa, en català, sense tecnicismes innecessaris però rigorosa. Entendràs què són aquests formularis, en què es diferencien, qui ha de presentar cadascun, on, com s'omplen pas a pas i quins errors li poden sortir cars.

Què són els W-8 i per què existeixen

Els formularis de la sèrie W-8 són documents de l'<a href="https://www.irs.gov" target="_blank" rel="noopener">IRS</a> (l'agència tributària dels EUA) mitjançant els quals una persona o entitat no nord-americana declara al pagador que no és contribuent fiscal als EUA i, si escau, que s'acull a un conveni de doble imposició per reduir o eliminar la retenció per defecte.

La regla general als EUA és que qualsevol pagament d'origen nord-americà a una persona o entitat estrangera està subjecte a una retenció del 30% llevat que el receptor demostri el contrari. Aquesta demostració es fa, precisament, amb un W-8.

Els més utilitzats són dos:

• W-8BEN: per a persones físiques no nord-americanes (un català, un mexicà, un alemany… que cobra d'origen USA).
• W-8BEN-E: per a entitats no nord-americanes (la seva LLC, la seva SL, la seva GmbH…).

Existeixen altres (W-8ECI, W-8IMY, W-8EXP) per a casos més específics que deixem fora d'aquesta guia.

Diferència clau entre W-8BEN i W-8BEN-E

Una Single-Member LLC de no resident no es resol per plantilla. Si la LLC és disregarded i el beneficiari efectiu és una persona física estrangera, molts fluxos documenten l'estatus fiscal del titular amb W-8BEN. El W-8BEN-E entra quan el pagador necessita documentar una entitat, quan el titular és una entitat o quan l'onboarding ho exigeix expressament.

Per què serveixen a la pràctica

Per evitar la retenció del 30% sobre pagaments d'origen USA. El conveni entre els EUA i Espanya (i equivalents amb molts altres països) redueix aquesta retenció a:

• 0% sobre la majoria de rendes empresarials (serveis prestats des de fora dels EUA sense establiment permanent).
• 15% sobre dividends d'empreses nord-americanes (10% en participacions qualificades).
• 0% sobre interessos en general.
• 0-10% sobre royalties segons el tipus.

Sense un W-8 signat, el pagador reté el 30% i envia els diners a l'IRS. Amb un W-8 ben fet, pot rebre els pagaments íntegres (cas més comú per a serveis) o amb la retenció reduïda del conveni.

Qui els ha de presentar

El formulari el presenta qui rep els diners, no qui els paga. És a dir:

• Vostè com a persona física si cobra directament d'USA (ex. assessor independent i un client americà li paga via Wise, o un broker li ingressi dividends al seu nom): W-8BEN.
• La seva LLC o societat si el pagador exigeix documentar una entitat: pot correspondre W-8BEN-E, però en una Single-Member LLC disregarded amb titular persona física pot correspondre el W-8BEN del beneficiari efectiu.

Quan presentar-los

• En obrir qualsevol compte en un banc, fintech o broker nord-americà.
• En donar d'alta el seu negoci en una passarel·la de pagament (Stripe, PayPal Business, Square...).
• Quan un client USA te'l demani abans de pagar-li per primera vegada.
• En la renovació cada 3 anys (o abans si canvien dades: adreça, país de residència, etc.).

On es lliuren

A diferència d'altres formularis IRS, el W-8 no s'envia a l'IRS. Es lliura al pagador (banc, broker, plataforma, client) que el conserva als seus arxius. Si l'autoritat fiscal li demana comptes, el pagador justifica amb el seu W-8 per què no va aplicar la retenció del 30% o per què va aplicar la del conveni.

Les plataformes més habituals tenen formularis W-8 integrats al seu flux d'alta:

• Stripe (US i Stripe Atlas): W-8BEN-E embegut en crear el compte.
• PayPal Business: el demana en verificar el compte d'empresa.
• Mercury, Relay, Slash, Wise Business: per defecte no exigeixen W-8 per operar. Només el demanen si una verificació puntual de compliance ho requereix; si la plataforma no te'l reclama, no necessita signar-ne cap.
• Interactive Brokers, Tradovate, Charles Schwab: el demanen a l'alta com a client no resident.
• AdSense, YouTube, Twitch, Amazon KDP, App Store Connect: tenen el seu propi assistent W-8.

