Comptabilitat de la LLC: tancament mensual, comptes i aportacions
Comptabilitat de la LLC amb exemples de vendes, comissions, aportacions i dos comptes. Exentax prepara el tancament mensual i la documentació fiscal amb tu.
La comptabilitat de la teva LLC ha de mostrar quant guanya el negoci, quines despeses té i on són els diners. També ha de distingir una venda d'una aportació del soci o d'una transferència entre comptes propis. Aquest ordre permet treballar amb diverses divises sense perdre la visió del conjunt.
No cal convertir-te en comptable per tenir una estructura ben gestionada. Calen documents complets, un mètode adequat a l'activitat i responsabilitats clares. Aquesta guia proposa una rutina mensual i explica com preparar la informació fiscal, sense contractar eines per inèrcia ni classificar moviments a cegues.
Primer l'activitat; després, l'eina
Una consultoria amb pocs clients, una botiga amb liquidacions diàries i una LLC d'inversió no generen els mateixos registres. Comença identificant comptes, processadors, contractes i tipus d'operació. Inclou els comptes tancats durant l'any i els períodes sense activitat.
Portar els llibres no és presentar la declaració. La classificació federal determina part de la feina fiscal: una disregarded entity, una partnership i una corporation no utilitzen automàticament els mateixos formularis. Foreign-owned descriu la propietat, però no converteix el Form 5472 en la declaració universal de les LLC.
Pot servir un full de càlcul?
Sí, si permet registrar i revisar correctament l'activitat. El criteri de l'IRS sobre registres demana informació clara, no contractar una marca de programari concreta.
Valora divises, existències, saldos dels socis, plataformes, permisos i exportacions. La facturació, tota sola, no determina la complexitat. Una botiga petita pot tenir més moviments que un consultor amb ingressos elevats.
Conserva extractes originals i justificants també fora de la subscripció comptable. Has de poder recuperar els documents quan canviïs de professional. Acorda qui revisa les categories i com s'identifiquen les correccions posteriors.
Quatre registres que han d'encaixar
L'extracte bancari és una font important, però no explica tota l'activitat. Organitza les dades per poder arribar de cada assentament al document que el justifica.
- Vendes i cobraments: client, factura, producte o servei, dates rellevants, moneda i import brut.
- Despeses i actius: proveïdor, finalitat empresarial, factura, pagament i tractament separat dels béns adquirits.
- Transferències i socis: comptes d'origen i destinació, titular, aportació, distribució, préstec o reemborsament.
- Saldos i tancament: imports inicials i finals, partides pendents, diferències i documents que les expliquen.
Fes servir referències verificables per relacionar moviments. Dos imports semblants no demostren que siguin la mateixa transferència: comprova dates, moneda, titularitat i comissions. Els diners que passen entre comptes de la LLC no s'han de comptar dues vegades.
Els diners del propietari no són una categoria de despesa
Una aportació del soci no és una venda. Una distribució tampoc és una despesa operativa ordinària. Si el propietari paga una compra de l'empresa, documenta l'operació i determina si cal registrar una aportació, un préstec o un reemborsament.
En una multi-member LLC, identifica el soci de cada moviment. Tenir percentatges iguals no vol dir haver aportat o retirat els mateixos imports. Els saldos individuals i els acords han d'estar disponibles per al professional que prepara els comptes.
L'abonament de la passarel·la no equival a les vendes
Un processador pot descomptar comissions, devolucions i reserves abans de transferir els diners. Registrar només el net que arriba al banc deixa sense explicar la diferència entre l'activitat comercial i la tresoreria.
