Gastos deducibles para autónomos en 2026: IRPF, IVA y ejemplos

Vivienda, coche, comidas y equipos no se deducen igual. Revisa gastos profesionales, amortización y el 5 % de difícil justificación con ejemplos y fuentes oficiales.

Pagar menos impuestos empieza por calcular bien lo que gana tu actividad. Una suscripción profesional, el despacho de casa, un ordenador y una comida de trabajo pueden tener tratamiento fiscal distinto, aunque todos se paguen desde la misma cuenta. Entender esa diferencia permite aprovechar las deducciones que corresponden y conocer tu margen real.

Esta guía explica los gastos deducibles de autónomos en España en 2026, dentro del régimen común y la estimación directa. No es una tabla de módulos ni de los regímenes forales. La pregunta no es cuántas compras puedes acumular, sino qué gastos pertenecen al negocio, cómo se justifican y en qué ejercicio se deducen.

Gasto deducible en IRPF e IVA deducible: dos cálculos distintos

En IRPF, el gasto deducible reduce el rendimiento de la actividad. En IVA, la cuota soportada deducible se resta del IVA devengado, según las reglas de ese impuesto. Una factura puede dar derecho a una deducción en uno, en ambos o requerir un tratamiento diferente en cada uno.

Por ejemplo, una suscripción profesional de 100 EUR más 21 EUR de IVA, utilizada íntegramente en una actividad con derecho a deducción total, genera un gasto de 100 EUR en IRPF y 21 EUR de IVA deducible. No se registran 121 EUR como gasto y, además, los mismos 21 EUR como IVA recuperable. El IVA no deducible puede integrar el coste del gasto o del activo cuando corresponda.

Las reglas de actividad y rendimiento se encuentran en los artículos 28 a 30 de la Ley del IRPF. La factura, por sí sola, no convierte un consumo personal en gasto profesional: debe existir una relación real con la actividad y su registro correcto.

Qué gastos revisar en tu negocio

Una cuota de software profesional y un ordenador no se tratan necesariamente igual: el primero puede ser un servicio del periodo y el segundo un activo utilizado durante varios años. Tampoco un préstamo recibido es ingreso de ventas, ni devolver su principal es un gasto deducible. Separar estas partidas mejora tanto la declaración como tus decisiones de tesorería.

Suscripciones, formación y proveedores extranjeros

Guarda una factura con tus datos fiscales, la descripción del servicio y el periodo cubierto. Para formación, conserva también el programa y su conexión con la actividad. En publicidad, los informes de campaña permiten explicar qué se contrató. No hace falta convertir cada gasto ordinario en un informe, pero sí poder entenderlo meses después.

Si compras servicios digitales a un proveedor extranjero, revisa quién factura, dónde se localiza el servicio y si procede inversión del sujeto pasivo. Tener una factura sin IVA no significa que no exista ninguna obligación de IVA en España. Nuestra guía de IVA en servicios intracomunitarios desarrolla esa operativa sin mezclarla con la deducción del gasto.

Despacho en casa: suministros y vivienda no usan la misma fórmula

Cuando una parte de tu vivienda habitual está afecta a la actividad, la regla de IRPF para agua, gas, electricidad, telefonía e internet es aplicar el 30 % a la proporción de superficie profesional, salvo que pruebes un porcentaje superior o inferior. No es el 30 % de todos los recibos por trabajar desde casa.

Ejemplo ilustrativo: una vivienda de 80 m² tiene un despacho de 12 m² realmente destinado a la actividad. Para este cálculo, los suministros mensuales computables en IRPF son 200 EUR.

200 × 12 / 80 × 30 % = 9 EUR. Si los mismos importes y condiciones se mantienen doce meses, el gasto anual es 108 EUR. Este cálculo es de IRPF; no establece automáticamente el IVA deducible.

Los gastos derivados de la titularidad, como IBI, comunidad o amortización, se revisan según la parte afecta y la titularidad correspondiente. El alquiler requiere comprobar contrato, uso e importe atribuible. La comunidad de propietarios no es un suministro al que aplicar sin más el 30 %. La AEAT distingue ambos grupos en sus criterios de afectación del manual IRPF 2025.

Mantén actualizada la información censal mediante el Modelo 036 y conserva la superficie, las facturas y el criterio utilizado. Declarar un porcentaje no sustituye el uso profesional real. El capital devuelto de la hipoteca tampoco es, por ese motivo, un gasto de la actividad.

Coche, combustible y desplazamientos: no trasladar el 50 % al IRPF

Para un turismo de uso profesional y personal, el 50 % es una presunción del IVA, una vez acreditada su utilización en la actividad y cumplidos los demás requisitos de deducción. Un grado superior requiere prueba; también puede acreditarse uno inferior. Existen vehículos con presunción del 100 %, como determinados transportes de viajeros o vehículos de agentes comerciales. La regla está en el artículo 95 de la Ley del IVA.

En IRPF, un turismo ordinario requiere, como regla general, afectación exclusiva a la actividad, con las excepciones previstas reglamentariamente. No existe una deducción general del 50 % del coste, renting o gasolina por tener uso mixto. Un registro de desplazamientos aporta prueba, pero no cambia por sí mismo la regla aplicable.