Com omplir un W-8BEN pas a pas (persona física)

Estructuri: una sola pàgina dividida en 3 parts.

Part I, Identificació del beneficiari:

1. Name of individual: el seu nom complet com apareix al passaport o DNI.
2. Country of citizenship: la seva nacionalitat.
3. Permanent residence address: adreça de la seva residència fiscal real, no un PO Box ni adreça als USA.
4. Mailing address: només si és diferent de l'anterior.
5. US TIN (SSN/ITIN): només si en té. La majoria de no residents ho deixen en blanc.
6. Foreign tax identifying number: el seu NIF/NIE.
7. Reference number: rares vegades; deixa en blanc llevat que el pagador ho demani.
8. Date of birth: format MM-DD-YYYY.

Part II, Conveni fiscal:

1. Indica el país amb el qual té conveni: "Spain" si és resident fiscal a Espanya.
2. Detall especial: només s'omple si reclames un tipus reduït específic (royalties, beques, etc.). Per a serveis professionals prestats des de fora d'USA, normalment no s'omple.

Part III, Certificació:

Signi, data i nom. Està declarant sota perjuri que les dades són certes. Mentir aquí li fica en problemes amb dues administracions alhora.

Com omplir un W-8BEN-E pas a pas quan aplica a l'entitat

És més llarg (8 pàgines) i només s'ha d'omplir quan el pagador demana documentar una entitat o un cas FATCA/treaty concret. En una LLC de no resident cal revisar primer si el formulari correcte és el W-8BEN del beneficiari efectiu o el W-8BEN-E d'una entitat.

Part I, Identificació de l'entitat:

1. Name of organization: raó social exacta de la seva LLC.
2. Country of incorporation: "United States".
3. Disregarded entity name: deixa en blanc.
4. Chapter 3 status: no marqui "Corporation" per defecte. Depèn de la classificació fiscal real, de si hi ha una election i del que el pagador està documentant.
5. Chapter 4 status (FATCA): marca "Active NFFE" si la seva LLC factura per serveis o ven productes. Si és vehicle d'inversió passiva, "Passive NFFE".
6. Permanent residence address: adreça fiscal permanent de l'entitat documentada; no faci servir l'adreça d'un registered agent als EUA com a residència si no correspon.
7. Mailing address: opcional.
8. US TIN (EIN): l'EIN de la seva LLC.
9. GIIN: deixa en blanc llevat que la LLC sigui entitat financera registrada al FATCA.
10. Foreign TIN: només si correspon a la persona o entitat documentada; no inventi NIF, ITIN o FTIN per tancar el formulari.

Part III, Conveni fiscal:

• Marqui que el beneficiari resideix fiscalment a Spain.
• Indica que compleix la limitació de beneficis (Art. 17 del conveni USA-Espanya).
• Indica l'article del conveni i el tipus reduït aplicable.

Part XXV, Active NFFE: una casella declarant que més del 50% dels ingressos són actius.

Part XXX oficial del W-8BEN-E (Certificació): signatura, nom, càrrec i data.

Errors comuns que li costaran diners

1. Posar adreça USA com a residència permanent. El sistema ho interpreta com US person.
2. Usar W-8BEN quan caldria W-8BEN-E (o al revés).
3. No signar. Sense signatura vàlida, el formulari no compta.
4. Oblidar el Foreign TIN quan el pagador l'exigeix.
5. No marcar Chapter 4 status. Sense ell, retencions FATCA del 30%.
6. Reclamar un tipus de conveni que no li correspon.
7. No renovar als 3 anys.

Validesa i renovació

El W-8 signat val 3 anys naturals complets des de la data de signatura. Si en aquest termini canvien dades substancials, ha de presentar-ne un de nou. Convé marcar al calendari la renovació: la majoria de plataformes avisen, però no totes.

