Bookkeeping de la teva LLC pas a pas: organitzar la comptabilitat

7 anys. Portar la comptabilitat d'una LLC és més senzill del que sembla. Eines, estructura mensual, conciliació, divises i tancament anual per a no residents.

L'IRS exigeix conservar els registres comptables d'una LLC durant almenys 7 anys, i un Form 5472 sense llibres al darrere arrenca amb 25.000 $ de sanció. Amb Exentax, l'expedient guanya ordre: dades netes, documents correctes i traçabilitat.

Portar la comptabilitat d'una LLC americana fa més por del que hauria. La majoria de propietaris no residents vénen acostumats al model espanyol o llatinoamericà, on un assessor li demana papers, presenta models cada trimestre i vostè gairebé no toques res. Amb una LLC el model és diferent: l'operativa la portes vostè amb eines modernes, i al final de l'any la comptabilitat ordenada es tradueix en una declaració neta i sense sobresalts.

A Exentax acompanyem centenars de clients en aquest procés. Aquesta guia resumeix com organitzar el bookkeeping de la seva LLC pas a pas, amb criteri però sense complicar-ho més del necessari.

Què és el bookkeeping i per què importa

El bookkeeping és, simplement, el registre ordenat de tots els moviments econòmics de la seva LLC: ingressos, despeses, transferències entre comptes, retirades del propietari i saldos finals. No és el mateix que la declaració fiscal: la declaració utilitza les dades del bookkeeping, però el bookkeeping viu tot l'any.

Una comptabilitat ordenada li dona tres coses: compliment (Form 5472, 1120 pro-forma i, en alguns estats, informes addicionals), control (saber quant guanya de veritat després de despeses) i suport en cas d'auditoria bancària o fiscal. Les tres importen, però la tercera se sol descobrir tard. Exentax converteix la preocupació en feina controlada: abast, document i seguiment.

Punt de partida: separar finances

Si aquesta línia es creua sovint, el bookkeeping es torna impossible i, pitjor, es trenca el blindatge legal de la LLC. És la primera norma i no admet excepcions.

Quines eines necessita

Per a una LLC petita o mitjana de no resident, aquesta arquitectura ho cobreix tot:

• Mercury com a compte operatiu principal i, si vol separar tresoreria, un subcompte o Slash per a reserves.
• Wise Business per a divises diferents del dòlar, especialment euros.
• Un full de càlcul a Google Sheets, Numbers o Excel; o, si prefereix programari, Wave (gratuït) o QuickBooks Online en el seu pla més senzill.

No necessita pagar QuickBooks Plus si la seva LLC factura per sota de sis xifres i opera en una sola moneda dominant. Un full ben estructurat compleix de sobres.

Estructura mínima d'un bookkeeping net

El full ha de tenir almenys quatre pestanyes o seccions:

1. Ingressos: data, client, descripció, divisa original, import, divisa de la LLC (USD), tipus de canvi aplicat, factura de suport.
2. Despeses: data, proveïdor, categoria (programari, viatges, serveis professionals, màrqueting, etc.), divisa, import, rebut de suport.
3. Tancament mensual: saldo inicial, ingressos, despeses, retirades, saldo final, conciliació amb l'extracte bancari.

La conciliació bancària mensual és el pas que la majoria es salta i el que evita el 90 % dels problemes. Si el seu full diu que té 12.450 USD i Mercury diu 12.380 USD, hi ha 70 USD que no estan explicats. Buscar aquesta diferència avui costa cinc minuts; buscar-la a l'abril de l'any següent costa dues tardes.

Categories de despesa a mantenir des del dia u

Mantenir categories estables ajuda al tancament i, sobretot, a la seva declaració. Les més útils per a LLC de serveis i digital:

• Programari i subscripcions SaaS.
• Comissions de passarel·les (Stripe, PayPal, processadors compatibles, DoDo).
• Comissions bancàries i FX.
• Màrqueting i publicitat.
• Serveis professionals (assessoria, advocats, registered agent).
• Viatges i desplaçaments vinculats al negoci.
• Equipament (ordinador, mòbil professional).
• Coworking i oficina.
• Educació professional.
• Owner draw (separat de la resta).

Per a més detall sobre el que és deduïble i el que no, revisi la guia sobre <a href="/ca/blog/deduccions-fiscals-llc-despeses-prova-i-limits">despeses deduïbles d'una LLC</a>.

