Documents LLC : ceux dont vous avez besoin et comment les organiser

6 documents incontournables. Quand vous créez une LLC, vous recevez plusieurs documents officiels. Explication de chacun et comment les organiser.

Le kit juridique d'une LLC bien constituée comprend 6 documents incontournables : Articles of Organization, Operating Agreement, EIN Confirmation Letter (CP 575), BOI Report (si applicable), Registered Agent Acceptance et Banking Resolution.

Pour monter une LLC depuis la France, l'Belgique ou le Québec, vous n'avez pas besoin de la moitié des documents qu'on vous demande pour une SASU ou une SCI. Pas de K-bis, pas de justificatif de capital social, pas de consultation chez le notaire. Mais il y a une liste précise, et quand elle manque, c'est le compte Mercury qui bloque.

Spoiler: ils ne sont pas nombreux, et vous les utiliserez plus souvent que vous ne le pensez (surtout lorsque vous ouvrirez votre compte bancaire ou vous inscrirez sur Stripe).

Points clés

1. Articles of Organization (Certificate of Formation)

C'est le document officiel qui enregistre votre LLC auprès de l'État. C'est l'« acte de naissance » de votre entreprise. Il est public et contient:

  • La dénomination légale de la LLC
  • L'adresse du Registered Agent
  • La date de constitution
  • Le type de gestion (Member-Managed ou Manager-Managed)
  • L'État de constitution

Dans des États comme le Nouveau-Mexique, les données des membres N'apparaissent PAS dans les Articles of Organization, ce qui vous offre une confidentialité supplémentaire.

Quand en avez-vous besoin? Pour ouvrir le compte bancaire chez Mercury ou Relay, vous inscrire sur Stripe/PayPal, et prouver que votre LLC existe légalement. C'est le premier document qu'on vous demandera toujours.

Chez Exentax: Nous l'enregistrons auprès du Secrétaire d'État et vous remettons la copie certifiée.

2. EIN Letter (CP 575 / SS-4 Confirmation)

L'EIN (Employer Identification Number) est le numéro d'identification fiscale de votre LLC auprès de l'IRS. Il équivaut au numéro SIRET français ou au NIF/CIF espagnol, mais pour les entités américaines. La lettre CP 575 de l'IRS confirme officiellement l'attribution de votre EIN.

Quand en avez-vous besoin? Pour ouvrir des comptes bancaires (Mercury, Relay), vous inscrire sur Stripe/PayPal, déposer des déclarations fiscales (Form 5472 + 1120) et opérer avec des clients américains. Certaines banques et processeurs de paiement demandent spécifiquement la lettre CP 575 comme vérification.

Chez Exentax: Nous demandons l'EIN directement auprès de l'IRS et vous remettons la lettre de confirmation.

3. Operating Agreement

Le document interne le plus important de votre LLC. Il définit les règles du jeu: qui la gère, comment sont répartis les bénéfices, la classification fiscale (Disregarded Entity), l'autorisation d'opérer des comptes bancaires, etc.

Un détail clé: l'Operating Agreement est un document privé. Il n'est enregistré auprès d'aucune autorité étatique. Seuls vous et les entités que vous choisissez (Mercury, Stripe) le voient. C'est un avantage considérable en matière de confidentialité par rapport à des structures comme la SL espagnole.

Quand en avez-vous besoin? Pour ouvrir des comptes chez Mercury (ils le demandent systématiquement), vérifier Stripe, et comme base juridique de toute votre structure.

Chez Exentax: Nous le rédigeons en l'adaptant à votre situation spécifique (ce n'est pas un modèle générique) et vous le remettons prêt à l'emploi.

4. Certificate of Formation / Certificate of Good Standing

Le Certificate of Formation confirme que votre LLC a été enregistrée correctement. Le Certificate of Good Standing est émis par l'État et certifie que votre LLC est à jour de toutes ses obligations (Annual Report, taxes, etc.).

