D'autònom a LLC: com preparar contractes, factures i primers cobraments

Prepara el pas d'autònom a Espanya a LLC sense perdre el fil del negoci: clients, factures obertes, bestretes, banca i primers cobraments de l'empresa.

Una LLC nord-americana pot ser l'empresa des de la qual desenvolupis una activitat que fins ara facturaves com a autònom a Espanya. Fer aquest pas demana alguna cosa més que constituir-la: cal definir què farà la societat, qui signarà els contractes, quan començarà a facturar i com encaixarà amb la teva situació personal. A Exentax preparem aquesta transició perquè l'empresa estigui a punt per operar.

La LLC aporta una identitat empresarial pròpia i una estructura per organitzar participacions, contractes, pagaments i patrimoni. Per aprofitar-la no cal desmuntar d'un dia per l'altre un negoci que ja funciona. Els clients, les factures obertes i els projectes en curs necessiten continuïtat mentre prepares la nova etapa.

Aquesta guia s'adreça a qui presta serveis, és resident fiscal a Espanya i no és resident fiscal als Estats Units. Parla de la posada en marxa, no d'una transformació jurídica automàtica d'autònom en societat americana. Si primer vols valorar la decisió, consulta la comparativa entre autònom i LLC, que utilitza les mateixes xifres de negoci per analitzar totes dues opcions.

Decideix quina activitat assumirà la LLC

Comença pels serveis que prestarà l'empresa, els clients i el lloc on es farà la feina. La LLC pot assumir projectes nous, una línia de negoci concreta o una transició més àmplia. Aquest abast ha de tenir sentit als contractes, a les factures i a les sol·licituds bancàries.

Canviar el nom d'una plantilla de factura no resol tota la relació. Si continues treballant personalment des d'Espanya, cal definir com es vincula aquesta feina amb la LLC. La propietat de la societat, la residència fiscal i l'enquadrament a la Seguretat Social són qüestions diferents que necessiten una resposta coordinada.

Prepara una relació breu de clients, serveis recurrents, projectes per acabar, imports pendents de cobrament i proveïdors essencials. Indica on són els clients i qui executa la feina. Així l'equip disposa d'un punt de partida útil sense demanar-te que tornis a explicar el negoci a cada tràmit.

Què ha de permetre la nova estructura

Un bon plantejament respon a necessitats reals: contractar mitjançant una empresa americana, incorporar un soci, cobrar per ACH, ordenar la propietat o separar la tresoreria del negoci. No hi ha un llindar universal de facturació que prengui aquestes decisions per tu.

L'abast acordat ha de distingir constitució, EIN, documents societaris, preparació bancària, pagaments i acompanyament. Triar l'estat i la classificació fiscal forma part del disseny; no substitueix l'anàlisi de l'activitat.

Prepara la identitat de l'empresa abans de comunicar el canvi

Les dades que facilitis als clients han de ser coherents amb les que presentes a les entitats financeres. Comprova el nom legal, l'estat de constitució, l'EIN quan correspongui, els membres i els signants autoritzats. La marca pot continuar sent la mateixa, però la part que contracta ha de quedar identificada.

Cada adreça té una funció. El Registered Agent rep notificacions dins del seu servei; l'adreça operativa indica on es desenvolupa l'activitat, i l'adreça residencial identifica la persona. Fes servir la dada adequada per a cada camp. Una adreça registrada no demostra, per si sola, que la feina es faci en aquell lloc.

Tingues disponibles els documents de constitució, la confirmació de l'EIN, l'Operating Agreement i les autoritzacions pertinents. No totes les entitats demanen tots aquests documents. L'avantatge és poder acreditar propietat i representació sense haver de reconstruir-les quan algú les necessita.

Acorda qui presta cada servei i des de quan

Als projectes nous, identifica la LLC com a part contractual si serà ella qui prestarà el servei. Als contractes vigents, revisa les condicions i acorda si convé un contracte nou, una modificació o una altra fórmula de transmissió. Les autoritzacions necessàries depenen del contracte i de la normativa aplicable.

Deixa constància de la data efectiva i de la confirmació de l'altra part. Aquesta data no resol automàticament la feina ja feta, les bestretes, els drets de cobrament o els projectes que abasten tots dos períodes. Cada element ha de seguir l'acord i l'operació que el van originar.