Tancament mensual pas a pas

El tancament mensual li portarà entre 30 i 90 minuts segons el volum. La rutina ideal:

1. Descarregui els extractes del mes de Mercury, Wise i qualsevol altre compte.
2. Bolcat de moviments al seu full, marcant ingressos, despeses i moviments interns.
3. Adjunta el comprovant de cada moviment en una carpeta del mes (pot utilitzar Google Drive amb subcarpetes per mes).
4. Concilia: el saldo final del seu full ha de coincidir, cèntim a cèntim, amb el saldo de l'extracte.
5. Desi un PDF del mes tancat. Aquesta carpeta és el seu suport si algun dia Mercury, l'<a href="https://www.irs.gov" target="_blank" rel="noopener">IRS</a> o la seva Hisenda local li demanen informació.

Divises: el detall que més errors genera

Si cobra en euros i opera la LLC en USD, cada vegada que rebi un pagament ha d'anotar dues coses: l'import original i l'import convertit a USD al tipus de canvi del dia. L'IRS accepta el tipus de canvi diari o un tipus mitjà anual raonable; l'important és ser coherent i documentar la font (Wise, Mercury o el tipus del banc central).

No barregi divises a la mateixa columna. Si el seu full té "Import USD" com a columna principal, converteix-ho en el moment del registre; no ho deixi per després.

Tancament anual i lliurament a l'assessor

A 31 de desembre fa un tancament estès: a més del tancament mensual, genera un resum anual amb totals per categoria, ingressos bruts, despeses brutes, benefici net i owner draws totals. Aquest resum és el que lliures al seu assessor per preparar el Form 1120 pro-forma i el <a href="/ca/blog/form-5472-per-a-llc-estrangera-i-irs">Form 5472</a> obligatori per a LLC de no residents.

A Exentax demanem als nostres clients aquest paquet abans del 28 de febrer: extractes de l'any, full amb tancaments mensuals conciliats, carpeta de comprovants i resum anual per categories. Amb aquesta informació preparem la declaració sense necessitat de demanar-li res més durant setmanes.

Errors freqüents a evitar

• Barrejar despeses personals i de la LLC. El més comú i el més car: trenca el blindatge i l'obliga a recuperar el rastre de cada moviment.
• No conciliar mensualment. Acumular conciliacions converteix una feina d'una hora en una de diversos dies.
• Oblidar les comissions FX. Quan Wise converteix 1.000 EUR a USD, hi ha una petita comissió que també és una despesa deduïble. No registrar-la és perdre diners.
• No guardar les factures emeses. Qualsevol banc o passarel·la li pot demanar l'origen d'un cobrament gran. Sense la factura original, les explicacions es tornen costa amunt.
• Esperar al març per començar. És la recepta segura per presentar fora de termini o lliurar nombres aproximats a l'assessor.

Bookkeeping gestionat i conciliació mensual

Per als clients que prefereixen delegar, a Exentax oferim bookkeeping mensual gestionat: nosaltres descarreguem els extractes de Mercury i Wise via connexió segura, categoritzem els moviments, conciliem el saldo i li lliurem un informe mensual clar. Vostè només ha de mantenir separades les finances i enviar-nos les factures de les despeses que no estiguin a l'extracte (subscripcions, rebuts en paper, etc.).

És la forma més tranquil·la d'operar una LLC: quan arriba l'abril de l'any següent, la declaració ja està mig feta perquè el bookkeeping està tancat mes a mes.

Cas 1: freelance que factura 60.000 USD/any a 4 clients europeus.

Necessita rutina setmanal de conciliació, programari gratuït (Wave) i plantilla simple per Form 5472. Temps estimat: 30 minuts per setmana. Sense assessoria externa.

Cas 2: agència digital amb 3 socis i 15 clients recurrents.

Requereix Xero o QuickBooks Online, categories personalitzades per projecte, conciliació quinzenal i bookkeeper extern des de l'inici. Cost mensual: 250-400 USD entre programari i serveis.

Cas 3: ecommerce amb Stripe, Shopify i proveïdors a Àsia.

La complexitat multidivisa i multi-passarel·la exigeix A2X o Synder per automatitzar imports. Bookkeeper especialitzat en ecommerce indispensable. Inversió inicial alta però evita errors que costen milers en correccions.

