Cómo obtener tu ITIN desde el extranjero: solicitud con CAA y verificación del pasaporte
Solicita tu ITIN con Exentax: W-7, documentos y verificación CAA sin enviar tu pasaporte original al IRS. Preparación y seguimiento hasta recibir respuesta.
Solicitar el ITIN desde fuera de Estados Unidos puede ser un proceso claro y bien acompañado. Necesitas una finalidad fiscal válida, el Form W-7 y una identidad correctamente acreditada. En Exentax tramitamos tu ITIN mediante CAA sin que tengas que enviar tu pasaporte original al IRS: preparamos la solicitud, coordinamos la verificación y te acompañamos hasta recibir la respuesta.
El resultado importa más que rellenar un formulario. Quieres tener tu número personal bien emitido, conservar la carta del IRS y saber dónde utilizarlo, tanto si estás preparando una declaración como si forma parte de tu actividad con una LLC.
Esta guía explica cómo obtener un ITIN, qué documentos reunir, cómo funciona la vía CAA y qué sucede después de presentar. La solicitud se prepara para tu situación concreta; no se trata de añadir el mismo trámite a todos los propietarios de una empresa.
Quién puede solicitar un ITIN al IRS
El Individual Taxpayer Identification Number identifica a personas que necesitan un número fiscal federal estadounidense y no tienen ni pueden obtener un SSN. El ITIN es personal. El EIN identifica a tu LLC. Son funciones distintas, como explicamos en la comparativa entre EIN, ITIN y SSN.
La pregunta inicial es qué actuación fiscal necesita tu identificación. Puede ser presentar Form 1040-NR, solicitar una devolución a través de esa declaración o acreditar una excepción específica admitida en el W-7. Ser propietario de una LLC, por sí solo, no obliga a tramitar un ITIN personal.
Una entidad financiera también puede pedir un TIN estadounidense dentro de sus requisitos. Revisamos esa petición y su finalidad: el criterio comercial de una entidad y la elegibilidad fiscal del IRS son cuestiones diferentes. Así puedes preparar el número que realmente corresponde, con los documentos adecuados.
Form W-7: con declaración o con una excepción documentada
La vía general consiste en presentar W-7 y declaración federal conjuntamente. Cuando el solicitante es no residente y corresponde una declaración personal, normalmente se trabaja con Form 1040-NR. El IRS asigna el ITIN y remite la declaración para su procesamiento; son actuaciones relacionadas, pero distintas.
Las instrucciones oficiales del W-7 contemplan excepciones al requisito de acompañar una declaración. Cada una exige documentos concretos. No basta con escribir que necesitas el número para un banco o para invertir.
Tres ejemplos ilustrativos ayudan a distinguir las vías:
- Devolución de una retención: una persona reúne los justificantes de la renta y de lo retenido. Si necesita presentar 1040-NR y no dispone de SSN ni puede obtenerlo, se prepara el W-7 con la declaración.
- Participación en una partnership: se revisan el acuerdo y la documentación de la entidad, la renta y los requisitos de la excepción correspondiente. Tener una participación no sustituye esa comprobación.
- Operación inmobiliaria sujeta a FIRPTA: la documentación de la transmisión y el trámite concreto determinan cómo coordinar la solicitud. La vía de una excepción y la de una declaración posterior no se confunden.
Elegir primero la vía permite pedirte los documentos adecuados. Sabrás qué necesitamos, para qué sirve cada documento y cómo vamos a preparar el trabajo.
Documentos para pedir el ITIN: qué debes preparar
La solicitud reúne tres bloques: W-7 firmado, declaración o respaldo de la excepción e identificación. Para un solicitante adulto principal, un pasaporte vigente suele acreditar por sí solo identidad y condición de extranjero. Las solicitudes de dependientes tienen reglas adicionales, incluida la residencia estadounidense cuando corresponde.