Propietat intel·lectual i subscripcions de proveïdors

Si la LLC utilitzarà programari, una marca, continguts o altres actius que ja són teus, documenta la llicència o transmissió adequada. Una aportació, una llicència i una venda són operacions diferents, amb valoració i tractament propis. Canviar el titular en una llista interna no és suficient.

Revisa també les llicències, l'allotjament web i els contractes amb col·laboradors. Alguns poden requerir una subscripció nova o consentiment per traspassar-los. Prioritza les relacions que permeten continuar atenent els clients.

Mantén les factures pendents i les bestretes vinculades a l'origen

Una factura emesa com a autònom no es converteix en una factura de la LLC perquè es cobri després de constituir-la. Conserva la identificació de l'emissor i del dret de cobrament original. Si vols cedir aquest dret o que una altra entitat el cobri, revisa i documenta l'operació abans.

No emetis una segona factura de la LLC per un servei que ja està cobert per una factura vàlida. Quan calgui corregir-la, segueix el procediment aplicable i conserva la referència a l'original. L'Agència Tributària diferencia la factura rectificativa de la simple modificació d'un fitxer ja emès.

Per a les factures noves, prepara les dades de qui presta el servei i del client, el concepte, la data, la numeració i el tractament fiscal. Els requisits depenen de les regles de facturació aplicables. Un EIN no substitueix un registre espanyol o d'un altre país a efectes d'IVA quan l'operació el requereix. La guia de facturació amb una LLC explica aquests camps.

Un exemple sense duplicar ingressos

Imaginem que les parts acorden que la LLC assumirà els serveis nous a partir de l'1 d'octubre. És un exemple il·lustratiu, no un resultat d'un client ni una estimació d'estalvi fiscal. No se cedeixen drets de cobrament anteriors. Els imports són preus contractuals abans dels impostos que corresponguin.

La bestreta de 600 EUR no es torna a registrar com un ingrés nou només perquè la informació passi a la societat. Primer cal saber què es va facturar, què queda per lliurar i qui continua obligat a prestar el servei. Les devolucions també han de conservar la relació amb l'operació original.

Aquest registre de transició no substitueix la comptabilitat ni determina, tot sol, quan s'ha de reconèixer l'ingrés. Permet a qui prepara les declaracions seguir cada operació i aplicar-hi el tractament que correspon.

Tingues el nou mitjà de cobrament operatiu

Una LLC pot tenir diversos comptes amb funcions diferents: rebre USD, pagar proveïdors, cobrar en EUR o canviar divises. La combinació depèn de l'activitat, la residència del titular, els països dels clients i els requisits de cada entitat.

Una sol·licitud presentada no equival a un compte aprovat i utilitzable. Verifica el titular, les dades necessàries per al mètode de pagament i els límits d'autorització de l'equip. Exentax prepara les sol·licituds i en fa seguiment; l'admissió correspon a l'entitat.

Comprova tot el recorregut del pagament

Abans d'indicar dades noves a un client, confirma com funcionen la recepció, la disponibilitat del saldo, les comissions i els reemborsaments. Una prova permesa pel proveïdor pot ajudar a verificar el recorregut. No facis servir vendes fictícies ni operacions contràries a les condicions del processador.

Canviar el compte on un processador envia els cobraments no canvia necessàriament l'empresa que hi té el contracte. Confirma si admet el canvi d'entitat o exigeix un compte nou, i com tracta les subscripcions, reserves, devolucions i disputes anteriors. Conserva l'accés als registres que encara necessites.

La privacitat bancària també depèn de l'entitat, del compte i de la propietat. Tenir saldo en USD no resol l'anàlisi de les obligacions d'informació. La guia de comptes americans i reporting distingeix la privacitat dels registres públics de la identificació del titular davant d'una entitat financera.

Explica el canvi als clients de manera breu i verificable

El client necessita saber quan la LLC serà qui li presti el servei o emeti la factura, què es manté i quines dades ha d'actualitzar. No necessita una explicació extensa de la teva planificació fiscal.

Comunica el nom legal, les dades fiscals pertinents, l'adreça adequada, la data efectiva i un contacte conegut. Comparteix les dades bancàries pel canal habitual i demana que et confirmin l'actualització. Abans, deixa tancats els canvis contractuals acordats.

Si el client té departament de compres, preveu el temps d'alta com a proveïdor i els certificats fiscals que demani. W-8BEN, W-8BEN-E i W-9 no es trien només perquè existeixi una LLC: importen el beneficiari i la classificació. La guia de formularis W-8 i W-9 ajuda a preparar la documentació correcta.