Quand en avez-vous besoin? Certaines banques et fournisseurs le demandent périodiquement. Il est également nécessaire si vous enregistrez votre LLC dans un autre État (Foreign Qualification) ou si un client important vous demande une vérification.

Chez Exentax: Nous le demandons quand vous en avez besoin et nous vous l'envoyons.

5. BOI Report Confirmation

Le BOI Report (Beneficial Ownership Information) est une déclaration auprès de FinCEN qui identifie les propriétaires effectifs de la LLC. Depuis le 1er janvier 2024, toutes les LLCs doivent le déposer (bien que FinCEN ait temporairement suspendu l'application des sanctions). C'est exactement pour cela que chez Exentax on garde votre calendrier carré — vous ne pensez plus aux échéances, on les clôt avant qu'elles ne mordent.

Quand en avez-vous besoin? Dans les 30 jours suivant la constitution (pour les LLCs créées à partir de janvier 2025). Ensuite, à chaque changement de propriété.

Chez Exentax: Nous le déposons dans le cadre du processus de constitution. Vous ne vous en rendez même pas compte.

6. Registered Agent Agreement

Document qui confirme qui est votre Registered Agent, la personne ou l'entreprise désignée pour recevoir la documentation juridique officielle au nom de votre LLC dans l'État de constitution.

Quand en avez-vous besoin? Il fait partie des registres de votre LLC. Certaines banques le demandent comme vérification supplémentaire.

Chez Exentax: Le Registered Agent est inclus dans tous nos plans (constitution et maintenance). Nous le gérons et le renouvelons pour vous chaque année.

Résumé: votre checklist de documents

Documents dont vous N'avez PAS besoin

  • Numéro de Sécurité Sociale (SSN): Non requis pour les non-résidents. L'EIN remplace le SSN aux fins fiscales de la LLC
  • Visa ou permis de travail: Vous n'avez pas besoin d'être autorisé à travailler aux États-Unis pour avoir une LLC. Tout se fait à 100 % en ligne
  • Adresse physique aux États-Unis: Le Registered Agent fournit l'adresse légale
  • Passeport américain: Tout passeport en cours de validité est accepté
  • Compte bancaire préexistant aux États-Unis: Il est ouvert dans le cadre du processus de constitution

Quelques lectures voisines à garder sous la main: Pourquoi ouvrir une LLC aux États-Unis actuellement: les 5 piliers de l'avantage américain et EIN vs ITIN vs SSN: les numéros d'identification fiscale américains expliqués, qui affinent précisément les bords de ce qu'explique ce guide.

Où conserver ces documents?

Nous recommandons d'avoir une copie numérique organisée de tout:

  • Dossier « LLC Docs » dans votre cloud (Google Drive, Dropbox, etc.)
  • Sous-dossiers par type: Constitution, Fiscal, Bancaire, Conformité
  • Noms clairs: « Articles_of_Organization_MaLLC.pdf », « EIN_Letter_CP575.pdf », « Operating_Agreement_MaLLC.pdf »

Vous aurez besoin de ces documents à chaque fois que vous ouvrirez un nouveau compte, vous inscrirez sur un processeur de paiement ou qu'un client important vous demandera une vérification. Les avoir organisés vous fait gagner des heures.

Chez Exentax on accompagne la collecte et la certification des bons documents pour des clients francophones chaque semaine. Prenez votre consultation gratuite: on vous envoie la checklist exacte pour votre cas et on vous évite les allers-retours.

Références légales et réglementaires

Cet article s'appuie sur la réglementation en vigueur à la date de actuellement. Sources principales pour vérification:

  • États-Unis. Treas. Reg. §301.7701-3 (classification d'entité / check-the-box); IRC §882 (impôt sur les revenus d'étrangers effectivement liés à un US trade or business); IRC §871 (FDAP et retenues pour non-résidents); IRC §6038A et Treas. Reg. §1.6038A-2 (Form 5472 pour 25% foreign-owned et foreign-owned disregarded entities); IRC §7701(b) (résidence fiscale, substantial presence test); 31 U.S.C. §5336 (Corporate Transparency Act, BOI Report auprès de FinCEN).
  • Espagne. Loi 35/2006 (LIRPF), arts. 8, 9 (résidence), 87 (attribution de revenus), 91 (CFC personnes physiques); Loi 27/2014 (LIS), art. 100 (CFC sociétés); Loi 58/2003 (LGT), arts. 15 et 16; Loi 5/2022 (régime de sanction Modelo 720 après CJUE C-788/19 du 27/01/2022); RD 1065/2007 (Modelos 232 et 720); Ordre HFP/887/2023 (Modelo 721 crypto). C'est là qu'Exentax intervient : on dépose le formulaire, on archive l'accusé et, si l'administration demande, votre réponse est déjà sur le bureau.
  • Convention Espagne–USA. BOE du 22/12/1990 (CDI original); Protocole en vigueur depuis le 27/11/2019 (revenu passif, limitation on benefits).
  • UE / OCDE. Directive (UE) 2011/16, modifiée par DAC6 (dispositifs transfrontaliers), DAC7 (Directive (UE) 2021/514, plateformes numériques) et DAC8 (Directive (UE) 2023/2226, crypto-actifs); Directive (UE) 2016/1164 (ATAD: CFC, exit tax, dispositifs hybrides); Norme commune de déclaration de l'OCDE (CRS).
  • Cadre international. Modèle de Convention OCDE, art. 5 (établissement permanent) et Commentaires; Action 5 BEPS (substance économique); Recommandation 24 du GAFI (bénéficiaire effectif).

L'application concrète de ces règles à votre cas dépend de votre résidence fiscale, de l'activité de la LLC et de la documentation conservée. Ce contenu est informatif et ne remplace pas un conseil professionnel personnalisé.

Configuration bancaire équilibrée: Mercury, Relay, Slash et Wise

Il n'existe pas de compte parfait pour une LLC. Il existe le configuration appropriée, où chaque outil joue un rôle:

  • Mercury (opéré comme fintech avec des banques partenaires (Choice Financial Group et Evolve Bank & Trust principalement; Column N.A. sur des comptes hérités), FDIC via sweep network jusqu'à la limite en vigueur). Compte principal opérationnel pour non-résidents avec une bonne UX, ACH et virements. Reste l'une des options les plus éprouvées à ouvrir depuis l'étranger.
  • Relay (adossé à Thread Bank, FDIC). Excellent compte de secours et pour le budgeting "envelope": jusqu'à 20 sous-comptes et 50 cartes de débit, intégration profonde avec QuickBooks et Xero. Si Mercury bloque ou demande une revue KYC, Relay évite l'arrêt de votre activité.
  • Slash (adossé à Column N.A. (établissement à charte fédérale, FDIC)). Banque pensée pour les opérateurs en ligne: émission instantanée de cartes virtuelles par fournisseur, contrôles de dépenses granulaires, cashback sur la publicité numérique. Le complément naturel quand vous gérez Meta Ads, Google Ads ou des abonnements SaaS.
  • Wise Business (EMI multi-devises, ce n'est pas une banque). Pour encaisser et payer en EUR, GBP, USD et autres devises avec coordonnées bancaires locales et conversion au taux interbancaire. Ne remplace pas un vrai compte américain, mais imbattable pour la trésorerie internationale.
  • Wallester / Revolut Business. Wallester apporte des cartes corporate avec BIN propre pour gros volume. Revolut Business fonctionne en complément européen, pas comme compte principal de la LLC.

La recommandation réaliste: Mercury + Relay en secours + Slash pour les opérations publicitaires + Wise pour la trésorerie FX. C'est la configuration qui minimise le risque de blocage et réduit le coût réel. Chez Exentax, nous ouvrons et configurons cette configuration dans le cadre de la constitution.

Faits bancaires et fiscaux à préciser

L'information sur les fintechs et le CRS évolue; voici l'état actuel:

Avant d'aller plus loin, mettez des chiffres sur votre cas : la calculatrice Exentax compare, en moins de 2 minutes, votre charge fiscale actuelle avec celle d'une LLC américaine correctement déclarée dans votre pays de résidence.