Exemple il·lustratiu: els clients paguen 1.000 USD, les devolucions sumen 100 USD, les comissions són 30 USD i arriben 870 USD al banc. Cal poder relacionar les quatre xifres. L'abonament no és una altra venda i la comissió no ha de desaparèixer dins d'un ingrés net sense explicació.
| Moviment | Document que cal conservar |
|---|---|
| Pagaments de clients | Vendes brutes i referències de factures o comandes |
| Devolucions | Import retornat i venda original |
| Comissions | Informe del processador |
| Abonament bancari | Referència de liquidació i compte receptor |
L'exemple correspon a processament de pagaments. Si la plataforma actua com a merchant of record, el contracte pot requerir un altre registre d'ingressos. Aclareix qui ven al client final abans de considerar pròpies totes les vendes que mostra una plataforma.
Tancament mensual en cinc passos
1. Reuneix els extractes complets
Descarrega els de bancs, fintechs, processadors i comptes d'inversió de la LLC, en totes les divises. El PDF acredita el període i els saldos; el CSV facilita revisar les operacions. Conserva tots dos quan estiguin disponibles.
Una captura del saldo actual no substitueix un extracte. Els diners que un processador encara no ha liquidat també s'han de documentar, perquè no apareixen al compte bancari.
2. Relaciona moviments i justificants
Associa factures, rebuts, contractes, devolucions i transferències. Una importació pot suggerir categories, però les descripcions ambigües necessiten revisió. Mantén preguntes concretes obertes en lloc de completar assentaments amb suposicions.
3. Quadra cada compte i moneda
Compara saldo comptable i extracte a la mateixa data. Localitza pagaments pendents, duplicats, comissions i liquidacions en trànsit. Traspassar diners a una reserva canvia on són, no necessàriament el benefici.
4. Revisa les operacions especials
Separa aportacions, distribucions, préstecs, reemborsaments, compres d'actius i pagaments a vinculades. Una explicació recollida quan l'operació és recent facilita molt més la feina que reconstruir-la mesos després.
5. Conserva el tancament revisat
Guarda extractes, informes i explicacions dels ajustos. Les correccions posteriors han de quedar identificades. El saldo inicial del mes següent ha d'enllaçar amb el tancament anterior i els canvis documentats.
Un mes complet: dos comptes, tresoreria i resultat
Reprenem l'abonament de 870 USD de la passarel·la. En aquest exemple il·lustratiu, no un cas de client, la LLC comença el mes amb 1.200 USD al compte operatiu A i zero al compte de reserva B. Tots els moviments s'han liquidat, els imports són en USD i no hi ha altres operacions.
El soci aporta 4.000 USD. L'empresa paga 200 USD per serveis consumits aquell mes, compra un equip de 800 USD, distribueix 500 USD al soci i traspassa 600 USD a la reserva. En aquest exemple, l'equip es registra com a actiu, abans d'amortització, sense pressuposar-ne la deducció fiscal immediata.
| Moviment | Compte A, USD | Compte B, USD |
|---|---|---|
| Saldo inicial | 1.200 | 0 |
| Aportació del soci | +4.000 | 0 |
| Abonament de la passarel·la | +870 | 0 |
| Serveis consumits durant el mes | -200 | 0 |
| Compra de l'equip | -800 | 0 |
| Distribució al soci | -500 | 0 |
| Traspàs entre comptes | -600 | +600 |
| Saldo final | 3.970 | 600 |
El compte A quadra així: 1.200 + 4.000 + 870 - 200 - 800 - 500 - 600 = 3.970 USD. Amb els 600 USD de B, la LLC conserva 4.570 USD de tresoreria. El traspàs intern no canvia aquest total.
El resultat de l'activitat, amb aquests supòsits, és 1.000 - 100 - 30 - 200 = 670 USD, abans d'amortització i altres ajustos. La comissió de 30 USD ja està reflectida en els 870 USD nets: no la tornis a restar del saldo bancari. L'aportació no afegeix una venda i la distribució de 500 USD no redueix aquest resultat.
Així distingeixes diners disponibles, rendibilitat i fons aportats. Els 800 USD continuen registrats com a equip en l'exemple; el tractament fiscal es determina a part. La Publication 583 de l'IRS desenvolupa l'organització dels llibres i la comprovació amb els bancs.