Relació amb el conveni USA-Espanya

El Conveni entre el Regne d'Espanya i els Estats Units d'Amèrica per evitar la doble imposició i prevenir l'evasió fiscal, signat el 1990 i modernitzat pel Protocol de 2013 en vigor des de 2019, és la base legal sobre la qual es recolzen la majoria de tipus reduïts del W-8 quan és resident espanyol. En particular:

• Beneficis empresarials (Art. 7): sense establiment permanent als EUA, els beneficis es graven només a Espanya. Resultat per a serveis prestats des de fora d'USA: 0% de retenció.
• Dividends (Art. 10): retenció reduïda al 15% (10% en participacions qualificades).
• Interessos (Art. 11): generalment 0%.
• Royalties (Art. 12): entre 0% i 10% segons el tipus.

Si vol entendre com encaixa amb la seva LLC, llegeix també la <a href="/ca/blog/cdi-usa-espanya-com-aplicar-lo-a-la-teva-llc">guia sobre el conveni de doble imposició USA-Espanya aplicat a LLC</a>.

Casos pràctics per plataforma

• Stripe (US o Atlas): pot demanar un flux W-8 embegut en crear el compte. No l'ompli per plantilla: revisi si documenta la LLC, el beneficiari efectiu o tots dos, i validi EIN, adreça fiscal, FATCA i treaty abans de signar.
• PayPal Business: demanat en verificar el compte business. Pugi el PDF signat.
• Mercury / Relay / Slash: no el demanen a l'onboarding estàndard de la seva LLC. Només si una revisió puntual de compliance ho exigeix; si la plataforma no te'l reclama, no cal signar-ne cap per operar.
• Wise Business: mateix criteri que Mercury / Relay: només si te'l demanen expressament. No és un tràmit per defecte en donar d'alta la LLC.
• Interactive Brokers: demana certificació fiscal a l'alta. El formulari i la casella depenen del titular real del compte; per dividends USA, el treaty pot reduir la retenció al 15% quan el beneficiari compleix els requisits.
• AdSense / YouTube / Amazon KDP / App Store / Twitch: cadascun té el seu assistent.

Com l'ajuda Exentax

A Exentax preparem el W-8 correcte per al seu cas allà on realment és exigit: Stripe, IBKR i altres brokers, plataformes d'afiliació, AdSense / YouTube / Amazon KDP i qualsevol pagador USA que en demani un. A Mercury, Relay, Slash o Wise només els signem si la plataforma ho demana expressament. Si ja li han aplicat el 30% per un W-8 mal fet, també revisem si és viable demanar la devolució via 1042-S i formularis associats, encara que sempre és molt més barat fer-ho bé des de l'inici.

> Cada cas és individual i la legislació fiscal pot canviar; aquests formularis i criteris FATCA s'actualitzen periòdicament. Per això convé revisar el seu paperam amb cada canvi important al seu negoci o cada vegada que l'IRS publiqui una versió nova.

Si vol que revisem la seva situació, reservi la seva assessoria estratègica amb Exentax i deixarem els W-8 de la seva LLC i la seva paperassa internacional en ordre.

Per aprofundir, llegeix també <a href="/ca/blog/comptes-us-per-llc-fatca-crs-i-privacitat">Els comptes bancaris als EUA reporten a Hisenda?</a> i <a href="/ca/blog/llc-vs-autonom-espanya-estructura-banca-i-fiscalitat">LLC com a alternativa a ser autònom a Espanya</a>.

A W-8BEN i W-8BEN-E per a LLC de no residents, la solidesa ve de l'execució: documents correctes, poders ben definits, calendari fiscal, banca i proves alineades. Una LLC seriosa no només està constituïda; continua sent explicable quan un tercer revisa com funciona.

• Models informatius. Comptes als EUA amb saldo mitjà o final >50.000 € a l'exercici: Model 720 (Llei 5/2022 després de la STJUE C-788/19, 27/01/2022, sancions ara dins del règim general LGT). Operacions vinculades amb la LLC i dividends repatriats: Model 232. Criptoactius custodiats als EUA: Model 721. Exentax ho alinea amb titular, residència, TIN i pagaments abans de preparar formularis.

W-8BEN i W-8BEN-E no són intercanviables. El formulari correcte depèn de la persona, entitat, propietari, país i requester. Exentax prepara aquests documents amb el context fiscal que en justifica l’ús.

Criteri de decisió: W-8BEN i W-8BEN-E per a LLC de no residents

La qüestió dels Forms W-8BEN i W-8BEN-E es llegeix de manera més útil com un mapatge de relacions estables entre la persona o entitat que certifica el seu estatut, el pagador americà que demana la certificació i la jurisdicció de residència del beneficiari, en lloc d'un formulari a omplir una vegada. Aquest mapatge es manté consultable en pocs minuts en una revisió periòdica de la documentació al dossier personal.