El IRS admite documentos originales y copias certificadas por el organismo emisor. Una fotocopia corriente o una copia notarizada ordinaria no equivalen, por sí mismas, a esa certificación. También existe la autenticación de documentos que puede realizar un CAA dentro de sus facultades.
Para empezar, conviene reunir:
- Pasaporte vigente con los datos completos y legibles.
- Nombre y apellidos exactamente como figuran en la identificación.
- Fecha de nacimiento, nacionalidad y domicilio personal actual.
- Dirección postal donde puedas recibir comunicaciones.
- Número fiscal de tu país de residencia fiscal, si te ha sido asignado.
- Cartas anteriores del IRS y cualquier ITIN o IRSN previo.
- Documentación de la declaración, retención, participación u operación que justifica la solicitud.
No es una lista de documentos que siempre deban enviarse íntegramente al IRS. Es la información que permite preparar correctamente tu caso. Exentax concreta qué se verifica, qué se adjunta y qué conservas.
ITIN mediante CAA sin enviar el pasaporte original al IRS
Un Certifying Acceptance Agent (CAA) puede autenticar determinados documentos y devolverlos después de verificar su autenticidad. El IRS distingue expresamente al CAA del Acceptance Agent: este último ayuda con la solicitud, pero no tiene las mismas facultades de autenticación.
En Exentax usamos la vía CAA para que no tengas que enviar tu pasaporte original al IRS. Te indicamos cómo se organiza la verificación, qué documentación se revisa y cómo debes firmar. Mantienes un interlocutor durante la preparación y el seguimiento.
La ventaja es práctica: no necesitas organizar un viaje a una oficina del IRS para presentar por esta vía ni remitir allí tu pasaporte. La verificación de identidad sigue formando parte del trabajo. Si la solicitud incluye dependientes u otros documentos, se revisa su tratamiento específico antes de presentar.
Cómo rellenar el W-7 con nombres y direcciones correctos
El W-7 contiene pocas páginas, pero cada dato tiene una función. Prepararlo bien evita tener que volver sobre información que ya estaba disponible.
Nombre, domicilio personal y dirección postal
El nombre debe coincidir con el documento de identidad. Si el nombre de nacimiento difiere, se completa el campo previsto. No se sustituye al solicitante por el nombre de su LLC.
La línea 2 identifica la dirección postal; la línea 3, la dirección extranjera conforme al motivo de solicitud. Para un no residente que presenta bajo el motivo b se requiere una dirección extranjera completa. Los códigos postales extranjeros son válidos: se consignan con su ciudad, región y país, no se convierten en un ZIP estadounidense.
La dirección del registered agent de la LLC no se utiliza como si fuera tu residencia personal. Separar domicilio y correspondencia permite recibir las comunicaciones sin alterar la realidad del solicitante.
Datos fiscales, documentos y firma
La línea 6b recoge el número fiscal del país de residencia fiscal cuando existe. Las líneas 6e y 6f permiten identificar un ITIN o IRSN anterior. La fecha de nacimiento se introduce en formato MM/DD/YYYY, y los datos del pasaporte deben corresponder al documento vigente.
Después se comprueban el motivo, la declaración o excepción y la firma. Si alguien firma en representación del solicitante, se revisa la autoridad y documentación exigidas. Nuestro equipo te entrega instrucciones concretas para completar este paso, no un formulario vacío que tengas que interpretar solo.
Presentación, plazos y seguimiento de la solicitud
La guía de presentación del IRS explica cómo reunir y remitir el paquete. Cuando se acompaña una declaración, se envía con el W-7 al canal ITIN correspondiente, no por separado a la dirección ordinaria de la declaración.
En Exentax organizamos el proceso en cinco pasos:
- Revisión inicial: confirmamos la finalidad fiscal, el tipo de solicitud y el alcance del servicio.
- Preparación: reunimos los datos y preparamos W-7, declaración o respaldo de la excepción.
- Verificación CAA: coordinamos identidad y firma sin enviar tu pasaporte original al IRS.