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Notes par fournisseur

  • Mercury opère avec plusieurs banques partenaires sous charte fédérale et couverture FDIC via sweep network: principalement Choice Financial Group et Evolve Bank & Trust, et encore Column N.A. sur certains comptes hérités. Mercury n'est pas une banque; c'est une plateforme fintech adossée à ces partner banks. Si Mercury ferme un compte, le solde est généralement renvoyé par chèque papier à l'adresse enregistrée du titulaire, ce qui peut être un vrai problème opérationnel pour un non-résident; gardez un compte secondaire (Relay, Wise Business, etc.) comme contingence.
  • Wise propose deux produits distincts: Wise Personal et Wise Business. Pour une LLC, on doit ouvrir Wise Business, pas le compte personnel. Nuance CRS importante: un Wise Business détenu par une LLC américaine reste hors CRS car le titulaire est une entité US et les États-Unis ne sont pas dans le CRS; le volet USD passe par Wise US Inc. (périmètre FATCA, pas CRS). En revanche, un Wise Personal ouvert par une personne physique résidente fiscale en Espagne ou autre juridiction CRS déclenche bien une déclaration CRS via Wise Europe SA (Belgique) sur cette personne. Ouvrir Wise pour votre LLC ne vous fait pas entrer dans le CRS via la LLC; un Wise Personal séparé à votre nom de résident CRS, oui.
  • Wallester (Estonie) est une entité financière européenne avec licence EMI/banque émettrice de cartes. Ses comptes IBAN européens entrent dans le Standard Commun de Déclaration (CRS) et déclenchent un échange automatique vers l'administration fiscale du pays de résidence.
  • Payoneer opère via des entités européennes (Payoneer Europe Ltd, Irlande) elles aussi dans le périmètre CRS pour les clients résidant dans une juridiction participante.
  • Revolut Business : lorsqu'il est associé à une LLC américaine, il passe par Revolut Technologies Inc. avec Lead Bank comme partenaire bancaire US. Le compte fourni est un compte américain (routing + account number) ; aucun IBAN européen n'est émis à une LLC. Les IBAN européens (lituaniens, BE) appartiennent à Revolut Bank UAB et sont émis aux clients européens du groupe. Si on vous propose un IBAN européen rattaché à votre LLC, vérifiez à quelle entité juridique il est rattaché et sous quel régime elle déclare.
  • Fiscalité zéro: aucune structure LLC ne donne « zéro impôt » si vous vivez dans un pays avec règles CFC, transparence fiscale ou attribution de revenus. Ce que l'on obtient, c'est éviter la double imposition et déclarer correctement en résidence, pas l'éliminer.

Faits légaux & de procédure

Les obligations FinCEN et IRS ont évolué ces dernières années; voici la version en vigueur:

Points clés

  • BOI / Corporate Transparency Act : votre LLC n'est PAS soumise (un avantage concurrentiel). Après l'interim final rule de FinCEN de mars 2025, l'obligation du BOI Report a été restreinte aux « foreign reporting companies » (entités constituées HORS des États-Unis et enregistrées pour exercer dans un État). Une LLC formée aux US détenue par un non-résident NE dépose PAS le BOI Report : une formalité en moins au calendrier, moins de paperasse et une structure plus propre que jamais. Si votre LLC a été constituée avant mars 2025 et que vous avez déjà déposé le BOI, conservez l'accusé. Le statut peut évoluer : nous surveillons FinCEN.gov à chaque dépôt et, si l'obligation revient, nous la gérons sans frais supplémentaires. Statut actuel vérifiable sur fincen.gov/boi.
  • Form 5472 + 1120 pro-forma. Pour une Single-Member LLC détenue par un non-résident, les règlements finals de Treas. Reg. §1.6038A-1 (en vigueur depuis 2017) traitent la LLC comme une corporation pour le 5472. Procédure: Form 1120 pro-forma (en-tête uniquement: nom, adresse, EIN, exercice) avec Form 5472 annexé. Dépôt par courrier certifié ou fax à l'IRS Service Center d'Ogden, Utah, pas d'e-file via MeF standard. Échéance: 15 avril; prorogation via Form 7004 jusqu'au 15 octobre. Sanction: 25 000 USD par formulaire et par an, plus 25 000 USD par tranche supplémentaire de 30 jours de non-dépôt après notification IRS.
  • Form 1120 substantif. Ne s'applique que si la LLC a effectué une check-the-box election vers C-Corp (Form 8832): elle est alors taxée à 21 % au niveau fédéral et dépose un 1120 chiffré. Une LLC disregarded standard ne dépose pas de 1120 substantif et ne paye pas l'impôt fédéral sur les sociétés.
  • EIN et notification. Sans EIN, ni 5472 ni BOI ne peut être déposé. L'IRS ne prévient pas avant de sanctionner; on s'en aperçoit quand l'EIN est bloqué ou qu'un dépôt ultérieur est rejeté.