Coordina els canvis a Espanya amb la feina que continues fent

El cens tributari i el RETA són gestions diferents. Constituir una LLC no elimina una obligació d'alta al RETA que correspongui per la feina habitual, personal i directa que fas a Espanya. Abans de tramitar una baixa, revisem quines activitats i obligacions continuen vigents.

L'Agència Tributària diferencia el cessament de totes les activitats de la modificació del cens quan només se'n deixen algunes. El Model 036 comunica els canvis segons el cas. La baixa no elimina declaracions pendents de períodes anteriors. L'assessor a Espanya ha d'identificar què continua i què cal actualitzar.

Una LLC d'un sol membre classificada com a disregarded manté la seva existència jurídica, però el tractament fiscal federal considera el titular. La Resolució de la DGT de 6 de febrer de 2020 fixa criteris per a l'atribució de rendes de determinades entitats estrangeres. Quan s'aplica aquesta classificació, retenir el benefici en lloc de distribuir-lo no n'ajorna automàticament l'atribució. Una estructura amb diversos membres requereix la seva pròpia classificació.

Per això no correspon donar a tothom la mateixa llista de declaracions. Residència, tipus de renda, operacions, propietat i facultats de disposició determinen l'anàlisi. Les obligacions relatives a comptes, actius i criptoactius a l'estranger es revisen amb aquests fets, no sumant indiscriminadament tots els comptes vinculats a una LLC.

Organitza el primer any des de la primera operació

Conserva els extractes complets de bancs i processadors i diferencia aportacions de capital, préstecs, reemborsaments de despeses i distribucions. Si pagues personalment una despesa de l'empresa, guarda la factura, el justificant i el tractament previst. Una anotació que digui només «transferència» no explica l'operació.

Una disregarded entity de propietat estrangera amb operacions subjectes a informació pot haver de presentar el Form 5472 i un Form 1120 pro forma. La guia del Form 5472 explica les operacions amb titulars i parts vinculades. No tenir vendes no vol dir que no hi hagi aportacions o altres moviments rellevants.

Registra també els requisits de l'estat que correspongui i el servei de Registered Agent. El seguiment anual comença amb els documents del negoci, no quan arriba el venciment. Exentax coordina aquesta feina i et demana la informació que falta.

Què ha d'estar preparat abans de la primera factura de la LLC

Partim de les teves dades actuals i acordem un abast concret. Abans de canviar la facturació han d'estar definits l'empresa que contracta, els signants, la via de cobrament, el tractament de les operacions anteriors i la coordinació fiscal.

Si encara estàs valorant l'encaix de l'activitat, consulta la guia per preparar la sortida del model d'autònom. Quan també es planteja un canvi de residència o una altra societat, la planificació fiscal internacional va més enllà d'aquesta transició de facturació.

El nostre equip organitza la constitució i els documents, prepara la banca i els pagaments i acompanya l'inici de l'operativa amb la LLC. Saps què està a punt, què falta confirmar i qui et pot ajudar. L'empresa ha de facilitar-te la feina, sense deixar-te coordinant tràmits separats pel teu compte.

Veure com estructurem una LLC

Dubtes sobre començar a facturar amb una LLC

Puc constituir la LLC mentre continuo com a autònom?

Sí. La constitució es pot preparar mentre l'activitat anterior continua. La data de cada operació, la situació censal i el tractament a la Seguretat Social depenen del que realment es manté i del que canvia.

Només cal canviar l'IBAN de les factures?

Un altre destí del pagament no modifica, per si sol, l'emissor, el contracte ni el titular del dret de cobrament. Si una altra persona o entitat rebrà els diners, revisa i documenta el motiu abans de comunicar el canvi.

He de tornar a cobrar als clients amb subscripció?

Depèn de les possibilitats del processador i de la relació contractual. Confirma com es pot canviar l'entitat contractant, si calen autoritzacions noves i com es conserva l'accés als pagaments i reemborsaments anteriors. No creïs un segon càrrec per substituir el primer.

Quan està preparada la LLC per atendre el primer client?

Quan pot contractar el servei previst, identificar el signant, emetre la documentació aplicable i cobrar per una via operativa. Constituir-la és una part d'aquesta preparació, no una confirmació que tota la resta ja està resolta.