> <a href="/ca/agendar">Revisar el meu cas</a>

Escollir el formulari W-8 segons persona, entitat i requester

Per a W-8BEN i W-8BEN-E per a LLC de no residents, Exentax parteix dels fets: residència, activitat, banca, documents, fluxos de pagament i risc de revisió. L’objectiu és una decisió útil, no una estructura atractiva només sobre el paper.

W-8 en paraules clares: qui certifica què

La família W-8 respon a una única pregunta repetida pels pagadors

americans: la persona a l'altre costat d'aquest pagament és una "US

person" als efectes fiscals i, si no, quin estatut certifica perquè

s'apliqui la regla de retenció correcta. Hi ha diverses variants

perquè la resposta depèn de si el receptor és persona física,

entitat, intermediari o govern estranger. La majoria de propietaris

de LLC només interactuen amb dues.

Per a una single-member LLC propietat d'una persona no-US i tractada

com a disregarded a efectes fiscals als US, els pagadors americans

demanen una certificació W-8 a la LLC o al beneficiari efectiu i, en algunes plataformes,

també un W-8BEN al soci com a beneficiari efectiu. Els noms

s'assemblen però els documents juguen papers diferents en la mateixa

relació.

Tres casos reals freqüents

Una LLC SaaS ven a clients US enterprise sota un contracte marc.

L'equip de compres demana el W-8BEN-E amb l'EIN de la LLC, el país

de constitució (per exemple Wyoming o New Mexico) i la sol·licitud

de benefici de conveni fiscal si el soci és en un país amb conveni

amb els US. Un formulari endreçat en arxiu vol dir pagament sense

retenció de precaució i pista d'auditoria completa als dos costats. Exentax ordena el cas perquè client, banc i assessor llegeixin la mateixa realitat.

Un marketplace basat als US paga a una LLC propietat d'un resident

fiscal espanyol. La plataforma demana un W-8BEN-E a la LLC i, al

dins del compte, registra el beneficiari efectiu. Omplim la sol·licitud de

benefici de conveni quan s'aplica, hi adjuntem el document de

constitució de la LLC i la carta EIN, i els payouts es fan a la

taxa convencional estàndard.

Una LLC de assessoria treballa per a una cotitzada US. El seu

sistema comptable fa renovacions anuals del W-8; actualitzem el

formulari amb les mateixes dades, conservem tant la versió anterior

com la nova a la carpeta de compliance de la LLC i marquem la data

de renovació al nostre calendari intern perquè el client mai no

vegi un cicle perdut.

Errors que retarden pagaments

• Barrejar W-8BEN i W-8BEN-E. Les persones físiques signen W-8BEN;

les entitats, incloses les LLC, signen W-8BEN-E. No creuar els

fils.

• Deixar la casella de conveni buida quan hi ha conveni aplicable.

És la sol·licitud la que fa que la retenció passi del 30% a la

taxa convencional; sense això, el pagador reté a la taxa per

defecte.

• Utilitzar l'adreça estrangera de fa anys. El formulari ha de

reflectir la residència actual; divergències amb la declaració

BOI o amb les carpetes KYC desencadenen peticions de reemissió.

• Signar per la LLC sense autoritat. Les single-member LLC són

senzilles; les multi-member necessiten l'operating agreement per

mostrar el poder de signatura.

Checklist de renovació i arxiu

• Els formularis W-8 expiren al cap del tercer any complet després

de la signatura.

• Conservar tant el PDF signat com les dades d'origen a la carpeta

de compliance de la LLC.

• Actualitzar abans que canvis de residència arribin al banc o al

pagador.

• Confirmar que l'EIN del formulari coincideix amb l'EIN a l'arxiu

de l'IRS.

• Fer coincidir exactament el nom de la LLC i el DBA amb els

documents de constitució.

Tractem el cicle W-8 com a part de la higiene anual de la LLC, del

mateix mode com tractem els refreshes del BOI i les actualitzacions

de perfil bancari: una petita feina recurrent que evita grans

problemes recurrents.