Le dossier vivant de votre LLC: ce que vous gardez et pourquoi cela compte

La LLC ne tient pas avec la constitution du premier jour: elle tient avec un dossier qui croît et se met à jour. Quand la banque arrive en KYC renforcé, qu'une passerelle vérifie, qu'une inspection se déclenche ou qu'un acheteur potentiel se présente, des pièces spécifiques sont demandées - et la différence entre les avoir en une heure ou en trois semaines décide des clôtures de comptes et des blocages d'encaissement. C'est le moment de demander de l'aide. Chez Exentax on ouvre le dossier, on dépose ce qui manque et on répond à l'administration pour vous.

  • Bloc constitutif. Articles of Organization tamponnés par le Secretary of State, Operating Agreement signé par tous les membres, EIN Confirmation Letter (CP-575 ou 147C), Certificate of Good Standing récent et Registered Agent designation à jour. Sans ces cinq documents, pas d'ouverture de compte sérieuse ni de contrat important.
  • Bloc identité et compliance. ITIN ou SSN de l'owner si applicable, accusé BOI Report FinCEN (avec TC et justificatif), passeport en cours, justificatif de domicile récent et dernier Annual Report étatique avec franchise tax payée. Un seul élément dépassé et la banque gèle l'onboarding.
  • Bloc fiscal et bancaire. Forms 5472 + 1120 pro-forma des trois dernières années, attestation de résidence fiscale de l'owner, relevés Mercury/Relay/Wise des six derniers mois et rapprochement avec la comptabilité. C'est ce que Stripe Risk demande lors d'une revue KYC élargie.
  • Bloc contractuel. Operating Agreement vivant (avec résolutions des changements matériels), contrats avec providers critiques (registered agent, mailing, banking, payment processors) et, s'il y a des associés, les accords intra-groupe. Les clauses de cession de parts et de préemption vivent ici.

Ce qu'on nous demande le plus

Différence entre CP-575 et 147C? Le CP-575 est la lettre originale émise par l'IRS lors de l'attribution de l'EIN; imprimée une seule fois. Perdue, on demande un 147C par téléphone à l'IRS - délai 5-10 jours, même valeur bancaire.

Combien de temps conserver? Minimum 7 ans selon l'IRS pour les pièces fiscales; nous recommandons indéfini pour la constitution, le BOI et l'Operating Agreement. Une vente future de la LLC vous remerciera.

Chez Exentax nous maintenons ce dossier vivant dans le forfait annuel et le livrons en format prêt-banque ou prêt-due-diligence quand vous en avez besoin.

Nous l'installons sans que vous perdiez un week-end

Des milliers de freelances et d'entrepreneurs opèrent déjà leur LLC américaine de manière 100 % légale et documentée. Chez Exentax, nous nous occupons de l'ensemble du processus: constitution, banque, passerelles de paiement, comptabilité, déclarations IRS et conformité dans votre pays de résidence. Réservez une consultation gratuite et nous vous dirons honnêtement si la LLC a du sens pour votre cas, sans promesses absolues.

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