Despeses deduïbles per a autònoms el 2026: IRPF, IVA i exemples

Habitatge, cotxe, àpats i equips no es dedueixen igual. Revisa despeses professionals, amortització i el 5 % de difícil justificació amb exemples i fonts oficials.

Per pagar els impostos que corresponen, primer has de saber quant guanya realment la teva activitat. Una subscripció professional, el despatx de casa, un ordinador i un dinar de feina poden tenir tractaments fiscals diferents, encara que els paguis des del mateix compte. Entendre aquesta diferència permet aprofitar les deduccions aplicables i conèixer el marge real del negoci.

Aquesta guia explica les despeses deduïbles dels autònoms a Espanya el 2026, dins del règim comú i l'estimació directa. No és una taula de mòduls ni dels règims forals. La qüestió no és acumular compres, sinó identificar quines despeses pertanyen al negoci, com es justifiquen i a quin exercici corresponen.

Despesa deduïble en l'IRPF i IVA deduïble: dos càlculs diferents

En l'IRPF, una despesa deduïble redueix el rendiment de l'activitat. En l'IVA, les quotes suportades deduïbles es resten de l'IVA meritat segons les regles d'aquest impost. Una factura pot donar dret a una deducció, a totes dues o a un tractament diferent en cadascun dels impostos.

Per exemple, una subscripció professional de 100 EUR més 21 EUR d'IVA, utilitzada íntegrament en una activitat amb dret a deducció total, genera una despesa de 100 EUR en l'IRPF i 21 EUR d'IVA deduïble. No es registren 121 EUR com a despesa i, a més, els mateixos 21 EUR com a IVA recuperable. L'IVA no deduïble pot formar part del cost de la despesa o de l'actiu quan correspongui.

Els articles 28 a 30 de la Llei de l'IRPF regulen el rendiment de l'activitat. Una factura, tota sola, no converteix un consum personal en despesa professional: cal una relació efectiva amb l'activitat i un registre correcte.

Quines despeses convé revisar al negoci?

Una quota de programari i un ordinador no es tracten necessàriament igual: la primera pot ser un servei del període, i el segon, un actiu utilitzat durant diversos anys. Igualment, un préstec rebut no és un ingrés de vendes, ni retornar-ne el capital és una despesa deduïble. Separar aquestes partides també ajuda a interpretar la tresoreria.

Subscripcions, formació i proveïdors estrangers

Conserva la factura amb les teves dades fiscals, una descripció clara i el període cobert. Per a la formació, guarda el programa i la relació amb la teva activitat. En publicitat, els informes de campanya permeten explicar què s'ha contractat. No cal redactar un informe per cada despesa ordinària, però sí poder entendre-la mesos després.

Si compres serveis digitals a un proveïdor estranger, revisa qui factura, on es localitza el servei i si correspon inversió del subjecte passiu. Una factura sense IVA no implica automàticament que no hi hagi obligacions d'IVA a Espanya. La nostra guia d'IVA en serveis intracomunitaris explica aquesta operativa sense confondre-la amb la deducció de la despesa.

Despatx a casa: subministraments i habitatge no segueixen la mateixa fórmula

Quan una part de l'habitatge habitual està afecta a l'activitat, la regla de l'IRPF per a aigua, gas, electricitat, telefonia i internet aplica el 30 % a la proporció de superfície professional, llevat que es provi un percentatge superior o inferior. Treballar des de casa no permet deduir el 30 % de tots els rebuts.

Exemple il·lustratiu: un habitatge de 80 m² té un despatx de 12 m² realment destinat a l'activitat. Els subministraments mensuals computables en aquest càlcul de l'IRPF són 200 EUR.

200 × 12 / 80 × 30 % = 9 EUR. Si es mantenen els mateixos imports i condicions durant dotze mesos, la despesa anual és de 108 EUR. Aquest càlcul és d'IRPF; no fixa automàticament l'IVA deduïble.

Les despeses de titularitat, com l'IBI, la comunitat o l'amortització, es revisen segons la part afecta i la titularitat corresponent. En el lloguer cal comprovar contracte, ús i import atribuïble. La comunitat de propietaris no és un subministrament al qual s'apliqui directament el 30 %. L'AEAT diferencia tots dos grups en els criteris d'afectació del manual IRPF 2025.

Mantén les dades censals actualitzades mitjançant el Model 036 i conserva superfície, factures i criteri de càlcul. Declarar un percentatge no substitueix l'ús professional real. El capital retornat de la hipoteca tampoc no es converteix, per aquest motiu, en despesa de l'activitat.

Cotxe, combustible i desplaçaments: el 50 % de l'IVA no es trasllada a l'IRPF

En un turisme d'ús professional i personal, el 50 % és una presumpció de l'IVA, un cop acreditat l'ús en l'activitat i complerts els altres requisits de deducció. Un percentatge superior requereix prova; també se'n pot acreditar un d'inferior. Determinats vehicles tenen presumpció del 100 %, com alguns destinats al transport de viatgers o als desplaçaments d'agents comercials. La regla és a l'article 95 de la Llei de l'IVA.

En l'IRPF, un turisme ordinari requereix, com a regla general, afectació exclusiva a l'activitat, amb les excepcions reglamentàries. No hi ha una deducció general del 50 % del cost, rènting o combustible d'un cotxe d'ús mixt. Un registre de desplaçaments aporta prova, però no canvia per si mateix la regla aplicable.

Que sigui elèctric, que visitis clients o que paguis amb la targeta professional no determina automàticament la deducció. Per a trens, taxis, hotels i viatges professionals, conserva el motiu i els justificants. Si un viatge combina feina i vacances, identifica les despeses professionals que es puguin separar, sense imputar tota l'estada a l'activitat.