Conserva la data del servei i la del cobrament
Un servei acabat al desembre i cobrat al gener té dues dates rellevants. El criteri de caixa atén generalment el cobrament efectiu o disponible; el de meritació, quan es guanya l'ingrés. La Publication 538 explica els mètodes. Lliura factura i condicions de cobrament al preparador per determinar el període segons el criteri aplicable, no només l'extracte.
EUR i USD: conserva l'import original i la conversió
Presentar imports fiscals en dòlars no impedeix cobrar euros. Registra moneda original, import, data rellevant, font del canvi i valor comptable. Distingeix la conversió efectivament feta pel proveïdor i els seus costos.
La guia de divises de l'IRS remet generalment al tipus quan es rep, paga o merita la partida. No apliquis indiscriminadament una mitjana anual a cada operació.
Acorda el criteri amb el preparador fiscal. Conversió bancària, conversió fiscal i diferències de canvi no són intercanviables. Uns euros mantinguts en compte poden donar un import en dòlars diferent quan es converteixen més endavant.
Inclou inversions i criptoactius
Si la LLC utilitza un broker, exchange o wallet, conserva historials, quantitats, comissions, dates i evidències de valoració. Identifica transferències entre comptes o carteres de la mateixa entitat per no confondre-les amb nous cobraments.
La retirada al banc no és l'únic fet que cal considerar. Vendes, intercanvis i pagaments amb actius digitals necessiten revisió pròpia. La informació de l'IRS sobre actius digitals ofereix el punt de partida federal.
Prepara una entrega anual útil
Per a una LLC amb exercici natural, recull de gener a desembre, o des de constitució si ha nascut durant l'any. Inclou comptes tancats, passarel·les, inversions, moviments del soci i explicacions dels pendents. Sense vendes també hi pot haver finançament i despeses inicials.
Les instruccions del Form 5472 contemplen operacions vinculades rellevants d'una foreign-owned US disregarded entity, incloses aportacions i distribucions. El preparador determina les presentacions aplicables. Els extractes serveixen per preparar-les, no com a annexos ordinaris de la declaració.
Comunica canvis de socis, activitat, domicili i dates de transmissió. Separa aquesta feina de la renovació estatal: actualitzar el registre de la societat no equival a preparar les dades fiscals federals.
La guia del Form 1120 i Form 5472 explica l'abast de la presentació, separat de la feina comptable mensual.
Preguntes sobre la comptabilitat d'una LLC
Necessito un programa de pagament?
No necessàriament. Depèn de les operacions i de la revisió necessària. Un full de càlcul pot servir amb documents complets, categories coherents i una persona responsable de revisar-lo.
Calen extractes si no he venut?
Sí. Hi pot haver aportacions, comissions i operacions dels socis. Els extractes complets permeten establir què ha passat durant l'exercici.
La LLC pot tenir diversos comptes?
Sí. Quadra cada compte i identifica les transferències internes. Cobraments, pagaments i reserves poden tenir funcions diferents dins de la mateixa comptabilitat.
Les retirades del soci són despeses deduïbles?
No pel simple fet que surtin diners del banc. Una distribució no és una despesa; un reemborsament o un altre pagament requereix justificació i classificació pròpies.
He de classificar-ho tot abans de parlar amb Exentax?
Comença pels extractes i documents complets. Acordem l'abast de revisió i centrem les preguntes en les operacions realment ambigües, sense demanar-te que endevinis categories.
Un equip que entengui les teves xifres
Exentax t'ajuda a ordenar els registres de la LLC i coordinar la feina fiscal amb l'activitat real. Definim quins documents aportar, qui els revisa i quins comptes i períodes cobreix el servei.
Porta la llista de comptes, els últims extractes i els períodes pendents. Podem valorar la feina necessària i preparar una entrega ordenada o un seguiment continuat. Els documents continuen al teu abast, amb un equip disponible per parlar de les decisions que hi ha darrere de les xifres.