Preguntes freqüents sobre Bookkeeping de la teva LLC pas a pas

Necessito un programari de comptabilitat si la meva LLC factura poc?

Sí. Encara que el volum sigui baix, portar la comptabilitat en un full de càlcul manual augmenta el risc d'errors al Form 5472 i dificulta justificar despeses davant l'IRS si li auditen. Wave (gratis) o Xero a 15 USD/mes resolen el cas.

Com categoritzar pagaments en cripto?

Cada cobrament o pagament en cripto s'ha de registrar al seu valor en USD el dia de l'operació. Faci servir una font de canvi fiable (CoinGecko, Coinbase). Si la cripto es manté, les variacions no són ingrés fins a convertir-la.

He de conservar factures en paper?

No. L'IRS accepta còpies digitals perfectament. L'important és que siguin llegibles, completes i estiguin arxivades de forma ordenada. Una carpeta per mes a Google Drive o Dropbox és suficient per a una LLC petita.

Puc deduir despeses pagades amb targeta personal abans de tenir compte de la LLC?

Sí, els primers mesos és comú. Anoti-les com a reemborsable al titular i fes un únic moviment des del compte de la LLC quan estigui operativa. Conservi la factura original i el justificant de pagament personal.

Quan convé contractar un bookkeeper extern?

Quan el seu volum supera 50 moviments mensuals o l'activitat es complica (diverses monedes, ecommerce, subscripcions). Fins a aquell punt, mantenir-ho internament amb disciplina setmanal és perfectament viable.

La rutina que manté la comptabilitat utilitzable

El bookkeeping d'una LLC no és complicat, però exigeix rutina. Separa finances des del primer dia, tria una eina senzilla, concilia cada mes i guarda els comprovants. Amb aquesta disciplina, la seva LLC funciona durant anys amb tranquil·litat i la declaració anual deixa de ser un esdeveniment estressant.

Si prefereix no encarregar-li'n vostè, a Exentax portem el bookkeeping de la seva LLC juntament amb la resta del paquet fiscal i operatiu. Pot contactar-nos i li expliquem com ho organitzem per al seu cas concret.

A Bookkeeping de la teva LLC pas a pas: organitzar la comptabilitat, la solidesa ve de l'execució: documents correctes, poders ben definits, calendari fiscal, banca i proves alineades. Una LLC seriosa no només està constituïda; continua sent explicable quan un tercer revisa com funciona.

• Models informatius. Comptes als EUA amb saldo mitjà o final >50.000 € a l'exercici: Model 720 (Llei 5/2022 després de la STJUE C-788/19, 27/01/2022, sancions ara dins del règim general LGT). Operacions vinculades amb la LLC i dividends repatriats: Model 232. Criptoactius custodiats als EUA: Model 721. Exentax ho connecta amb conciliacions mensuals, justificants i tancament anual preparat.

La comptabilitat d’una LLC no és una formalitat decorativa. Connecta vendes, despeses, distribucions, extractes bancaris i formularis IRS. Exentax tracta el bookkeeping com una prova contínua d’activitat, útil per al banc, l’administració tributària i el tancament anual.

> <a href="/ca/agendar">Revisar el meu cas</a>

Les obligacions davant la FinCEN i l'IRS han evolucionat els darrers anys; aquest és l'estat vigent:

• BOI / Corporate Transparency Act: abast FinCEN actual. Després de la interim final rule de la FinCEN de març de 2025, l'obligació BOI va quedar restringida a les foreign reporting companies: entitats constituïdes fora dels EUA i registrades per operar en un estat. Una LLC formada als EUA i propietat d'un no resident no és declarant BOI per defecte dins l'abast vigent. La feina professional no és presentar per inèrcia: és conservar prova de constitució, qualsevol acusament anterior, registres de beneficiaris efectius i una nota d'abast datada, i tornar a verificar FinCEN abans de tancar l'expedient anual. Estat actual: fincen.gov/boi. A Exentax vinculem aquest abast BOI amb la carpeta comptable anual perquè la LLC conservi prova, nota d'abast i següent revisió sense duplicar tràmits.

• EIN i notificacions. Sense EIN no es presenta el Form 5472; la revisió BOI/FinCEN es documenta només si l'entitat entra dins l'abast vigent o si canvia la norma. L'IRS no avisa abans de sancionar; les multes apareixen quan s'actua contra l'EIN o es rebutja una presentació posterior.