Ser eléctrico, visitar clientes o pagar con la tarjeta profesional no determina automáticamente la deducción. Para trenes, taxis, hoteles y desplazamientos profesionales, conserva el motivo del viaje y sus justificantes. Cuando un viaje combina trabajo y vacaciones, identifica los gastos de negocio que puedas separar, sin cargar todo el viaje a la actividad.

Comidas propias y comidas con clientes: distinguirlas antes de deducir

La manutención del propio autónomo tiene una regla específica: gasto realizado en el desarrollo de la actividad, en establecimientos de restauración u hostelería y pagado por medios electrónicos, con justificantes. Que sea un día laborable no basta por sí solo.

Para el límite con pernocta, el municipio debe ser distinto del lugar habitual de trabajo y de residencia. Son topes del gasto real, no una asignación automática: si una comida admisible cuesta 24 EUR, deduces 24 EUR, no 26,67 EUR. El alojamiento se examina por separado. La AEAT recoge estas condiciones en el apartado de gastos del titular del manual IRPF 2025.

Una comida ofrecida a clientes no se clasifica automáticamente como tu manutención. Las atenciones a clientes y proveedores tienen su propio encaje y el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios. Identifica asistentes y finalidad comercial. La deducción del gasto y el posible IVA deben revisarse separadamente.

Equipos, seguros y cuotas: aprovechar la deducción que corresponde

Ordenadores y mobiliario: compra no significa gasto íntegro inmediato

Un equipo destinado a durar varios años normalmente se registra como inmovilizado y se deduce mediante amortización. Importan su coste fiscal, fecha de puesta en funcionamiento, afectación y tabla aplicable. En estimación directa simplificada existe una tabla específica; no se inventa un plazo único para cualquier ordenador o vehículo.

La libertad de amortización para determinados bienes materiales nuevos de valor unitario no superior a 300 EUR tiene un límite conjunto de 25.000 EUR por periodo impositivo. No es una regla que convierta cualquier compra inferior a 300 EUR en gasto, ni la única posibilidad de amortización. El artículo 12 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades regula esta posibilidad; su artículo 15 contiene el límite de atenciones comerciales mencionado antes.

RETA y seguro de salud

Las cuotas RETA vinculadas a tu actividad son gasto deducible; utiliza las cuotas reales y sus regularizaciones, no una cuota estimada encontrada en una guía. Las mutualidades alternativas tienen condiciones y límites propios: no cualquier aportación funciona como una cuota RETA.

El seguro de enfermedad puede cubrir al titular, su cónyuge y sus hijos menores de 25 años que convivan con él. El límite es 500 EUR anuales por persona cubierta que cumpla esas condiciones, o 1.500 EUR por cada una con discapacidad. No se extiende sin más a cualquier familiar. Para responsabilidad civil profesional, revisa la cobertura ligada al negocio y el periodo asegurado.

Difícil justificación: 5 % con un máximo de 2.000 EUR

En estimación directa simplificada, el porcentaje general para provisiones y gastos de difícil justificación es el 5 % del rendimiento neto positivo previo, con un máximo anual de 2.000 EUR por contribuyente para el conjunto de actividades. No se calcula sobre la facturación ni se añade en estimación directa normal.

El artículo 30 del Reglamento del IRPF recoge esa regla y su incompatibilidad con la reducción específica para determinados autónomos económicamente dependientes o con un único cliente no vinculado. Antes de aplicar ambas ventajas, hay que comprobar cuál corresponde.

Ejemplo ilustrativo en modalidad simplificada, sin esa reducción incompatible y antes de otras reducciones personales:

28.000 × 5 % = 1.400 EUR. Si el porcentaje resultara superior a 2.000 EUR, operaría el tope. Con rendimiento previo negativo no se genera una deducción adicional por este concepto. Para comparar métodos, consulta módulos frente a estimación directa.

Facturas, fechas y justificantes: una revisión que sí ayuda

Pide la factura con los datos fiscales correctos desde la compra. Para deducir IVA con una factura simplificada, solicita que consten también tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA por separado. Un recibo bancario genérico no equivale a esa factura. Si se pierde el original, solicita un duplicado al proveedor, conforme al Reglamento de facturación.

Revisa cada trimestre cinco puntos:

• Que el gasto corresponda a tu actividad y no esté duplicado.
• Que la factura identifique al comprador correcto y explique el servicio.
• Que el IVA recuperable no vuelva a contarse como gasto.
• Que las inversiones estén separadas de los gastos corrientes.
• Que el periodo de imputación coincida con el criterio fiscal aplicable.

Con carácter general, se atiende al devengo, no solo al día del pago; existen opciones de cobros y pagos sujetas a requisitos. Una suscripción anual y una compra de equipo pueden afectar a ejercicios distintos. El gasto reduce el rendimiento, no el impuesto euro por euro: el resultado final depende también de los tramos de IRPF y tu situación personal.

Cuando revisar gastos lleva a revisar tu estructura

Si ya vendes a varios países, contratas equipo o reinviertes para crecer, la cuestión puede ir más allá de una deducción. Una LLC estadounidense bien diseñada permite organizar contratos, banca, cobros y propiedad dentro de una estructura empresarial. Su utilidad se valora con tu actividad, socios, residencia y objetivos, no con una lista universal de gastos.

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