- Presentación y seguimiento: conservamos la documentación presentada y atendemos cualquier petición de aclaración.
- Entrega y uso: revisamos la carta de asignación contigo y te explicamos dónde incorporar el número.
El IRS indica 7 semanas para comunicar el estado, o 9 a 11 semanas en solicitudes desde el extranjero o durante el periodo de mayor carga, del 15 de enero al 30 de abril. Son referencias de procesamiento, no una fecha garantizada.
Una petición de información se atiende sobre la solicitud presentada. No enviamos otra solicitud de forma automática porque aún no haya llegado la carta. Tener la copia y la fecha de presentación permite dar seguimiento con criterio.
Coste del ITIN y qué incluye la gestión
El IRS no cobra una tasa por emitir el ITIN. Los honorarios profesionales corresponden a la preparación, verificación y acompañamiento. Una declaración fiscal que deba acompañarlo es un trabajo con alcance propio.
Antes de empezar, Exentax confirma qué incluye tu servicio: revisión de elegibilidad, W-7, coordinación CAA, documentación fiscal necesaria, presentación y seguimiento. Si hace falta preparar una declaración, queda definido en la propuesta. Puedes valorar el servicio completo sin confundir honorarios con tasas públicas.
Qué hacer cuando recibes el ITIN y cuándo renovarlo
Conserva la carta de asignación y comprueba el nombre y número. Después se incorpora el ITIN a las declaraciones o documentos que lo necesitan. Para formularios entregados a pagadores, consulta nuestra guía de W-8BEN, W-8BEN-E y W-9: el formulario depende del titular y de su clasificación, no solo de disponer de un ITIN.
Si trabajas con una LLC, el EIN de la empresa se mantiene separado de tu número personal. Exentax coordina ambos con la documentación fiscal y bancaria que corresponde a tu estructura.
Un ITIN no utilizado en una declaración federal durante tres ejercicios fiscales consecutivos caduca al terminar el tercero. Se renueva cuando vaya a incluirse de nuevo en una declaración federal y esté caducado. No existe una renovación anual general; si solo se utiliza en declaraciones informativas de terceros, el IRS indica que no es necesario renovarlo por ese uso.
Preguntas sobre la solicitud de ITIN y la vía CAA
¿Puedo obtener un ITIN viviendo fuera de Estados Unidos?
Sí. Puedes solicitarlo desde el extranjero si existe una finalidad fiscal admitida y no tienes ni puedes obtener un SSN. Exentax organiza la preparación y la verificación CAA sin que tengas que enviar tu pasaporte original al IRS.
¿Se puede pedir el ITIN sin presentar 1040-NR?
Sí, si cumples una excepción documentada al requisito de acompañar una declaración. Se revisan el motivo y los documentos exigidos en el W-7; no todas las solicitudes utilizan la misma excepción.
¿Necesito un ITIN para constituir una LLC?
No por el mero hecho de constituirla. La LLC se identifica con su EIN. La necesidad de ITIN depende de la situación personal del propietario y del trámite fiscal que deba realizar.
¿Qué hace el CAA en la solicitud del ITIN?
Verifica documentos dentro de sus facultades y ayuda a preparar y presentar la solicitud. La vía CAA permite gestionar la identidad sin enviar el pasaporte original al IRS, que es quien asigna el número.
¿Debo solicitar un número nuevo si mi ITIN ha caducado?
Se prepara una renovación del ITIN existente cuando corresponde, no una solicitud nueva omitiendo el anterior. Por eso revisamos tu carta y el uso del número antes de presentar.
Tu ITIN, con un equipo que se ocupa del proceso
Cuéntanos para qué necesitas el ITIN y si ya tienes una LLC o documentación del IRS. Exentax revisa tu situación, prepara la vía adecuada y te acompaña en la presentación y el uso posterior. Tú sabes qué aportar; nosotros nos encargamos de organizar el trabajo.