Àpats propis i àpats amb clients: cal distingir-los

La manutenció del mateix autònom té una regla específica: despesa feta en el desenvolupament de l'activitat, en establiments de restauració o hostaleria, pagada per mitjans electrònics i documentada. Que sigui un dia laborable no n'acredita, tot sol, el caràcter professional.

Per al límit amb pernoctació, el municipi ha de ser diferent tant del lloc habitual de treball com del de residència. Són topalls de despesa real, no assignacions automàtiques: un àpat admissible de 24 EUR dona una despesa de 24 EUR, no de 26,67 EUR. L'allotjament es valora per separat. L'AEAT recull les condicions a l'apartat de despeses del titular del manual IRPF 2025.

Un dinar ofert a clients no es classifica automàticament com a manutenció pròpia. Les atencions a clients i proveïdors tenen un encaix específic i el límit de l'1 % de l'import net de la xifra de negocis. Identifica els assistents i la finalitat comercial. La deducció de la despesa i la de l'IVA s'han de valorar separadament.

Equips, assegurances i quotes: aprofitar la deducció adequada

Ordinadors i mobiliari: comprar no sempre vol dir deduir de cop

Un equip destinat a durar diversos anys normalment es registra com a immobilitzat i es dedueix mitjançant amortització. Importen el cost fiscal, la posada en funcionament, l'afectació i la taula aplicable. En estimació directa simplificada hi ha una taula específica; no s'assigna un termini únic a qualsevol ordinador o vehicle.

Determinats béns materials nous amb valor unitari no superior a 300 EUR poden acollir-se a la llibertat d'amortització, amb un límit conjunt de 25.000 EUR per període impositiu. Això no converteix qualsevol compra inferior a 300 EUR en despesa immediata, ni és l'única opció d'amortització. L'article 12 de la Llei de l'impost sobre societats preveu aquesta possibilitat; l'article 15 conté el límit d'atencions comercials esmentat abans.

RETA i assegurança de salut

Les quotes RETA vinculades a l'activitat són despesa deduïble. Fes servir els imports reals i les regularitzacions corresponents, no una quota estimada trobada en una guia. Les mutualitats professionals alternatives tenen condicions i límits propis: no qualsevol aportació equival a una quota RETA.

L'assegurança de malaltia pot cobrir el titular, el cònjuge i els fills menors de 25 anys que hi convisquin. El límit és de 500 EUR anuals per persona assegurada que compleixi els requisits, o 1.500 EUR per cadascuna amb discapacitat. No s'estén indistintament a qualsevol familiar. En responsabilitat civil professional, revisa la cobertura vinculada al negoci i el període assegurat.

Difícil justificació: 5 % amb un màxim de 2.000 EUR

En estimació directa simplificada, el percentatge general de provisions deduïbles i despeses de difícil justificació és el 5 % del rendiment net positiu previ, amb un màxim de 2.000 EUR anuals per contribuent per al conjunt d'activitats. No es calcula sobre la facturació ni s'afegeix en estimació directa normal.

L'article 30 del Reglament de l'IRPF estableix la regla i la incompatibilitat amb la reducció específica per a determinats autònoms econòmicament dependents o amb un únic client no vinculat. Abans de combinar avantatges, cal comprovar quin tractament correspon.

Exemple il·lustratiu en modalitat simplificada, sense aquella reducció incompatible i abans d'altres reduccions personals:

28.000 × 5 % = 1.400 EUR. Si el percentatge supera 2.000 EUR, s'aplica el topall. Un rendiment previ negatiu no genera una deducció addicional. La comparació entre mòduls i estimació directa explica les diferències entre mètodes.

Factures, dates i justificants: cinc comprovacions útils

Demana la factura amb les dades fiscals correctes en el moment de comprar. Per deduir IVA amb una factura simplificada, demana que hi constin també el teu NIF, el teu domicili i la quota d'IVA per separat. Un rebut bancari genèric no substitueix aquesta factura. Si es perd l'original, sol·licita un duplicat al proveïdor d'acord amb el Reglament de facturació.

Revisa cada trimestre aquests punts:

• La despesa correspon a l'activitat i no està duplicada.
• La factura identifica el comprador correcte i descriu el servei.
• L'IVA recuperable no es torna a comptar com a despesa.
• Les inversions estan separades de les despeses corrents.
• El període d'imputació segueix el criteri fiscal aplicable.

Amb caràcter general, es considera la meritació, no només el dia del pagament; les opcions de cobraments i pagaments tenen requisits. Una subscripció anual i un equip poden afectar exercicis diferents. La despesa redueix el rendiment, no l'impost euro per euro: el resultat final també depèn dels trams de l'IRPF i de la situació personal.

Quan revisar despeses porta a revisar l'estructura

Si vens a diversos països, contractes equip o reinverteixes per créixer, la decisió pot anar més enllà d'una deducció. Una LLC nord-americana ben dissenyada permet organitzar contractes, banca, cobraments i propietat dins d'una estructura empresarial. La utilitat depèn de l'activitat, els socis, la residència i els objectius, no d'una llista universal de despeses.

A Exentax estudiem aquests elements amb tu i coordinem la constitució, la documentació, l'operativa bancària i el seguiment que necessiti la teva estructura. La comparació entre LLC i activitat com a autònom a Espanya explica com encaixar totes dues perspectives. Les regles nord-americanes de despeses no substitueixen automàticament les aplicables a la tributació al país de residència.

Porta les xifres d'ingressos i despeses, els països on treballes i els punts que vols millorar. T'ajudarem a decidir si convé optimitzar l'organització actual o dissenyar una estructura internacional amb una finalitat empresarial clara.

Dissenyar la meva estratègia fiscal internacional